Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO)
Introdução
Quando as organizações crescem, elas estabelecem diferentes entidades para governar as respectivas práticas.
O Project Management Office (PMO) é a entidade criada para governar os processos, práticas, ferramentas e outras atividades relacionadas ao gerenciamento de projetos em uma organização.
Este escritório (equipe) define e mantém os padrões de gerenciamento de projetos na organização.
Normalmente, a gerência da organização designa uma equipe de especialistas na área de gerenciamento de projetos para administrar o escritório de gerenciamento de projetos.
A organização busca qualificações como certificações PMI e vasta experiência em gerenciamento de grandes projetos ao selecionar pessoas para o escritório de gerenciamento de projetos.
Construindo um Escritório de Gerenciamento de Projetos
Devido à complexidade dos projetos atuais, a função de gerenciamento de projetos deve ser uma prática amadurecida e simplificada.
Portanto, as organizações buscam formas melhores de gerenciar os projetos de forma a maximizar as margens de lucro. Para isso, as organizações buscam a otimização de processos, o aumento da produtividade e a construção de seus resultados financeiros.
Como há muitos parâmetros envolvidos na função de gerenciamento de projetos (como pessoas, tecnologia, comunicação e recursos), administrar a função de gerenciamento de projetos pela alta administração pode ser arriscado.
Portanto, um escritório de gerenciamento de projetos é a solução ideal para construir e manter a prática de gerenciamento de projetos como uma função capaz da organização.
A implementação de um escritório de gerenciamento de projetos é igual a qualquer outro projeto de mudança organizacional. Portanto, é abordado com uma metodologia forte e rígida com muita experiência.
Existem várias etapas importantes envolvidas na construção de um escritório de gerenciamento de projetos e o PMBOK (Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos) pode ser uma grande referência para esse propósito.
É uma sobrecarga?
Algumas organizações tradicionais veem o escritório de gerenciamento de projetos como uma sobrecarga. Isso se deve principalmente ao fato de que a organização é pequena o suficiente, onde não há necessidade explícita de um escritório de gerenciamento de projetos.
Em tais organizações, o gerenciamento geral pode governar a prática de gerenciamento de projetos. Para o restante das organizações onde há grandes projetos, um escritório de gerenciamento de projetos é muito mais do que uma sobrecarga.
Atualmente, a economia mundial está em recessão. Portanto, muitas empresas buscam cortar custos para mantê-los no ambiente corporativo.
Entre as maneiras de fazer isso, a redução de pessoal e o fechamento de departamentos tornaram-se duas opções populares. Nesses casos, o escritório de gerenciamento de projetos se tornou uma vítima fácil, pois não acrescenta nenhum valor aos resultados financeiros da empresa.
Portanto, tornou-se um desafio para os escritórios de gerenciamento de projetos justificar seu trabalho para a alta administração.
As vantagens de um PMO
O gerenciamento de projetos é uma das principais funções de uma organização. Portanto, refinar os processos relacionados ao gerenciamento de projetos pode agregar muito valor aos resultados financeiros da organização.
Isso é exatamente o que um escritório de gerenciamento de projetos de sucesso faz.
Por que o PMO falha?
Com base nas estatísticas históricas, apenas um terço dos escritórios de gerenciamento de projetos funciona e o restante não funciona como esperado.
Esta é uma das principais preocupações que a alta administração enfrenta ao decidir construir um escritório de gerenciamento de projetos para uma organização. A gerência duvida do sucesso do escritório de gerenciamento de projetos desde o início.
Um dos principais motivos do fracasso do escritório de gerenciamento de projetos é a falta de suporte da gerência executiva. Na maioria dos casos, a gerência executiva não tem conhecimento suficiente sobre como apoiar e orientar um escritório de gerenciamento de projetos.
Em segundo lugar, a incapacidade do escritório de gerenciamento de projetos causa falhas. Isso se deve principalmente às pessoas e recursos atribuídos ao escritório de gerenciamento de projetos.
Conclusão
O escritório de gerenciamento de projetos é uma das entidades que agregará valor a grandes organizações no longo prazo. Um escritório de gerenciamento de projetos pode ser uma sobrecarga para organizações de menor escala e tal estabelecimento pode terminar como um fracasso.
Um escritório de gerenciamento de projetos bem-sucedido pode aumentar a produtividade das equipes de projeto e causar uma grande economia de custos. Além disso, pode tornar a organização uma entidade mais madura e capaz.