Gerenciamento de partes interessadas

Introdução

Ao trabalhar em um projeto, muitas pessoas ou organizações dependem e / ou são afetadas pelo produto ou saída final. Essas pessoas são as partes interessadas de um projeto.

A gestão das partes interessadas envolve levar em consideração os diferentes interesses e valores das partes interessadas e abordá-los durante a duração do projeto para garantir que todas as partes interessadas fiquem felizes no final.

Este ramo da gestão é importante porque ajuda uma organização a atingir seus objetivos estratégicos, envolvendo o ambiente externo e interno e criando um relacionamento positivo com as partes interessadas por meio da boa gestão de suas expectativas.

O gerenciamento das partes interessadas também é importante porque ajuda a identificar relacionamentos positivos existentes com as partes interessadas. Essas relações podem ser convertidas em coalizões e parcerias, que criam confiança e incentivam a colaboração entre as partes interessadas.

Como funciona o gerenciamento de partes interessadas?

O gerenciamento das partes interessadas, no sentido de projeto de negócios, funciona por meio de uma estratégia. Essa estratégia é criada usando informações coletadas por meio dos seguintes processos:

  • Stakeholder Identification -Em primeiro lugar, é importante observar todos os stakeholders envolvidos, sejam internos ou externos. Uma maneira ideal de fazer isso é criando um mapa das partes interessadas.

  • Stakeholder Analysis - Por meio da análise das partes interessadas, é função do gerente identificar as necessidades, interfaces, expectativas, autoridade e relacionamento comum das partes interessadas.

  • Stakeholder Matrix -Durante esse processo, os gerentes posicionam as partes interessadas usando informações coletadas durante o processo de análise das partes interessadas. As partes interessadas são posicionadas de acordo com seu nível de influência ou enriquecimento que fornecem ao projeto.

  • Stakeholder Engagement - Este é um dos processos mais importantes da gestão de stakeholders, onde todos os stakeholders se envolvem com o gestor para se conhecerem e se entenderem melhor, em nível executivo.

    Essa comunicação é importante porque dá ao gerente e às partes interessadas a oportunidade de discutir e concordar com as expectativas e, o mais importante, concordar com um conjunto comum de Valores e Princípios, que todas as partes interessadas apoiarão.

  • Communicating Information - Aqui, as expectativas de comunicação são pactuadas e a maneira como a comunicação é gerenciada entre as partes interessadas é estabelecida, ou seja, como e quando a comunicação é recebida e quem a recebe.

  • Stakeholder Agreements -Este é o léxico do projeto ou dos objetivos propostos. Todas as principais partes interessadas assinam este acordo de partes interessadas, que é uma coleção de todas as decisões acordadas.

Na prática moderna de gerenciamento de projetos, gerentes e partes interessadas favorecem um relacionamento honesto e transparente com as partes interessadas.

Falhas na gestão das partes interessadas

Algumas organizações ainda enfrentam práticas de gestão de partes interessadas inadequadas e isso surge devido a:

  • Comunicar-se com uma parte interessada tarde demais. Isso não permite uma ampla revisão das expectativas das partes interessadas e, portanto, suas opiniões podem não ser levadas em consideração.

  • Convidar as partes interessadas para participar do processo de tomada de decisão muito cedo. Isso resulta em um processo complicado de tomada de decisão.

  • Envolvendo as partes interessadas erradas em um projeto. Isso resulta em uma redução no valor de sua contribuição e isso leva a críticas externas no final.

  • A gestão não valoriza a contribuição das partes interessadas. Sua participação é vista como sem importância e sem importância.

Qualquer que seja a forma de abordagem da gestão de stakeholders, ela deve ser feita com atenção para alcançar os melhores resultados.

Atingindo uma boa gestão das partes interessadas

O envolvimento insuficiente e a comunicação ineficaz com as partes interessadas podem levar ao fracasso do projeto. A seguir estão algumas idéias que podem ser usadas para alcançar boas práticas de gestão das partes interessadas:

  • A administração e as partes interessadas devem trabalhar juntos para elaborar uma lista realista de metas e objetivos. O envolvimento das partes interessadas melhorará o desempenho dos negócios e elas terão um interesse ativo no projeto.

  • A comunicação é a chave. É importante que as partes interessadas e a gerência se comuniquem regularmente durante o andamento do projeto. Isso garante que ambas as partes estarão ativamente envolvidas e garante uma navegação tranquila durante o curso do projeto.

  • Chegar a um acordo sobre as entregas é importante. Isso garante que não haja decepção indevida no final. Protótipos e amostras durante o curso do projeto ajudam as partes interessadas a ter um entendimento claro sobre o projeto final.

Conclusão

Em conclusão, para obter um resultado dos projetos, são necessárias boas práticas de gestão das partes interessadas. O gerenciamento das partes interessadas é o gerenciamento eficaz de todos os participantes de um projeto, sejam eles colaboradores externos ou internos.

Indiscutivelmente, o elemento mais importante na gestão das partes interessadas é a comunicação, onde um gerente tem que gastar seu tempo 99% em reuniões, checando e respondendo e-mails e atualizando e distribuindo relatórios, etc.