Integração de funcionários - Guia rápido

Onboarding é um processo abrangente para integrar funcionários recém-nomeados em uma organização e familiarizá-los com a cultura organizacional e o ambiente de trabalho. É parte integrante do Departamento de Recursos Humanos (HRD). A falta de um mecanismo de integração adequado pode ter um impacto negativo na produtividade geral da organização.

Employee onboarding is essential to retain skilled and dedicated workforce. Um programa de integração de funcionários auxilia na orientação dos novos funcionários. Ele molda a relação entre o novo funcionário e a organização. Ao implementar um bom programa de integração de funcionários, construirá uma cultura organizacional forte e garantirá o futuro com um pool qualificado de recursos humanos.

Employee onboarding is a composite process;é mais do que apenas a orientação de novos funcionários. A orientação do funcionário é a primeira etapa do processo de integração. Em um sentido mais amplo, o processo de integração visa desenvolver uma relação feliz e construtiva entre o empregado e o empregador. Representa os valores organizacionais, marca e também explica a cultura profissional e o ambiente de trabalho.

A integração de funcionários alinha as expectativas dos funcionários e os objetivos da organização e proporciona uma fase, onde os novos funcionários se familiarizam com a organização, os antigos funcionários e o ambiente de trabalho. Isso resultará em produtividade mais rápida em um curto espaço de tempo.

O que é integração de funcionários?

A integração de funcionários pode ser definida como um processo que ajuda os recursos humanos recém-contratados a se aclimatarem com a cultura organizacional, o ambiente de trabalho e as metas. Isso ajuda a aprender as atitudes, ganhar conhecimentos e habilidades e também os comportamentos necessários para o funcionamento eficaz do trabalho dentro da organização.

Quando se trata de satisfação no trabalho, as recompensas financeiras podem ser mais baixas na lista do que a maioria das pessoas pensa. Estar feliz com seu trabalho parece depender mais dos intangíveis: sentir-se parte de uma equipe e ser valorizado e apreciado de forma consistente, superando o dinheiro quando os funcionários são entrevistados sobre a satisfação no trabalho. O processo de integração do funcionário é o primeiro passo para o desenvolvimento de tais sentimentos e valores.

A integração do funcionário também pode ser definida da seguinte forma -

  • Onboarding é um processo estratégico de trazer um novo funcionário para a organização e fornecer informações, treinamento, aconselhamento e coaching durante a transição. O processo começa com a aceitação de uma oferta e durante os primeiros seis a doze meses de emprego. ”

  • Onboarding, também conhecido como organizational socialization, refere-se ao mecanismo pelo qual novos funcionários adquirem o conhecimento, as habilidades e os comportamentos necessários para se tornarem membros organizacionais eficazes.

Em suma, a integração dos funcionários envolve os processos, o que ajuda a garantir que os novos recursos humanos comecem com o pé direito. Como um estranho pode conhecer nossa casa, a menos que educadamente o deixemos entrar?

Onboarding formal

A integração formal inclui atribuições e estratégias seletivas que ajudam um novo funcionário a mudar de acordo com sua nova posição. Sob a integração formal, os novos funcionários são freqüentemente isolados dos representantes existentes para encontrar exercícios facilitados para introdução, preparação em sala de aula e socialização.

Integração Informal

Onboarding informal alude aos exercícios especialmente indicados e semi-organizados pelos quais o novo funcionário descobre seu novo emprego. A integração casual pode incorporar acompanhamento de empregos e instruções ou reuniões individuais não ensaiadas com a administração e novos associados e, além disso, os detalhes de início em uma organização, por exemplo, aceitar identificações e equipamentos.

Note- Monster.com relata 30% da rotatividade de novos contratados externos nos primeiros dois anos de emprego. Estatísticas de retenção de outras organizações, incluindo a Society for Human Resources Management (SHRM), mostram que a rotatividade pode chegar a 50% nos primeiros 18 meses de emprego.

