Ambiente de Planejamento

O planejamento é o processo fundamental na gestão que se move gradativamente e geralmente é adotada uma abordagem passo a passo. Envolve a determinação de objetivos e delineia as ações futuras necessárias para atingir esses objetivos. O diagrama acima representa o processo de planejamento.

Estabelecendo objetivos e metas

A primeira etapa do processo de planejamento gerencial é identificar metas específicas para a organização e também para cada unidade de departamento. Um esforço de planejamento abrangente para ser bem-sucedido requer que os gerentes de cada departamento estejam envolvidos no processo de planejamento. Assim, os objetivos e metas que nortearão os rumos futuros da organização devem ser claros, concisos e específicos.

Nesse estágio, o processo de planejamento deve incluir uma visão geral detalhada de cada meta, incluindo o motivo de sua seleção e os resultados previstos de projetos relacionados a metas. Os objetivos assim estabelecidos governam a estrutura de cada departamento principal, que por sua vez, controla os objetivos dos departamentos subordinados e assim por diante.

Determinando Alternativas

O próximo passo é buscar e descobrir alternativas que nortearão o cumprimento dos objetivos traçados. Nesse estágio, os gerentes precisam planejar como passar de sua posição atual para a posição futura decidida.

Os gerentes podem encontrar muitas alternativas, no entanto, abandonar as menos desejáveis ​​e restringir as poucas alternativas desejadas é o que ajudará a identificar a solução mais adequada. O gerente pode ter a ajuda de técnicas quantitativas, pesquisa, experimentação e experiência para determinar várias alternativas.

Avaliação e escolha de alternativas

Uma vez que cursos de ação alternativos tenham sido identificados, cada alternativa deve ser analisada e avaliada à luz de seus pontos fortes e fracos e sua adequação para atingir os objetivos organizacionais. Ao avaliar as alternativas, os gerentes devem considerar fatos como os custos envolvidos, quão intensivos os recursos são, o prazo para a conclusão, o período de gestação, o retorno sobre o investimento, etc.

Os principais desafios de uma avaliação eficaz podem ser a incerteza sobre o futuro e o risco. Vários fatores intangíveis que não estão sob o controle da administração, como mudanças no mercado, fatores sócio-econômicos-políticos, etc. também têm influência. Nesse estágio, os gerentes podem usar pesquisa operacional e técnicas matemáticas e de computação para prever e analisar alternativas.

Criação de atribuições e cronogramas

Como os planos são congelados e priorizados, os cronogramas para a conclusão das tarefas associadas precisam ser finalizados. Nesse estágio, a alocação de recursos e a linha de autoridade e responsabilidade também precisam ser estabelecidas. O gerente deve considerar as habilidades dos membros da equipe e alocar o recurso mais adequado para o trabalho.

Além disso, os prazos para conclusão devem ser realistas e justos. Esta etapa do processo de planejamento é importante porque traz coordenação nas atividades dos diferentes departamentos. Os horários e a sequência das operações devem ser comunicados aos departamentos, gerentes e funcionários envolvidos para a implementação do plano.

Formulando Planos Derivados

Os planos de derivativos são subseções do plano operacional. A divisão do plano geral em planos derivados é necessária para uma execução eficaz. Os planos derivados são essencialmente necessários para apoiar o plano básico ou geral e explicar os muitos detalhes envolvidos na obtenção de um plano principal amplo.

Orçamentação

Depois que os planos são finalizados e definidos, a etapa final é convertê-los em parâmetros quantificáveis ​​por meio do orçamento. Os orçamentos são mais comumente expressos em termos de dinheiro, mas também são expressos como horas trabalhadas, unidades vendidas ou qualquer outra unidade mensurável.

Uma empresa geralmente tem orçamentos globais que representam a soma total de receitas e despesas, com o consequente lucro ou excedente. Cada departamento da empresa ou organização pode ter seu próprio orçamento, geralmente de despesas e despesas de capital, que compõem o orçamento geral. Um exercício de orçamento bem planejado pode se tornar um padrão para medir o progresso e a eficácia do processo de planejamento.