Processo de Benchmarking
Introdução
Para que uma empresa tenha sucesso, ela precisa avaliar seu desempenho de maneira consistente.
Para fazer isso, as empresas precisam definir padrões para si mesmas e medir seus processos e desempenho em relação a líderes reconhecidos do setor ou às melhores práticas de outros setores, que operam em um ambiente semelhante.
Isso é comumente referido como benchmarking na linguagem de gestão.
O processo de benchmarking é relativamente descomplicado. Algum conhecimento e um dente prático é tudo o que é necessário para tornar esse processo um sucesso.
Portanto, para o benefício de executivos corporativos, estudantes e população em geral interessada, as principais etapas do processo de benchmarking são destacadas abaixo.
Uma abordagem passo a passo para o benchmarking
A seguir estão as etapas envolvidas no processo de benchmarking:
(1) Planejamento
Antes de se envolver em benchmarking, é imperativo que os stakeholders corporativos identifiquem as atividades que precisam ser benchmarking.
Por exemplo, os processos que merecem tal consideração seriam geralmente atividades essenciais com potencial para dar ao negócio em questão uma vantagem competitiva.
Esses processos geralmente exigiriam um alto custo, volume ou valor. Para que os resultados ótimos do benchmarking sejam alcançados, as entradas e saídas precisam ser redefinidas; as atividades escolhidas devem ser mensuráveis e, portanto, facilmente comparáveis e, portanto, as métricas de benchmarking precisam ser alcançadas.
Antes de se envolver no processo de benchmarking, o fluxo total do processo deve receber a devida consideração. Por exemplo, melhorar uma competência essencial em detrimento de outra prova ser de pouca utilidade.
Portanto, muitos optam por documentar tais processos em detalhes (um fluxograma de processo é considerado ideal para esse fim), de modo que omissões e erros sejam minimizados; permitindo assim à empresa obter uma ideia mais clara de seus objetivos estratégicos, seus principais processos de negócios, expectativas do cliente e fatores críticos de sucesso.
Uma avaliação honesta dos pontos fortes, fracos e áreas problemáticas da empresa seria de grande utilidade para o ajuste fino de tal processo.
A próxima etapa no processo de planejamento seria a empresa escolher um benchmark apropriado contra o qual seu desempenho pudesse ser medido.
O benchmark pode ser uma única entidade ou um grupo coletivo de empresas, que operam com eficiência ideal.
Conforme dito anteriormente, se tal empresa opera em um ambiente semelhante ou se adota uma abordagem estratégica comparável para atingir seus objetivos, sua relevância seria, de fato, maior.
Convém que medidas e práticas utilizadas em tais empresas sejam identificadas, de forma que alternativas de processos de negócios possam ser examinadas.
Além disso, é sempre prudente para uma empresa determinar seus objetivos, antes do início do processo de benchmarking.
A metodologia adotada e a forma como os resultados são documentados também devem ser levados em consideração. Nessas instâncias, deve ser encontrada uma equipe capacitada para a realização do processo de benchmarking, com um líder ou líderes devidamente indicados, de forma a garantir a execução harmoniosa e oportuna do projeto.
(2) Coleta de Informações
As informações podem ser amplamente classificadas nos subtextos de dados primários e dados secundários.
Para esclarecer melhor, aqui, os dados primários referem-se à coleta de dados diretamente da própria empresa / empresas avaliadas, enquanto os dados secundários se referem às informações coletadas na imprensa, publicações ou sites.
Pesquisa exploratória, pesquisa de mercado, pesquisa quantitativa, conversas informais, entrevistas e questionários, ainda são alguns dos métodos mais populares de coleta de informações.
Ao se engajar na pesquisa primária, a empresa que vai realizar o processo de benchmarking precisa redefinir sua metodologia de coleta de dados.
Elaborar um questionário ou um formato de entrevista padronizado, realizar pesquisas primárias por telefone, e-mail ou em entrevistas pessoais, fazer observações no local e documentar esses dados de maneira sistemática é vital, se o processo de benchmarking é para ser um sucesso.
(3) Análise de dados
Uma vez que dados suficientes sejam coletados, a análise adequada de tais informações é de extrema importância.
A análise de dados, apresentação de dados (de preferência em formato gráfico, para fácil referência), projeção de resultados, classificação das lacunas de desempenho em processos e identificação da causa raiz que leva à criação de tais lacunas (comumente referido como facilitadores ), precisa ser então realizado.
(4) Implementação
Este é o estágio do processo de benchmarking em que se torna obrigatório fazer o que falar . Isso geralmente significa que mudanças de longo alcance precisam ser feitas, de modo que a lacuna de desempenho entre o ideal e o real seja reduzida e eliminada sempre que possível.
O ideal é que um plano de ação formal que promova a mudança seja formulado tendo em mente a cultura da organização, de modo que a resistência que geralmente acompanha a mudança seja minimizada.
Garantir que a administração e a equipe estejam totalmente comprometidas com o processo e que recursos suficientes estejam disponíveis para facilitar as melhorias necessárias seria fundamental para tornar o processo de benchmarking um sucesso.
(5) Monitoramento
Como acontece com a maioria dos projetos, para colher os benefícios máximos do processo de benchmarking, uma avaliação sistemática deve ser realizada regularmente.
Assimilar as informações necessárias, avaliar o progresso realizado, reiterar o impacto das mudanças e fazer os ajustes necessários, tudo faz parte do processo de monitoramento.
Conclusão
Como é claramente aparente, o benchmarking pode agregar valor ao fluxo de trabalho e estrutura da organização, identificando áreas de melhoria e retificação.
Na verdade, é inestimável na busca de uma organização por melhoria contínua.