Onboarding é um processo de orientação no qual novos recursos obtêm as informações, aptidões e práticas importantes para se tornarem indivíduos com autoridade e insiders distintamente viáveis. A integração traz resultados positivos para os novos trabalhadores, por exemplo, maior satisfação no trabalho, melhor desempenho no trabalho e longevidade em seus cargos.

Por meio de um processo de integração bem estruturado, os funcionários reúnem o conhecimento necessário, com alto nível de retenção no interesse maior da organização.

Um processo de integração positivo ajuda a cumprir os seguintes objetivos -

  • Facilite a capacidade do novo funcionário de contribuir na nova função.
  • Aumente o nível de conforto do novo funcionário na nova função.
  • Reforce sua decisão de ingressar na organização.
  • Aumente a produtividade.
  • Incentive o comprometimento e o engajamento dos funcionários.

A integração começa antes mesmo que alguém novo seja contratado. Continua quando uma pessoa é contratada e quando começa a trabalhar. Uma integração bem projetada continua por algum tempo depois que o novo funcionário começa a trabalhar na organização. Em outras palavras, a integração começa antes de a organização garantir que o ambiente físico para o novo recrutamento comece.

Objetivo da integração do funcionário

A menos que os novos recrutas desenvolvam um senso de familiaridade com a organização, eles não podem dar a produtividade desejada. Portanto, a integração é de extrema importância para o bom funcionamento da organização.

O objetivo de um programa de integração é desenvolver nos novos recrutas as habilidades, conhecimentos e comportamentos necessários para se tornarem uma contribuição efetiva para a organização com a qual trabalham.

A seguir estão os objetivos importantes da integração -

  • Para atrair e reter bons talentos.

  • Para aumentar o envolvimento dos funcionários, impulsionando o crescimento do negócio.

  • Faça os funcionários se sentirem bem-vindos e valorizados.

  • Crie alinhamento com a tarefa, missão, cultura, valores e processos.

  • Diminua a curva de aprendizado.

  • Incentive a socialização e crie um sentimento de pertença.

  • Conjunto de expectativas de desempenho.

  • Ajude os funcionários a aprender a cultura da empresa rapidamente.

  • Permita que o funcionário compreenda os valores e prioridades da empresa.

  • Reduza a ansiedade dos novos funcionários.

Um programa de integração eficaz educa e informa os novos contratados sobre as práticas organizacionais. A implementação de um programa de integração cimenta a relação entre o funcionário e o empregador desde o início e abre linhas de comunicação e mantém os funcionários engajados no longo prazo.

Fazendo os funcionários se sentirem bem-vindos

Deixando de lado as ambições pecuniárias dos funcionários, existem muitos fatores intangíveis que fazem as pessoas ficarem satisfeitas com seu trabalho. Sentir-se parte de uma equipe, vivenciar um ambiente de trabalho agradável e obter um reconhecimento justo e pontual contribui em muito para garantir a satisfação profissional dos colaboradores.

Estudos conduzidos pelo Conselho de Liderança Corporativa mostram que é fundamental que os novos contratados se ajustem rapidamente ao novo local de trabalho. Além disso, é essencial que esses novos contratados comecem a construir relacionamento com associados e colegas para que possam começar a se absorver nos grupos de trabalho existentes.

A integração pode ser solitária, mas não precisa ser um empreendimento solo, e os profissionais de RH não são os únicos com o poder de fazer o novo garoto do bairro se sentir confortável. Os funcionários existentes podem fazer sua parte para ajudar os novos contratados a se sentirem bem-vindos em seu novo ambiente de trabalho.

Aqui está uma lista de algumas maneiras criativas de envolver a equipe no processo de integração -

  • Criando tradições de boas-vindas
  • Fazendo um tour liderado por uma equipe
  • Usando o sistema de camaradagem

Envolver a equipe no processo de integração é fundamental porque aproxima os funcionários novos e antigos e as amizades no escritório geram um trabalho melhor e funcionários mais felizes. De acordo com uma pesquisa e um relatório, funcionários com amigos no trabalho têm 47% mais chances de amar suas empresas.

