Gestão baseada em processos

Introdução

A gestão baseada em processos é uma técnica de gestão que alinha a visão, a missão e os sistemas de valores essenciais de uma empresa ao formular a estratégia corporativa.

Ajuda a definir as políticas que regem as operações da empresa em questão; ao mesmo tempo que garante que a empresa não está apenas funcionando em uma plataforma de eficiência, mas também de eficácia.

Como a gestão por processos parte da esfera estratégica, os rumos dos projetos empreendidos permanecem inalterados, ao contrário do que ocorre no caso de metas formuladas no nível tático, onde alguns projetos tendem a se desviar. Trabalhar para um objetivo comum ajuda a alcançar a harmonia entre os diferentes grupos de trabalho e departamentos.

No entanto, deve ser reiterado que o suporte estratégico por si só é inadequado para tornar a filosofia de gestão baseada em processos um sucesso; e que a média gerência e os funcionários também precisam reconhecer sua parte no processo e se apropriar dele para obter os melhores resultados.

As seis fases da gestão baseada em processos

(1) Definindo o processo

O processo precisa ser claramente identificado e documentado para produzir alguma clareza.

Documentação departamental, acordos baseados no cliente, manuais de compra e fluxogramas de processo ajudariam na documentação do processo mencionado.

Convém que a entrada necessária para que o processo seja operacional, a saída esperada do processo e as pessoas ou departamentos responsáveis ​​por cada parte constituinte do processo sejam identificados para que a propriedade e a responsabilidade não sejam comprometidas.

(2) Estabelecer medidas para avaliar o processo

O desempenho do processo precisa ser medido, se a eficácia, a qualidade e os prazos devem ser monitorados e aprimorados.

Idealmente, as métricas selecionadas devem ser quantificáveis, para que a clareza seja mantida por toda parte. No entanto, isso pode nem sempre ser possível, mas dados comparativos e benchmarks relevantes podem sempre ser obtidos para análise relevante.

(3) Analisando o desempenho do processo

Uma variedade de ferramentas está disponível para analisar o desempenho do processo com facilidade.

Representações gráficas, gráficos de barras, gráficos de setores circulares, análise de variância, análise de lacunas e análise de causa e efeito são alguns dos mais populares.

(4) Analisar a estabilidade do processo e definir novos objetivos, se necessário

Nessa fase de gerenciamento baseado em processos, as auditorias de conformidade ajudariam na análise da estabilidade do processo.

Se for considerado deficiente, novas metas devem ser definidas e alinhadas ao direcionamento estratégico da empresa.

(5) Melhorias de planejamento

As melhorias de processo devem ser planejadas de acordo com a visão da organização, sua declaração de missão e sua cultura.

Recursos suficientes devem ser alocados e uma equipe eficaz deve estar no local para que as mudanças propostas tenham sucesso.

(6) Implementação de melhorias

É aqui que cada uma das melhorias planejadas ganha vida a partir de seu antigo rascunho em papel. O treinamento pode ser realizado se e quando necessário, e o apoio da equipe deve ser obtido sempre que possível.

Posteriormente, o monitoramento regular e as melhorias contínuas precisam ser facilitadas se a organização deseja ter uma posição de classe mundial.

Identificar uma organização baseada em processos

Uma organização baseada em processos teria algumas características inerentes que a tornam instantaneamente reconhecível.

Por exemplo, tal empresa veria o negócio como uma coleção de processos, teria planos estratégicos que conduzem os processos com comprometimento da alta administração para baixo e tais processos estariam alinhados às metas e principais resultados de negócios da organização.

Padronização de processos, alta dependência da precisão dos dados e a busca contínua por melhorias sustentáveis ​​são outras marcas de uma organização baseada em processos.

Vantagens da gestão baseada em processos

Os benefícios de adotar o gerenciamento baseado em processos são muitos.

Melhorias nos processos atuais aumento nas atividades de agregação de valor, redução de custos e alinhamento à visão estratégica da organização são os benefícios mais buscados.

Também facilita técnicas modernas de alocação de custos, como o custeio baseado em atividades. A gestão baseada em processos ajuda o sistema a estar em conformidade com certos padrões nacionais e internacionais e com os requisitos de órgãos reguladores de renome.

Conclusão

A gestão baseada em processos é uma ferramenta inestimável na satisfação e retenção do cliente, pois identifica os principais processos que têm em mente os interesses e a satisfação das partes interessadas.

Como muitos, um gerente experiente em escalões mais altos passou a perceber que a visão de uma empresa tem menos probabilidade de mudar com o tempo, em oposição aos objetivos e procedimentos usados ​​para atingir essa visão.

Portanto, a gestão baseada em processos necessita que os gerentes avaliem os processos existentes e tomem medidas para ajustar a estrutura e a função da organização em questão, de modo que a eficiência máxima possa ser obtida.

Fatores variáveis, como mudanças nas expectativas do cliente, flutuações na economia geral e a necessidade de desenvolver melhores linhas de produtos resultarão em uma força de trabalho mais inovadora que assume as tarefas e inicia um melhor desempenho em seu campo de especialização relacionado.