Controle de custos do projeto

Introdução

Quase todos os projetos precisam ser orientados do começo ao fim para receber a produção necessária e esperada ao final do projeto. É a equipe responsável pelo projeto e, mais importante, o gerente do projeto que precisa ser capaz de realizar um controle eficaz dos custos. Existem, no entanto, várias técnicas que podem ser utilizadas para esse fim.

Além das metas do projeto que o gerente de projeto deve supervisionar, o controle de vários custos também é uma tarefa muito importante para qualquer projeto. O gerenciamento de projetos não seria eficaz se um gerente de projeto falhasse nesse aspecto, pois basicamente determinaria se sua organização teria lucro ou prejuízo.

Técnicas de controle de custos

A seguir estão algumas das técnicas valiosas e essenciais usadas para o controle eficiente dos custos do projeto:

1 - Planejando o Orçamento do Projeto

Idealmente, você precisaria fazer um orçamento no início da sessão de planejamento em relação ao projeto em questão. É esse orçamento que você teria para ajudá-lo em todos os pagamentos que precisam ser feitos e nos custos que você incorrerá durante o ciclo de vida do projeto. A elaboração deste orçamento, portanto, envolve muita pesquisa e pensamento crítico.

Como qualquer outro orçamento, você sempre terá que deixar espaço para ajustes, pois os custos podem não permanecer os mesmos durante todo o período do projeto. Seguir o orçamento do projeto em todos os momentos é a chave para o lucro do projeto.

2 - Manter um controle dos custos

Manter o controle de todos os custos reais também é tão importante quanto qualquer outra técnica. Aqui, é melhor preparar um orçamento baseado no tempo. Isso o ajudará a controlar o orçamento de um projeto em cada uma de suas fases. Os custos reais terão de ser comparados com as metas periódicas que foram definidas no orçamento. Essas metas podem ser mensais, semanais ou até anuais, se o projeto durar muito.

É muito mais fácil trabalhar com isso do que ter um orçamento completo para todo o período do projeto. Se for necessário realizar algum novo trabalho, você precisará fazer estimativas para isso e ver se pode ser acomodado com o valor final do orçamento. Caso contrário, você pode ter que trabalhar nos arranjos necessários para 'Solicitações de Mudança', onde o cliente pagará pelo novo trabalho ou pelas mudanças.

3 - Gestão Eficaz do Tempo

Outra técnica eficaz seria o gerenciamento eficaz do tempo. Embora essa técnica se aplique a várias áreas de gerenciamento, é muito importante no que diz respeito ao controle de custos do projeto.

A razão para isso é que o custo do seu projeto pode continuar subindo se você não conseguir cumprir os prazos do projeto; quanto mais tempo o projeto se arrasta, maiores são os custos incorridos, o que efetivamente significa que o orçamento será excedido.

O gerente de projeto precisaria lembrar constantemente sua equipe dos prazos importantes do projeto para garantir que o trabalho fosse concluído no prazo.

4 - Controle de Mudança de Projeto

O controle de mudanças do projeto é outra técnica vital. Os sistemas de controle de mudanças são essenciais para levar em consideração quaisquer mudanças potenciais que possam ocorrer durante o curso do projeto.

Isso se deve ao fato de que cada mudança no escopo do projeto terá um impacto nos prazos das entregas, portanto, as mudanças podem aumentar o custo do projeto, aumentando o esforço necessário para o projeto.

5 - Uso do Valor Agregado

Da mesma forma, para identificar o valor do trabalho realizado até o momento, é muito útil utilizar a técnica contábil comumente conhecida como 'Valor Agregado'.

Isso é particularmente útil para grandes projetos e o ajudará a fazer quaisquer mudanças rápidas que sejam absolutamente essenciais para o sucesso do projeto.

As etapas adicionais para controle de custos do projeto

É aconselhável revisar constantemente o orçamento, bem como as tendências e outras informações financeiras. O fornecimento de relatórios sobre as finanças do projeto em intervalos regulares também ajudará a acompanhar o andamento do projeto.

Isso garantirá que não haja gastos excessivos, pois você não gostaria de saber quando é tarde demais. Quanto mais cedo o problema for encontrado, mais fácil e rapidamente ele poderá ser resolvido.

Todos os documentos também devem ser fornecidos em intervalos regulares aos auditores, que também serão capazes de apontar para você quaisquer riscos de custo potenciais.

Conclusão

Simplesmente apresentar um orçamento de projeto não é adequado durante as sessões de planejamento do projeto. Você e sua equipe deveriam ficar atentos para ver se os custos permanecem próximos aos valores do orçamento inicial.

Você precisa sempre ter em mente os riscos que vêm com o aumento de custos e precisa evitar isso da melhor maneira possível. Para isso, utilize as técnicas explicadas acima e monitore constantemente os custos do projeto.