Software de gerenciamento de projetos
Introdução
Visto que o gerenciamento de projetos é uma das funções centrais de uma organização empresarial, a função de gerenciamento de projetos deve ser suportada por software. Antes do software nascer, o gerenciamento de projetos era totalmente feito por meio de papéis. Isso acabou produzindo muitos documentos em papel e a busca por informações neles não foi uma experiência agradável.
Depois que o software foi disponibilizado por um custo acessível para as organizações empresariais, as empresas de desenvolvimento de software começaram a desenvolver software de gerenciamento de projetos. Isso se tornou bastante popular entre todas as indústrias e esses softwares foram rapidamente adotados pela comunidade de gerenciamento de projetos.
Tipos de software de gerenciamento de projetos
1 - Desktop
Existem dois tipos de software de gerenciamento de projeto disponíveis para gerentes de projeto. A primeira categoria desse software é o software de desktop. O Microsoft Project é um bom exemplo desse tipo. Você pode gerenciar todo o seu projeto usando o MS Project, mas você precisa compartilhar os documentos eletrônicos com outras pessoas, quando a colaboração é necessária.
Todas as atualizações devem ser feitas no mesmo documento pelas partes relevantes de vez em quando. Portanto, esse software de gerenciamento de projeto de desktop tem limitações quando deve ser atualizado e mantido por mais de uma pessoa.
2 - Baseado na Web
Como uma solução para o problema acima, o software de gerenciamento de projetos baseado na web foi introduzido. Com esta modalidade, os usuários podem acessar a aplicação web e ler, escrever ou alterar as atividades relacionadas ao gerenciamento de projetos.
Esta foi uma boa solução para projetos distribuídos entre departamentos e geografias. Dessa forma, todos os stakeholders do projeto têm acesso aos detalhes do projeto a qualquer momento. Em especial, esse modelo é o melhor para equipes virtuais que atuam na Internet.
Características do software de gerenciamento de projetos
Quando se trata de escolher um software de gerenciamento de projetos, há muitas coisas a serem consideradas. Nem todos os projetos podem utilizar todos os recursos oferecidos pelo software de gerenciamento de projetos.
Portanto, você deve ter um bom entendimento dos requisitos do seu projeto antes de tentar selecionar um para você. A seguir estão os aspectos mais importantes do software de gerenciamento de projetos:
1 - Colaboração
O software de gerenciamento de projetos deve facilitar a colaboração da equipe. Isso significa que as partes interessadas relevantes do projeto devem ser capazes de acessar e atualizar os documentos do projeto sempre que quiserem.
Portanto, o software de gerenciamento de projeto deve ter controle de acesso e gerenciamento de autenticação a fim de obter níveis de acesso amplos para as partes interessadas do projeto.
2 - Agendamento
O agendamento é um dos principais recursos que devem ser fornecidos pelo software de gerenciamento de projetos. Normalmente, o software de gerenciamento de projeto moderno fornece a capacidade de desenhar gráficos de Gantt quando se trata de agendamento de atividades.
Além disso, as dependências de atividades também podem ser adicionadas aos cronogramas, de modo que tal software mostre a você o caminho crítico do projeto e, posteriormente, alterações no caminho crítico automaticamente.
A definição de linha de base também é um recurso útil oferecido pelo software de gerenciamento de projetos. Normalmente, um projeto é baseado em linha quando os requisitos são finalizados.
Quando os requisitos são alterados e novos requisitos são adicionados ao projeto posteriormente, a equipe de gerenciamento do projeto pode comparar o novo cronograma com o cronograma da linha de base automaticamente para entender o escopo do projeto e os desvios de custo.
3 - Rastreamento de problemas
Durante o ciclo de vida do projeto, pode haver muitos problemas relacionados ao projeto que precisam de acompanhamento e monitoramento constantes. Os defeitos de software são um dos bons exemplos disso.
Portanto, o software de gerenciamento de projetos deve ter recursos para rastrear e monitorar os problemas relatados por várias partes interessadas do projeto.
4 - Gerenciamento de portfólio de projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos é um dos principais aspectos quando uma organização está envolvida em mais de um projeto. A organização deve ser capaz de medir e monitorar vários projetos, para que saiba como os projetos progridem em geral.
Se você for uma pequena empresa com apenas alguns projetos, talvez não queira este recurso. Nesse caso, você deve selecionar um software de gerenciamento de projeto sem o gerenciamento de portfólio de projeto, pois esses recursos podem ser muito caros para você.
5 - Gestão de Documentos
Um projeto possui muitos documentos em uso. A maioria desses documentos deve ser acessível às partes interessadas do projeto. Portanto, o software de gerenciamento de projetos deve ter uma facilidade de gerenciamento de documentos com sistema de controle de acesso correto.
Além disso, os documentos precisam ter versões sempre que forem atualizados. Portanto, o recurso de gerenciamento de documentos também deve oferecer suporte ao controle de versão de documentos.
6 - Gestão de Recursos
O gerenciamento de recursos do projeto é uma das principais expectativas do software de gerenciamento de projetos. Isso inclui recursos humanos e outros tipos.
O software de gerenciamento de projetos deve mostrar a utilização de cada recurso ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Conclusão
A prática moderna de gerenciamento de projetos requer a ajuda de um software de gerenciamento de projetos. A prática moderna de gerenciamento de projetos é complicada a ponto de não funcionar sem o uso de software.
Ao escolher o software de gerenciamento de projeto correto para sua finalidade, você precisa avaliar as características do software e combiná-lo com seus requisitos de gerenciamento de projeto.
Nunca escolha um com mais recursos do que você precisa, pois normalmente o software de gerenciamento de projetos tem um preço alto. Além disso, ter mais do que os recursos necessários pode causar confusões ao usar o software na prática.