Documentos de Aquisição

Introdução

Para compreender os documentos de aquisição, é importante compreender o termo Gestão de Aquisições .

Aquisição é a compra de bens e serviços ao melhor preço possível para atender à demanda do comprador em termos de quantidade, qualidade, dimensões e local.

O ciclo de compras nas empresas funciona, que segue as etapas abaixo:

  • Information Gathering - Um cliente potencial pesquisa primeiro os fornecedores que atendem aos requisitos do produto necessário.

  • Supplier Contact -Quando um fornecedor potencial é identificado, o cliente solicita cotações, propostas, informações e licitações. Isso pode ser feito por meio de anúncios ou pelo contato direto com o fornecedor.

  • Background Review - O cliente agora examina as referências dos produtos / serviços em questão e também pode considerar amostras dos produtos / serviços ou realizar testes.

  • Negotiation -Em seguida, são realizadas as negociações sobre opções de preço, disponibilidade e customização. O contrato relativo à compra de bens ou serviços está concluído.

  • Fulfilment -Com base no contrato assinado, os bens ou serviços adquiridos são enviados e entregues. O pagamento também é concluído nesta fase. Treinamento adicional ou instalação do produto também podem ser fornecidos.

  • Renewal -Uma vez que os bens ou serviços são consumidos ou eliminados e o contrato expirou, o produto ou serviço precisa ser pedido novamente. O cliente agora decide se continua com o mesmo fornecedor ou procura um novo.

Os documentos envolvidos no ciclo de compras são chamados de documentos de compras. Os documentos de aquisição são parte integrante dos estágios iniciais do início do projeto.

A finalidade dos documentos de aquisição atende a um aspecto importante do elemento organizacional no processo do projeto. Refere-se aos mecanismos e ferramentas de entrada e saída que são implementados durante o processo de licitação e apresentação de propostas de projetos e as facetas de trabalho que constituem um projeto.

Resumindo, os documentos de aquisição são a relação contratual entre o cliente e o fornecedor de bens ou serviços.

Exemplos de documentos de aquisição

Alguns exemplos do que constitui documentos de aquisição incluem o início da licitação do comprador e a intimação pela parte financeiramente responsável pelas concessões.

Além disso, as solicitações de informações entre duas partes e as solicitações de cotações, as propostas e a resposta do fornecedor também fazem parte dos documentos de aquisição.

Basicamente, os documentos de aquisição compreendem todos os documentos que servem como convites para licitações, solicitam propostas e estabelecem os termos e condições de um contrato.

Tipos de documentos de aquisição

Alguns tipos de documentos de aquisição são:

  • RFP - Uma solicitação de proposta é um estágio inicial em um processo de aquisição que envia um convite aos fornecedores, geralmente por meio de um processo de licitação, para enviar uma proposta sobre uma mercadoria ou serviço específico.

  • RFI - Uma solicitação de informações (RFI) é uma proposta solicitada de um potencial vendedor ou prestador de serviços para determinar quais produtos e serviços estão potencialmente disponíveis no mercado para atender às necessidades de um comprador e para saber a capacidade de um vendedor em termos de ofertas e pontos fortes do vendedor.

  • RFQ - Uma solicitação de cotação (RFQ) é usada quando as discussões com os licitantes não são necessárias (principalmente quando as especificações de um produto ou serviço já são conhecidas) e quando o preço é o principal ou único fator na seleção do licitante vencedor.

  • Solicitations:São convites para licitações, solicitações de cotações e propostas. Estes podem servir como um contrato vinculativo.

  • Offers - Este tipo de documentos de aquisição são licitações, propostas e orçamentos feitos por fornecedores potenciais para clientes potenciais.

  • Contracts - Os contratos referem-se aos acordos finais assinados entre clientes e fornecedores.

  • Amendments/Modifications -Refere-se a quaisquer alterações em solicitações, ofertas e contratos. As emendas / modificações devem ser na forma de um documento escrito.

Estrutura de um documento de aquisição

A maioria dos documentos de aquisição adota uma estrutura definida. Isso porque simplifica o processo de documentação e também permite sua informatização.

A informatização permite eficiência e eficácia no processo de compras. Em geral, os documentos de aquisição têm os seguintes atributos:

  • Requer que os licitantes em potencial enviem todos os dados para que o empregador avalie o licitante.

  • Todas as submissões devem ser apresentadas de maneira clara e honesta para garantir que o critério da lista curta seja inequívoco.

  • Definição clara das responsabilidades, direitos e compromissos de ambas as partes no contrato.

  • Definição clara da natureza e qualidade dos bens ou serviços a serem fornecidos.

  • Disposições sem prejuízo dos interesses de qualquer das partes.

  • Linguagem clara e fácil de entender.

Documentos de aquisição comumente encontrados

  • Engineering and Construction Work

    • Contratos de risco menor / baixo: neste tipo de contrato, os serviços são exigidos por uma organização por um período curto e o trabalho geralmente é repetitivo. Portanto, esse tipo de contrato não requer técnicas de gerenciamento de ponta.

    • Contratos de risco principal / alto: aqui, o tipo de trabalho exigido é de natureza mais difícil e aqui a implicação de técnicas de gestão sofisticadas é necessária.

  • Services

    • Profissional - Isso requer mais experiência baseada no conhecimento e isso requer gestores, que estão dispostos a investir mais tempo e esforço na busca de pesquisas para atender aos critérios do cliente.

    • Instalações - Na maioria das vezes, neste tipo de serviço a terceirização é a manutenção ou operação de uma estrutura ou sistema existente.

  • Supplies

    • Compras locais / simples - os bens estão mais prontamente disponíveis e, portanto, não requerem gerenciamento do processo de compra e entrega.

    • Compras internacionais / complexas: neste caso, as mercadorias precisam ser compradas de outros países. A tarefa de um gerente é mais complicada e um processo de gerenciamento é necessário para a compra e entrega. Além disso, o gerente precisa examinar as formalidades transfronteiriças.

Conclusão

Na maioria das organizações, o departamento de compras é um dos mais ocupados. Os gerentes precisam comprar bens ou serviços necessários para o bom funcionamento de sua organização.

Por exemplo, em um hospital, um gerente de compras precisa comprar medicamentos e instrumentos cirúrgicos, entre outros. Esses bens e serviços precisam ser adquiridos ao menor custo possível, sem qualquer déficit de qualidade.

A documentação que passa entre o gerente de compras de uma organização e um fornecedor são os documentos de compras.