Ao adaptar o conteúdo para atender às necessidades dos clientes e leitores, você deve tentar evitar jargões técnicos, siglas e abreviações tanto quanto possível. Isso não apenas confunde os leitores, pedindo-lhes que adivinhem o significado, levando a interpretações ambíguas do que é mencionado. Mais alguns desses pontos são discutidos abaixo.
Para adaptar o conteúdo, tom e linguagem de seus documentos de acordo com a exigência dos leitores, você deve seguir estes passos simples -
Use 'você' mais do que você usa 'eu' ou 'nós'.
Escreva do ponto de vista dos leitores.
Concentre-se em seus benefícios.
Seu idioma não deve ser específico para nenhum gênero, raça, idade ou deficiência.
Use um tom profissional, mas amigável, para dar uma impressão formal, mas amigável.
Use palavras positivas que sejam educadas, simples e precisas
Usar pronomes de segunda pessoa sempre que possível, em vez de 'eu, nós', dá um tom positivo e faz o leitor pensar que você está sentindo empatia por ele. Isso permite que ele esteja no comando, pois ele entende isso como uma conversa exclusiva, ao invés de um pedaço de texto dirigido ao público em geral.