Escrita Eficaz de Emails

O e-mail é amplamente utilizado como uma forma de ferramenta de comunicação empresarial econômica, porém altamente eficaz. Os emails raramente são impressos e usados ​​como cópias eletrônicas porque é fácil arquivar e recuperar emails. A razão de sua popularidade é a facilidade de acesso, que todos em uma organização, desde o CEO até o zelador, podem usar.

Os emails são uma forma eficiente de comunicar informações de uma forma bem apresentada, fácil de ler e profissionalmente adequada. Muitas pessoas citam a falta de tempo como um motivo para encaminhar e-mails abaixo do padrão, que variam de incompletos a incompreensíveis.

Muitas pessoas confundem e-mails com mensagens de texto, ou pelo menos sua abordagem para escrever e-mails sugere isso. Considerando que seja esse o caso, vamos discutir a diferença entre uma conversa de texto e escrever um e-mail.

  • Text Message Conversation - Em uma conversa por mensagem de texto, duas pessoas podem trocar informações, compartilhar detalhes, fornecer correções e pedir esclarecimentos em uma forma de comunicação rápida e ida e volta.

  • Email- Comparado a isso, os e-mails são lidos por profissionais que, dependendo do seu trabalho, podem receber de 20 a 200 e-mails por dia. Eles não querem se envolver em uma conversa de ida e volta, nem têm tempo para pedir detalhes várias vezes. Eles querem apenas entender o conteúdo do e-mail, ler as instruções, processar as informações, realizar a tarefa e esvaziar a seção "não lida" da caixa de entrada.

Tendo isso em mente, vamos discutir alguns tricks to write effective emails -

  • Planeje sua mensagem.

  • Use a linha de assunto para chamar a atenção do leitor.

  • Mantenha sua mensagem curta e clara.

  • Não digite sua mensagem inteira em letras minúsculas.

  • Revise sua mensagem antes de enviá-la e assuma a responsabilidade.

  • Se você estiver com raiva, reserve alguns minutos para se acalmar antes de enviar um e-mail.

  • Não digite sua mensagem em maiúsculas. Capitais são considerados GRITOS.

Em certos casos, emails may not be suitable. Prefiro ligar para alguém quando -

  • Você tem que discutir informações pessoais, sensíveis ou confidenciais.

  • Você vai dar más notícias.

  • Sua mensagem é complexa e o significado pode se perder nas palavras.

  • Você precisa de uma resposta imediata.

Riscos legais de e-mails

Os e-mails são o meio de comunicação preferido para muitos locais de trabalho e isso significa que eles carregam muitas informações que podem ser confidenciais. A segurança e a confidencialidade das informações dos emails são da responsabilidade conjunta do remetente e dos destinatários. As empresas têm diretrizes rígidas para proteger seus documentos e seu conteúdo. Vamos discutir algumas das diretrizes mais comumente seguidas para evitar o uso indevido de e-mails.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

  • Você envia ou encaminha e-mails com conteúdo ofensivo.

  • Você envia um anexo que contém um vírus.

  • Você encaminha o e-mail do remetente para outra pessoa sem permissão.

  • Você tenta falsificar e-mails de outras pessoas ou enviar e-mails de contas de outras pessoas.

  • Você tenta esconder sua identidade dos destinatários ao enviar e-mail.

  • Você copia uma mensagem pertencente a outra pessoa sem permissão.

Formato de um formato de e-mail

Enquanto a maioria de nós envia e-mails informais para amigos que podem conter erros gramaticais, o mesmo não acontece quando escrevemos para colegas, especialmente quando queremos causar uma boa impressão, pois temos que ser mais cuidadosos e diplomáticos desta vez. Aqui estão algumas dicas gerais sobre o formato correto de um e-mail -

fundo

O fundo branco padrão deve ser usado para todos os e-mails. Fundos coloridos ou designs de rolagem são considerados pouco profissionais e perturbadores.

Fonte

As fontes preferidas são Times New Roman ou Arial, fonte tamanho-12.

Cor da fonte

A fonte deve ser azul marinho ou preta apenas.

Detalhes do contato

Informações oficiais de contato, como nome, designação, id de e-mail, número de contato, logotipo da empresa e endereço para correspondência, devem ser mencionados na área de assinatura. É melhor evitar declarações pessoais.

Nome e sobrenome

Elas devem ser mencionadas na mesma fonte usada no corpo do e-mail, apenas dois tamanhos de fonte maiores. Fontes cursivas não são recomendadas.

Assinatura

As informações a seguir devem ser fornecidas na mesma fonte e tamanho do corpo do e-mail.

  • Designation
  • Department
  • Nome e endereço da empresa
  • Ponto de referência e CEP.
  • Número de contato
  • Endereço de e-mail
  • Número de telefone da empresa
  • Número de fax da empresa
  • URL da empresa
  • URL da empresa

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Isenção de responsabilidade (com exemplo)

Use um aviso de isenção de responsabilidade no final de sua assinatura de e-mail em fonte padrão, tamanho 8 -

VOCÊ DEVE LER ESTE AVISO

As informações contidas neste e-mail e quaisquer anexos são confidenciais e podem estar sujeitas a direitos autorais ou outra proteção de propriedade intelectual. Você não está autorizado a usar ou divulgar essas informações, exceto com o consentimento expresso do remetente

Exemplo de Email

To<[email protected]>
Cc<[email protected]>
Subject: Resposta em Decoração de Interiores | Finalizando data e hora para reunião

Prezado Senhor

Recebi seu e-mail com instruções para entrar em contato com uma empresa de decoração de interiores. Conseqüentemente, entrei em contato com a Hasta La 'Vista, uma das organizações mais renomadas no fornecimento de Treinamento Comportamental, Modo de Avaliação, Análise Psicométrica, entre outros.

Eles responderam ao meu e-mail e estão satisfeitos com a perspectiva de trabalharmos juntos. Eles me solicitaram que agendasse uma reunião com seus representantes para que eles pudessem nos visitar e explicar o resto dos detalhes pessoalmente. Enviei a você seus Termos e Condições como um anexo em PDF com o nomeTermspara este email. Por favor, leia e responda.

Estou ansioso para ouvir de você em breve. Obrigado. Tenha um bom dia.

 

Atenciosamente