Reunião de lançamento do projeto
Introdução
Uma reunião de lançamento de projeto é a melhor oportunidade para um gerente de projeto energizar sua equipe. Durante esta reunião, a gerência de projetos pode estabelecer um senso de objetivo comum e começar a entender cada indivíduo.
Embora uma reunião de lançamento de projeto pareça ser uma reunião simples com todas as partes interessadas do projeto, uma reunião de lançamento de projeto bem-sucedida requer um planejamento adequado.
As etapas a seguir são alguns dos pontos de preparação importantes para uma reunião de lançamento de projeto bem-sucedida. Essas etapas ajudam a manter o foco, estabelecer e demonstrar liderança e ajudar a integrar membros individuais à equipe do projeto.
A Agenda
Uma agenda forte e clara é essencial para uma reunião de lançamento de projeto. Se você não tem ideia de qual deve ser a agenda, pergunte a seus subordinados experientes ou obtenha algumas das agendas usadas por outras pessoas em reuniões iniciais.
A agenda geralmente inclui o propósito do projeto, as entregas e as metas, os principais fatores de sucesso do projeto, o plano de comunicação e o plano do projeto.
Antes da reunião de lançamento do projeto, certifique-se de divulgar a agenda da reunião a todos os participantes.
Desta forma, todos os participantes ficam cientes da estrutura e do que fazer ao final da reunião.
Começando
Quando a reunião começa, o gerente do projeto deve assumir o controle da reunião. A seguir, todos os participantes devem ser recebidos e deve ocorrer uma rodada de autoapresentação.
Embora você já tenha compartilhado a pauta da reunião com os participantes, leve-os rapidamente pela pauta enquanto faz uma breve introdução a cada item da pauta.
Preste mais atenção na introdução das funções do projeto e enfatize os motivos pelos quais os membros do termo foram atribuídos às respectivas funções.
Se houver pessoas desempenhando papéis exagerados, reconheça isso. Quando você fizer todas essas coisas, não entre em detalhes. O objetivo desta reunião é levar todos para a mesma plataforma.
Apresentação do Projeto
Depois de definir o tom, apresente a agenda de maneira estruturada. Em primeiro lugar, fale sobre as premissas do projeto e como você desenvolveu o plano do projeto.
Apresente seu raciocínio por trás do plano e transmita a mensagem de que você estará aberto a sugestões quando o projeto progredir. Repasse cada tarefa no plano do projeto e elabore suficientemente.
Enfatize o fato de que o plano do projeto e o cronograma ainda estão no estágio inicial e que você espera a ajuda de todos para concluí-lo.
Identifique e reconheça os gargalos potenciais ou tarefas desafiadoras no cronograma do projeto.
Definindo as expectativas
Decida um horário conveniente para realizar reuniões regulares para falar sobre o andamento do projeto. Enfatize a necessidade da participação de todos nas reuniões regulares.
O trabalho em equipe é uma das expectativas mais importantes a se estabelecer. Você precisa elaborar mais sobre o trabalho em equipe e planejar algumas atividades do trabalho em equipe logo após o início do projeto.
Fale sobre a natureza sensível do tempo do projeto e como as licenças são concedidas durante o período do projeto.
Se o projeto exigir longas horas de trabalho, avisar com antecedência e mostrar como você pode ajudá-los a manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é uma boa estratégia.
Durante a reunião, dê autonomia aos membros da equipe para realizar certas tarefas e torná-los responsáveis.
Plano de comunicação
A comunicação é um dos principais aspectos de um projeto. Portanto, a reunião de lançamento do projeto deve enfatizar mais o plano de comunicação do projeto.
Isso geralmente inclui as reuniões e os caminhos de escalonamento. A seguir estão algumas das reuniões que ocorrem durante o ciclo de vida do projeto:
Reunião semanal de status
Atualizações do plano do projeto
Sessões de planejamento de tarefas e atividades
Atualizações de gestão
Além disso, você pode enfatizar nos outros canais de comunicação, como comunicações por e-mail, fóruns, etc.
Feedback e fechamento
No final da reunião inicial, abra uma sessão de perguntas e respostas que permita que os membros da equipe se expressem livremente.
Se o tempo não for suficiente para facilitar a todos os membros da equipe, peça que enviem suas dúvidas e feedback por e-mail. Depois de dar uma olhada nesses e-mails, você pode configurar outra discussão para abordá-los.
Nunca arraste muito uma reunião planejada, pois pode ser um mau exemplo. Antes que todos saiam, resuma a reunião e descreva os itens de ação e as próximas etapas.
Conclusão
Para concluir, há quatro áreas principais que devem ser enfatizadas sobre a realização de reuniões de lançamento de projetos.
Esteja preparado para a reunião inicial. Demonstre sua capacidade de organização e liderança.
Capacite os membros de sua equipe. Atribua responsabilidades a eles.
Desenvolva e incentive o trabalho em equipe.
Demonstre suas qualidades de liderança.