Habilidades de redação empresarial - Introdução

A redação comercial aborda a necessidade de transmitir uma comunicação clara e concisa na vida profissional - ao lidar com colegas, idosos e representantes de outras organizações. A redação comercial desempenha um papel vital em grandes organizações, onde a comunicação clara e transparente é absolutamente essencial para seu funcionamento. As mensagens enviadas, portanto, precisam ser claras, precisas, baseadas em fatos e inequívocas.

Uma redação profissional clara e concisa é vital em muitos campos, como direito, engenharia, manuais técnicos e rótulos de produtos, onde mal-entendidos podem ter consequências graves.

Por que escrever eficazmente?

Muitos profissionais hoje, especialmente no início de suas carreiras, buscam orientação sobre as habilidades necessárias para a escrita formal de negócios, pois têm dificuldades com gramática, ortografia e pontuação básicas. Essa é uma limitação séria que diminui sua confiança e os faz hesitar quando solicitados a documentar e apresentar informações.

Com habilidades eficazes de escrita, eles podem melhorar sua comunicação escrita e conseguir apresentar pontos e ideias que sempre tiveram, mas nunca conseguiram apresentar. Isso aumentará a confiança e as perspectivas futuras da empresa também.

Como suas mensagens o retratam

Os leitores sempre geram uma impressão sobre você e sua empresa, dependendo de como interpretam seus e-mails. O objetivo do Business Writing é fornecer uma comunicação concisa, mantendo o (s) leitor (es), a imagem da sua empresa e a sua em mente. As palavras que usamos e as frases que escrevemos são cruciais para construir nossa percepção na mente do leitor.

Erros comuns na redação de negócios

Quando se trata de redação de negócios, o mandato é - “menos é o suficiente”. Muitas pessoas usam muito conteúdo em seus escritos ou fornecem muito menos informações incompletas. É um grande desafio encontrar um equilíbrio entre os dois. Vamos discutir os erros mais comumente encontrados pelos escritores -

  • Muitos usam palavras grandes e difíceis como “loggerheads, cumbersome”Para descrever coisas que podem ser facilmente explicadas usando palavras muito mais simples como“quarrel, clumsy”. Essas palavras não apenas confundem, mas também são vagas, pois não explicam nada com clareza.

  • Estilo excessivamente formal - Frases como “Desejamos da melhor maneira possível que você faça sentir a sua presença” vêm e vão com os governantes coloniais. “We will be pleased if you come. ” faz o mesmo trabalho com metade das palavras e nenhuma confusão.

  • Agora, vamos descer ao principal culpado - erros de digitação e ortografia, como “sprite, meat, usher" ao invés de "spirit, meet, user”Não apenas muda todo o significado da frase, mas também causa constrangimento. Imagine alguém escrevendo - “Eu te vejo em breve”?

  • Alguns profissionais vão ao outro extremo e escrevem frases muito curtas e, às vezes, frases que não explicam o significado completo nem dão instruções claras. Exemplos de tal escrita são - “See u [email protected], Meeting tomorrow at 10. ”

A Fórmula AIDA de Escrita Persuasiva

Se você observar os anúncios de perto o suficiente, notará um padrão interessante - algo muito atraente ou interessante acontece que imediatamente chama sua atenção. A descrição do plano de fundo adiciona recursos e benefícios do produto que começam a despertar o seu interesse. Antes que você perceba, a apresentação atraente e o estilo persuasivo teriam criado dentro de você um desejo de dar ao produto pelo menos uma chance que o levaria à ação de obtenção do produto.

Se você teve uma experiência semelhante, ou conhece alguém que teve, você perceberá o poder da AIDA. Nesse caso, não será uma grande surpresa que tenha sido inventado pela indústria de marketing para atrair os clientes.

Hoje, as técnicas da AIDA são usadas na redação de negócios com o mesmo propósito - atrair e impressionar o leitor com sua apresentação e persuasão. As quatro etapas da AIDA são -

  • Attention - Prenda o leitor com uma frase que prenda a atenção.