Importância da integração do funcionário

Um Programa de Integração pode definitivamente melhorar a preparação, a adequação e o desempenho de cada funcionário que assume uma nova função na organização. Um programa de integração eficaz oferece os seguintes benefícios -

  • Melhora o moral do funcionário atual
  • Reduz o tempo de produtividade
  • Aumenta o envolvimento dos funcionários
  • Reduz a rotatividade de novas contratações
  • Evita gastos futuros com recontratação e retreinamento
  • Integra os novos contratados à cultura corporativa, aprimorando assim essa cultura

Onboarding auxilia na formação e sustentação de equipes de alto desempenho e leva a organização a ter vantagens competitivas no mercado.

Por que a integração de funcionários?

Evitar o programa de integração para os novos funcionários pode ser eficaz em termos de custos, pois evita que a organização gaste uma determinada quantia nele. No entanto, um bom programa de integração para novos recrutas pode estabelecer uma base sólida para o comportamento e a produtividade dos funcionários.

No entanto, surge uma questão de por que a integração adequada é necessária. A ausência do programa de integração impede a gestão de compreender as habilidades e o comportamento dos funcionários mais cedo. Leva mais tempo para conhecer os novos recrutas que são empregados diretamente, sem passar pelos processos de integração.

Os recrutas precisam entrar na organização por meio de um programa de integração completo e eficaz. Sem ele, os novos recrutas podem demorar para se familiarizar com o novo ambiente de trabalho. Por esta altura, alguns dos recrutas podem ter desenvolvido aversão em alguns aspectos relacionados com a organização, o que pode ser devido à falta de conhecimento e compreensão adequados. Isso leva à partida inesperada de alguns. É provável que afete não apenas a produtividade, mas também o moral dos funcionários.

Employee engagement and employee onboarding go hand in hand. Estudos mostram que cerca de 33% dos funcionários decidem permanecer a bordo de uma empresa ou pular para outra nos primeiros 30 dias após entrarem na organização. O estudo mostra que toda organização deve trabalhar no sentido de estabelecer o envolvimento dos funcionários por meio de uma integração eficaz.

Quanto mais os funcionários recém-recrutados se familiarizam com a organização e sua cultura, maior é a produtividade e o lucro. Portanto, é necessário conhecer os diversos benefícios da integração do funcionário.

Inviting and welcoming the new hire into the companyé a primeira jogada de um programa de integração de funcionários. Para a maioria dos novos recrutas, o primeiro dia os deixa entusiasmados, um pouco ansiosos e ansiosos para fazer a diferença em sua nova organização. Mas eles não podem fazer diferença a menos que saibam o que é necessário para ter sucesso. Nesse sentido, é essencial conhecer os benefícios ou vantagens de um programa de integração eficaz para uma organização.

Para tornar os novos contratados produtivos desde o primeiro dia, a equipe de RH deve garantir que os novos contratados recebam educação, informações e as ferramentas para realizar seu trabalho com eficácia. E a melhor maneira de tornar uma nova contratação eficaz e eficiente é o programa abrangente de integração de funcionários.

Um programa abrangente de integração de funcionários educa e engaja os novos contratados, para que se tornem produtivos e benéficos para a organização. A seguir está o relato de vários benefícios do programa de integração de funcionários.

Vamos agora discutir o major benefits de um bom programa de integração de funcionários -

Reter e atrair os melhores talentos

Com um programa de integração de funcionários bom e eficaz, pode-se construir uma base sólida para os elementos intangíveis que criam um local de trabalho incrível e uma cultura de trabalho, o que ajuda a manter a retenção dos melhores talentos.

Envolvimento inicial do funcionário

O engajamento dos funcionários é uma pré-condição necessária para reter funcionários na organização por um tempo considerável. O engajamento começa logo no primeiro dia e, nesse sentido, o programa de integração embutido desempenha um papel importante.

Quanto mais eficaz e estruturado for o programa de integração, maior será a chance de um longo caminho para promover o engajamento eficaz dos funcionários no futuro.

