Coleta de Requisitos

Introdução

Quando se trata de qualquer tipo de projeto, a coleta de requisitos desempenha um papel fundamental. A coleta de requisitos não é importante apenas para o projeto, mas também para a função de gerenciamento de projetos.

Para o projeto, entender o que ele acabará por entregar é fundamental para o seu sucesso. Por meio dos requisitos, o gerenciamento do projeto pode determinar as entregas finais do projeto e como as entregas finais devem atender aos requisitos específicos do cliente.

Embora a coleta de requisitos pareça bastante direta; surpreendentemente, esta é uma das fases do projeto em que a maioria dos projetos começa com o pé errado. Em geral, a maioria dos projetos falhados falhou devido à coleta de requisitos incorreta ou insuficiente. Discutiremos sobre isso na seção seguinte.

A seguir está uma ilustração indicando onde a coleta de requisitos vem em um projeto:

A importância dos requisitos

Vamos pegar um projeto de desenvolvimento de software como exemplo. Assim que o início do projeto termina, a equipe de analistas de negócios tem pressa para coletar os requisitos. A equipe BA (analistas de negócios) usa vários métodos para capturar os requisitos do projeto e, em seguida, passar os requisitos para a equipe do projeto. Depois que os requisitos de negócios são convertidos em requisitos técnicos, a implementação é iniciada.

Embora o ciclo acima pareça normal e sem problemas, a realidade é um pouco diferente. Na maioria dos casos, a equipe BA não consegue capturar todos os requisitos relacionados ao projeto. Eles sempre negligenciam uma parte dos requisitos. Durante a construção do projeto, normalmente o cliente reconhece as lacunas de requisitos do projeto.

A equipe do projeto terá que implementar esses requisitos ausentes sem pagamentos adicionais do cliente ou com solicitações de mudança aprovadas pelo cliente. Caso a culpa seja da equipe BA, o prestador de serviço pode ter que absorver o custo de implementação dos requisitos ausentes. Nesses casos, se o esforço para os requisitos ausentes tiver um impacto significativo no custo do projeto, o projeto pode representar uma perda financeira para o provedor de serviços.

Portanto, o processo de coleta de requisitos é a fase mais importante de qualquer projeto.

O Processo de Coleta de Requisitos

Para fins de coleta de requisitos, existem alguns métodos usados ​​pelos analistas de negócios. Esses métodos geralmente diferem de um projeto para outro e de uma organização cliente para outra.

Normalmente, os requisitos para um novo sistema são coletados dos usuários finais em potencial do sistema. Os métodos usados ​​para reunir os requisitos desses usuários finais em potencial variam dependendo da natureza dos usuários finais. Por exemplo, se houver um grande número de usuários finais, o método do workshop pode ser usado para a coleta de requisitos.

Nesse método, todos os usuários finais em potencial são convidados a participar de um workshop. Neste workshop, os analistas de negócios se envolvem com os usuários e coletam os requisitos para o novo sistema. Às vezes, a sessão do workshop é gravada em vídeo para revisar e capturar qualquer feedback do usuário.

Se a base de usuários for muito pequena, os analistas de negócios podem realizar entrevistas cara a cara. Esta é a forma mais eficaz de encontrar todos os requisitos necessários, pois o analista de negócios pode ter todas as suas perguntas feitas e também questionadas.

Os questionadores podem ser usados ​​de forma eficaz para o processo de coleta de requisitos, mas este não deve ser o único método de interação com os usuários finais. Os questionadores devem ser usados ​​como recurso de apoio para entrevistas ou workshop.

Além dos métodos acima, existem muitos outros métodos específicos que podem ser usados ​​para condições específicas.

Dicas para uma coleta de requisitos bem-sucedida

A seguir estão algumas das dicas para tornar o processo de coleta de requisitos bem-sucedido:

  • Nunca presuma que você conhece os requisitos do cliente. O que você geralmente pensa pode ser bem diferente do que o cliente deseja. Portanto, sempre verifique com o cliente quando tiver uma suposição ou dúvida.

  • Envolva os usuários finais desde o início. Obtenha o apoio deles para o que você faz.

  • Nos níveis iniciais, defina o escopo e obtenha o acordo do cliente. Isso ajuda você a se concentrar com sucesso no escopo dos recursos.

  • Quando você estiver no processo de coleta dos requisitos, certifique-se de que eles sejam realistas, específicos e mensuráveis.

  • Concentre-se em tornar o documento de requisitos bem claro. O documento de requisito é a única maneira de fazer com que o cliente e o provedor de serviços cheguem a um acordo. Portanto, não deve haver nenhuma área cinza neste documento. Se houver áreas cinzentas, considere que isso levaria a possíveis problemas de negócios.

  • Não converse sobre a solução ou a tecnologia com o cliente até que todos os requisitos sejam reunidos. Você não está em posição de prometer ou indicar nada ao cliente até que tenha clareza sobre os requisitos.

  • Antes de passar para qualquer outra fase do projeto, obtenha o documento de requisitos assinado pelo cliente.

  • Se necessário, crie um protótipo para ilustrar visualmente os requisitos.

Conclusão

A coleta de requisitos é a etapa mais importante de um projeto. Se a equipe do projeto falhar em capturar todos os requisitos necessários para uma solução, o projeto estará correndo com um risco. Isso pode levar a muitas disputas e desentendimentos no futuro e, como resultado, o relacionamento comercial pode ser seriamente prejudicado.

Portanto, considere a coleta de requisitos uma responsabilidade fundamental da equipe do projeto. Até que os requisitos sejam assinados, não prometa ou comente sobre a natureza da solução.