  • Interest - Crie interesse mencionando os benefícios do que o leitor gosta.

  • Desire - Use os parágrafos intermediários para levar o leitor a agir.

  • Action - Ações que o leitor deve realizar para obter o que deseja.

Escrita proposital

Muitas pessoas estremecem com a menção de escrever um manuscrito ou documento que pode ser distribuído no escritório. As razões são óbvias. Existem simplesmente muitos parâmetros em que pensar ao escrever qualquer coisa para uso comercial. A escolha correta de palavras, estrutura de frase, precisão gramatical, grafia e uso corretos e, claro, a imagem que o leitor formará de você são pontos muito importantes a serem lembrados ao escrever para seus colegas de trabalho.

Agora, como lidar com essa tarefa? Existe um velho ditado que “Well begun is half done. ” Precisamos implementar essa filosofia em nossa escrita também. Precisamos descobrir o propósito por trás de nossa escrita, o que limpará nossos pensamentos sobre as seguintes questões -

  • Who are your readers?

    Isso o ajudará a entender o vocabulário e a formação de frases que serão adequados de acordo com o leitor.

  • What is the purpose of your document?

    Você precisa entender o motivo pelo qual está escrevendo algo.

  • Why should the readers read your document?

    Em outras palavras, você deve pensar na mensagem para os leitores dentro do seu documento.

  • What outcomes you expect?

    Cada ação tem uma reação igual e oposta, portanto, para cada palavra que você escreve, deve haver uma reação igual criada (mesmo que não necessariamente oposta). Isso significa que, se você deseja obter a reação ou o resultado que deseja, suas palavras devem ser tais que retratem o que você deseja expressar claramente.

Iniciar

Os especialistas afirmam que o verdadeiro propósito da correspondência comercial é evocar uma ação imediata ou tardia de seu (s) leitor (es). Lembre-se da técnica AIDA? Terminou com Ação, e essa é a conquista que todo texto deve ter como objetivo.

Um e-mail enviado pelo Gerente é lido pelos integrantes de sua equipe e, dependendo da clareza das instruções aliada à interpretação individual de cada leitor, ou a ação desejada é concluída ou algumas áreas são deixadas. Portanto, vamos agora nos concentrar nas coisas mais importantes que precisamos ter em mente ao projetar qualquer texto. Ao escrever um documento comercial, você deve -

  • Saiba o que você quer escrever.
  • Escreva o que você deseja alcançar.

Saber essas duas coisas ajudará muito a lhe dar a direção certa ao abordar qualquer conteúdo, e uma das maneiras mais eficazes de encontrar a abordagem certa é - brainstorming.

Debate

Brainstorming é a técnica de escrever quaisquer ideias que venham à sua mente sem se preocupar muito com qualquer ordem lógica, sequência, pontuação e grafia. Durante o brainstorming, não é necessário se preocupar com a ordem dos pensamentos e o uso correto das palavras. Em vez disso, deve-se focar na coleta de tantas ideias e dados disponíveis sobre aquele assunto específico.

Tome seu tempo para pensar em um tópico. Reúna seus pensamentos e comece a escrevê-los ao acaso. Deixe uma ideia conduzi-lo livremente a outra ideia relacionada e assim por diante. Essa coleta de informações aos poucos lhe dará uma abordagem do conteúdo. Depois de mais algum tempo, algumas abordagens alternativas serão formadas. Quanto mais você olha para os fluxos de pensamentos que colocou no papel, mais ideias se formarão.

Agora tente organizar essas idéias em um fluxo lógico. Não comece a verificar a gramática ainda. Apenas tente obter um fluxo uniforme. Agora todas as suas ideias serão simplificadas. A partir daí, faça as edições necessárias, como substituir certas palavras por outras mais adequadas, verificando a gramática, o uso das palavras, a ortografia e a pontuação.