Impulsione o crescimento dos negócios

O programa de integração rende o engajamento dos funcionários de forma positiva. Ele não apenas desenvolve um ambiente de trabalho amigável ou agradável e cria relacionamento, mas também dá o impulso desejado para o crescimento do negócio.

Construção e alinhamento de confiança

Um bom programa de integração de funcionários irá educar e informar os novos funcionários sobre a cultura organizacional, crescimento e as melhores práticas. Durante o programa de integração, os novos funcionários devem se encontrar com a alta administração e saber diretamente sobre as principais iniciativas e metas organizacionais. Desta forma, o programa de integração constrói confiança entre os trabalhadores e a gestão e alinha os objetivos individuais com os da organização.

Boas conexões com funcionários

Os funcionários são considerados engajados quando têm um bom relacionamento com os chefes e seus colegas. A fim de inculcar um sentimento de união e permitir que trabalhem com todo o seu potencial, a maioria das organizações implementa um programa abrangente de integração. A gerência trabalha com cautela para receber e treinar os novos recrutas.

Incentivo à comunicação aberta

Um programa de integração de funcionários fornecerá uma estrutura e um ambiente para que os novos funcionários obtenham respostas a perguntas sobre seu novo local de trabalho sem problemas e pressão. Oferecer esse fórum durante a integração ajudará os novos contratados a ter um local de liberdade para trabalhar e a compreender melhor o ambiente de trabalho. Isso ajudará muito a promover o tipo de ambiente em que os novos funcionários prosperarão.

Nenhum aumento significativo é testemunhado na produtividade geral da organização, a menos que haja uma rotatividade de funcionários bem equilibrada em uma organização. Os gerentes escolhem criticamente os melhores padrões de recrutamento, sistema de avaliação de desempenho e práticas administrativas eficazes e metodologia de engajamento para manter o nível de retenção equilibrado.

Neste capítulo, discutiremos exatamente o quão essencial é realmente um novo recurso onboarding.

Rotatividade de retenção

  • Os novos funcionários que passaram por um programa de integração estruturado tinham 58% mais chances de estar com a organização após três anos.

  • Organizações com um processo de integração padrão experimentam retenção de novos contratados 50% maior

  • Até 20% da rotatividade de funcionários ocorre nos primeiros 45 dias

  • 69% dos funcionários são mais propensos a permanecer em uma empresa por três anos se experimentaram uma ótima integração

Rotatividade de custos

  • Os custos organizacionais da rotatividade de funcionários são estimados em uma faixa entre 100% e 300% do salário do funcionário substituído

  • 23% do volume de negócios de novas contratações antes do primeiro aniversário

  • Quase 33% dos novos contratados procuram um novo emprego nos primeiros seis meses de trabalho

  • O custo médio de substituição de um funcionário está entre 16 e 20% do salário desse funcionário

Rotatividade de desempenho e produtividade

  • As melhores empresas da categoria têm 35% mais probabilidade de iniciar os processos de integração antes do primeiro dia.

  • Funcionários cujas empresas têm programas de integração mais longos ganham proficiência total 34% mais rápido do que aqueles nos programas mais curtos

  • 60% das empresas não conseguem definir marcos ou metas para novas contratações

  • As melhores empresas da categoria têm 2,5 vezes mais probabilidade de progresso de seus novos contratados no processo de integração

  • A satisfação do gerente aumenta em 20% quando seus funcionários têm treinamento formal de integração

  • Apenas 37% das empresas estendem seus programas de integração além do primeiro mês

  • 22% das empresas não têm programa formal de integração

  • Normalmente, leva oito meses para um funcionário recém-contratado atingir a produtividade total

  • Organizações com um processo de integração padrão têm produtividade 50% maior de novas contratações

Embora os programas de integração sejam caros para uma organização, é essencial ter um programa de integração eficaz no interesse mais amplo da organização. A menos que os novos recrutas sejam remodelados de acordo com as demandas da organização, nenhuma meta da organização será materializada.

A integração de funcionários é um processo estratégico de convidar / apresentar um novo recurso para a organização e fornecer treinamento, informações, coaching e mentoria durante a fase de transição. Um processo de integração eficaz transforma os novos recrutas em ativos para a organização.

