Escrita de Memorando
O objetivo principal de escrever um memorando é apoiar a tomada de decisões, documentando uma referência para uso futuro. Também auxilia na transmissão de informações, apresentação de relatório informal e proposição de solução para um problema.
Um memorando comercial é apropriado para usar ao fazer anúncios da empresa, como nomeações de funcionários, promoções e mudanças nas políticas da empresa.
Formato de um memorando
Um memorando normalmente inclui os seguintes elementos -
Organization name - em papel timbrado.
Memo Title - no topo da página.
Attachments - documentos anexados ao memorando para referência.
Summary- colocado no início do memorando, deve condensar o assunto em cinco ou dez linhas. Não deve conter jargão ou linguagem altamente técnica.
To - Nome completo do leitor (inclui títulos honorários, mas mantém títulos genéricos como 'Sr.', 'Sra.'. A linha 'Para' nega usos de saudação como 'Caro'.
Se o número de leitores exceder cinco, mencione-os no final do memorando em 'Lista de distribuição' e consulte-os na linha 'Para'. Por exemplo -To: Refer Distribution List on page 14.
From- O nome e a designação do remetente são mencionados aqui. Ele nega fechamentos gratuitos como 'Com os cumprimentos'.
Date - Mencionar a data ajuda a rastrear o memorando.
Subject - Mencione o tema em poucas palavras (5-6), mas deve indicar claramente o objetivo.
Message - Esta seção contém Introdução, Discussão (contém 2-3 parágrafos intermediários mencionando os detalhes) e uma Conclusão.
Introduction- Declara o propósito e escopo do memorando. No caso de boas notícias, más notícias, recusa, rejeição ou aprovação, uma mensagem curta é mencionada aqui antes de fornecer os detalhes na seção de discussão.
Discussion - Detalhes do problema, a abordagem para resolvê-lo, análise, avaliação e recomendações são mencionados aqui.
Conclusion - Resume os pontos principais e fornece as ações e orientações necessárias para os leitores.
Distribution list- Os nomes na lista de distribuição são geralmente digitados em ordem alfabética. No entanto, se um dos indivíduos claramente supera os outros, coloque esse nome primeiro.
Writer’s initials - Um memorando é completado pelas iniciais do escritor, não pela sua assinatura, imediatamente após a última frase.
Exemplo de Memorando
Memo Title: <Reunião com Hasta La Vista para decoração de interiores>
Attachments: <Brochura da Empresa e Lista de Cotações>
Summary - Reunião com representantes da Hasta La Vista com o objetivo de decoração de interiores de nossas instalações.
To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>
From: <Vineet Nanda>
Date: 23/04/2015
Subject: Reunião com Hasta La Vista hoje às 18:00 na Sala de Reuniões- 1
Conforme nossa discussão anterior datada de 12/01/2015, estávamos planejando renovar o interior de nosso escritório. A decisão tomada ao final daquela reunião foi entrar em contato com uma empresa de decoração de interiores.
Hasta La Vista é uma organização de decoração de interiores com sede em Hyderabad e é uma das empresas de crescimento mais rápido no ramo.
Pretendemos contratar os seus serviços para efeitos de decoração de interiores das nossas instalações de escritórios. Estaremos nos encontrando com seus representantes hoje às 18:00 na Sala de Reunião-1.
Aguardamos sua participação ativa. Obrigado.
V.N.