Escrita Eficaz - Vá em frente
Da maneira como o mundo evoluiu ao nosso redor, cada pessoa tem que escrever hoje, independentemente de sua idade, função e designação. Seja para tarefas escolares ou relatórios de arquivamento, ou faturas de assinatura - todos escrevem.
Embora muitos dos que "precisam" escrever realmente gostem de escrever, para muitos deles escrever não passa de uma tarefa árdua. O problema com essas pessoas é que não se dão um momento para pensar em como escrever. Como resultado, seu estilo de escrita é demorado, impreciso e insatisfatório.
Assim como existem etapas para resolver uma questão de Álgebra, existem várias etapas que podem ser seguidas para uma melhor escrita. Aqui neste capítulo, discutiremos como você deve realmente iniciar o processo de redação de um documento comercial eficaz.
Como começar
De todas as etapas, a mais complicada (e a mais frustrante) é descobrir o início. Aqui estão algumas dicas para começar seu trabalho rapidamente -
- Pesquise para encontrar fatos.
- Brainstorm para anotar todas as ideias aleatórias.
- Discuta o rascunho com um colega.
- Mantenha um tom de escrita amigável e relaxado.
- Tenha empatia com o leitor.
- Verifique e durma sobre isso.
Planejamento e Estrutura
As empresas produzem documentos regularmente, como relatórios anuais para acionistas, newsletters mensais para clientes e editoriais para seus funcionários. Com base na quantidade de conteúdo que você está criando, pode ser necessário organizar seus dados em três estruturas -
- Time-based Structure
Essa estrutura é usada quando você está escrevendo agendas e atas ou relatórios onde as tarefas são distribuídas e os resultados são colocados em um gráfico em uma seqüência cronológica.
- Alphabetical Structure
Essa estrutura é usada quando o documento possui um grande número de tópicos separados, que precisam ser colocados em uma ordem alfabética específica (A - Z). Exemplos disso seriam um glossário de palavras ou um livro sobre frutas e calorias, onde os nomes das frutas são listados em ordem alfabética.
- Topic Structure
A estrutura mais comumente usada é aquela em que a estrutura é dividida de acordo com os tópicos. Por exemplo, um site deve projetar sua página de perguntas frequentes de forma que tenha três tópicos para escolher - "status de entrega", "reclamações" e "pagamento e reembolso", com cada tópico tendo várias perguntas sobre esse tópico.
Etapas eficazes para organizar o conteúdo
Existem algumas etapas eficazes que o ajudarão a organizar o conteúdo em uma estrutura adequada e preencher os detalhes em um fluxo lógico de modo que todo o documento pareça sincronizado e completo. Estes são -
O documento deve ter início, meio e fim lógicos.
Organize o corpo da sua mensagem em parágrafos concisos e pequenos (máximo de 4 a 5).
Modifique o conteúdo para se adequar aos seus leitores.
Nunca perca o foco e o resultado desejado da carta enquanto escreve.
Não se corrija enquanto escreve, edite somente após o brainstorming.
Tire algum tempo antes de começar a editar.
Acima de tudo, deve-se sempre seguir uma sequência lógica ao escrever um documento comercial, a fim de garantir que o documento transmita a mensagem certa.