O processo de integração começa com o reconhecimento de uma oferta e continua ao longo dos primeiros seis a doze meses de emprego na organização.

Estágios do processo

A seguir estão os diferentes estágios do processo de integração do funcionário -

  • Preparation - Antes da chegada, atividades do primeiro dia ao primeiro mês que aclimatam o novo funcionário com a cultura, equipe, ambiente de trabalho e apresentam as políticas e procedimentos e módulos online.

  • Orientation - Orientação de Novos Funcionários de RH online, presencial, treinamento de Benefícios e orientação específica para departamentos.

  • Integration - Planejamento de desenvolvimento de funcionários por supervisor e participação de funcionários no treinamento de desenvolvimento de RH.

  • Engagement - Desenvolver a consciência da cultura organizacional, construindo relacionamento, atendendo às expectativas de desempenho e contribuindo para o sucesso da organização.

  • Follow-up - Acompanhamento e medição da eficácia do processo de onboarding.

Note- Há duas décadas, de acordo com o Bureau of Labor Statistics, o número médio de empregos mantidos na carreira de uma pessoa era seis. Hoje, o número médio de empregos ocupados é 11. E de acordo com o Bureau of Labor Statistics, o custo para substituir um funcionário é mais de 25% do seu salário anual (alguns dizem que 50%), por isso é muito caro quando você não t fazer direito.

Em organizações modernas aguçadas pela tecnologia e competição acirrada, o HRD de cada empresa não deixa pedra sobre pedra para contratar e reter funcionários talentosos. Com esse intuito em mente, todos buscam ter um plano de integração bem-sucedido para a nova geração que ingressar na organização. O plano de integração, portanto, dá um bom começo para atingir os objetivos da organização.

Os defensores da integração a descrevem como uma abordagem abrangente para trazer novas contratações que vai além da simples orientação. Os gerentes costumam ficar tão obcecados em recrutar trabalhadores talentosos que se esquecem de pensar no que acontecerá quando o novo contratado chegar pronto para trabalhar. Na verdade, trata-se de calcular o custo de contratação de novos trabalhadores para a empresa. As empresas precisam de novas contratações para serem produtivas, especialmente em uma empresa pequena, cada funcionário conta.

Think onboarding begins on an employee's first day? Wrong. Um programa de integração bem-sucedido realmente começa durante o processo de recrutamento e contratação. Um processo de integração está vinculado e, de certa forma, começa com a marca do empregador que você cria para atrair as pessoas que são adequadas para os objetivos gerais da sua empresa. Os especialistas sugerem que você comece o processo de orientação antes de um candidato ser formalmente contratado, incluindo ampla informação sobre seu local de trabalho e sua cultura na seção Carreiras em seu site.

Uma nova contratação certamente será required do a lot of paperwork,então, por que não começar? Muitas empresas optam por enviar os formulários jurídicos necessários juntamente com uma carta de oferta formal. Você também pode enviar um manual do funcionário com antecedência, para que os novos membros da equipe não fiquem sobrecarregados com informações no primeiro dia.

Na intranet da empresa, você pode disponibilizar para um novo contratado multimedia such as videos and podcasts that state your company's overall strategic goals,fale sobre os valores da sua empresa e forneça depoimentos de funcionários. Como um bônus, esses vídeos podem apresentar líderes da empresa, o que ajudará a apresentar os principais jogadores, reduzindo o interminável jogo de nomes que normalmente acontece no primeiro dia de um funcionário.

Aqui está uma lista de coisas que você deve ter prontas no momento em que seus novos contratados chegarem -

  • Enviando um e-mail de boas-vindas a um novo funcionário para todos na empresa

  • Configure uma estação de trabalho

  • Dê ao novo funcionário um crachá de segurança, se ele precisar

  • Criação da conta de e-mail do novo funcionário

  • Tenha uma pilha de cartões de visita esperando

  • Fornecendo uma placa de identificação em sua mesa ou porta de escritório

  • Configurar seu sistema telefônico e fornecer instruções para usar o correio de voz

  • Fornecer guias para qualquer software necessário que ele usará

O supervisor imediato de um novo funcionário também deve estar presente no primeiro dia. A pior coisa que você pode fazer é mostrar aos novos contratados quando seu supervisor imediato não estiver lá por três ou quatro dias. É como se casar e não ter seu cônjuge em lua de mel.

Não é difícil entender por que os novos funcionários ficam inicialmente um pouco confusos e com medo de falar com seu gerente imediato para assuntos gerais, como onde está o scanner e como podem usá-lo. É, portanto, essencial familiarizar os novos funcionários com cada minuto relacionado ao ambiente de trabalho. Isso não apenas economizará o valioso tempo da organização no futuro, mas também aumentará seu nível de energia.

Com a ajuda de um programa de integração de funcionários eficaz, deve-se ter como objetivo apresentar informações essenciais em um design simples de processo, para que o novo funcionário possa se voltar para os aspectos mais exigentes de seu trabalho na organização.

Lista de preparações para integração de funcionários

A equipe de RH deve incluir os seguintes pontos em sua lista, enquanto introduz uma nova contratação na empresa -

  • Alocação de espaço de trabalho
  • Organizando as necessidades de equipamentos de informática
  • Organizando o telefone
  • Guia para banheiro; Guia para banheiro
  • Guiando para o refeitório
  • Dar acesso aos sistemas de segurança (se necessário)
  • Dando acesso ao prédio de escritórios e local de trabalho
  • Navegação para a empresa
  • Transporte para empresa
  • Área de estacionamento e alocação de estacionamento

Cronogramas de deveres e expectativas do trabalho

O cronograma para as tarefas do trabalho e as expectativas para uma nova contratação são as seguintes -

  • Ligue e dê as boas-vindas ao funcionário, assim que a oferta formal for aceita

    • Revise a data de início, hora de chegada, localização, opções de transporte / estacionamento, código de vestimenta, planos de almoço e uma prévia da agenda do primeiro dia.

    • Forneça um endereço de e-mail e / ou número de telefone para que os novos funcionários possam entrar em contato com você, se necessário.

    • Informe o funcionário se ele precisar trazer algo no primeiro dia.

  • Planeje a programação geral do funcionário para a primeira semana ou mais

    • Eventos de boas-vindas como almoço, café da manhã com os membros da equipe ou RH durante a primeira semana.

    • Agenda detalhada para o primeiro dia

    • É hora de explorar o Employee Gateway e outros locais importantes

    • Apresentações e reuniões com pessoas-chave como colegas, amigos / mentores com quem o novo funcionário pode interagir regularmente.

  • Designe um amigo para orientar o novo funcionário, de preferência um colega que esteja entusiasmado com o trabalho e que esteja disposto a responder a perguntas nas primeiras semanas do novo contratado.

  • Reúna informações para fornecer no primeiro dia, como a descrição do trabalho, mapa / diretório do departamento, organograma, informações relacionadas às metas e prioridades da unidade, etc.

  • Planeje uma primeira tarefa para que ela / ele tenha um sucesso precoce.

Ambiente de trabalho

  • Obtenha o crachá de identificação, a placa de identificação e os cartões de visita do prédio, se necessário.

  • Providencie para que alguns suprimentos de escritório estejam prontos em sua estação de trabalho, mesmo que novos suprimentos sejam encomendados posteriormente.

  • Certifique-se de que o espaço de trabalho do funcionário esteja disponível, limpo e organizado e que todas as chaves necessárias estejam funcionando.

  • Se um funcionário solicitou acomodações no local de trabalho, trabalhe com seu parceiro de RH para providenciar com antecedência, se possível

  • Considere um pequeno presente de boas-vindas, como uma caneca de café.

Tecnologia da informação

  • Organize a instalação e configuração do telefone. Providencie autorizações e acesso a unidades comuns.

  • Em todos os casos, o registro do funcionário deve primeiro ser estabelecido no Workday, incluindo a documentação apropriada que autoriza a oferta de emprego, contrato e autorização para trabalhar.

  • Verifique o endereço de e-mail e o número de telefone do novo funcionário e certifique-se de que ele / ela está configurado com qualquer login / senha que será necessário

  • Verifique quais sistemas o funcionário precisará acessar e comece o processo para fornecer as permissões e / ou treinamento necessários.

Aprendendo e desenvolvendo

  • Identifique as datas de vencimento para o treinamento obrigatório.

  • Explore e identifique o treinamento opcional que você deseja atribuir aos novos funcionários.

Os novos funcionários ficam confusos e vacilantes sobre como se adaptarão e se familiarizarão com as pessoas no novo mundo em que acabaram de entrar. Em meio a tanta confusão e vacilação, eles procuram freneticamente por um aliado ou mentor confiável que possa guiá-los de maneira amigável através de todas as dificuldades aparentes que estão prestes a enfrentar no novo ambiente de trabalho.

Considerando a delicada situação acima, algumas empresas adotaram uma abordagem proativa, utilizando formal mentoring programsdurante a integração da nova contratação e por um bom motivo. A mentoria eficaz demonstrou aumentar o envolvimento dos funcionários e ajudar na retenção.

O papel de um mentor

Designar um mentor para os novos funcionários é uma tarefa de gerenciamento cuidadosamente escolhida. A natureza da designação de um mentor varia de acordo com a política interna da organização.

Em algumas organizações, um funcionário chamou um buddy, é atribuído a um novo funcionário para orientação e integração de novos funcionários. O amigo desempenha um papel semelhante ao de um mentor, mas geralmente é um colega de trabalho e um colega mais experiente do novo funcionário.

O objetivo de um mentor é ajudar o novo funcionário a absorver rapidamente as normas culturais e sociais da organização e a agir de acordo com a natureza do trabalho. O mentor pode ajudar o funcionário permanente a se tornar mais acostumado e eficaz em seu trabalho atual.

Orientar uma nova contratação durante a integração

A seguir estão as seis dicas úteis para designar mentores de um funcionário durante a integração de uma nova contratação -

  • Goal defining to the Mentoring Program- É importante estabelecer e articular o que você espera realizar com seu programa de mentoria. Ter um objetivo claro permitirá que você garanta a adesão da liderança, mentores e novos funcionários.

  • Assigning a Qualified Employee as a Mentor- É necessária uma combinação especial de conhecimento e experiência para orientar com eficácia um colega de trabalho. Os mentores não apenas devem possuir experiência em suas funções e amplo conhecimento da empresa, mas também devem ter a capacidade de ensinar ou treinar a nova geração.

  • Make the Mentors Participate in Onboarding- Não espere até que a sempre importante primeira semana de integração do funcionário esteja completa para envolver mentores no processo. Mesmo que sua coleção de mentores ainda não tenha sido atribuída a novas contratações individuais, esses funcionários podem ajudar o RH conduzindo apresentações ou exercícios de integração.

  • Practice with Patience while Assigning Mentors- Se for incumbido do papel de casamenteiro mentor-pupilo, não se apresse em julgar. É desejável esperar e observar até que a primeira semana do novo funcionário esteja completa para designar um mentor. A esta altura, você terá uma melhor percepção quanto à escolha de uma pessoa adequada que se encaixaria perfeitamente no ponto de combinar a química corporal do mentor e do pupilo.

  • Assigning both a Buddy and a Mentor to the New Hire- Idealmente, cada novo contratado terá dois conselheiros úteis. Enquanto um “amigo” mostra ao novo contratado as entradas e saídas do escritório, auxilia nas apresentações e responde a perguntas gerais não relacionadas à função do trabalho, um “mentor” deve ser alguém do mesmo departamento do novo funcionário. O mentor ajuda os novos funcionários a construir sua carreira na organização, orientando-os em seu desempenho real no trabalho.

  • Building a Good Mentor-Mentee Relationship- Depois que cada novo contratado tiver um mentor atribuído, vale a pena lançar formalmente seu programa de uma maneira divertida. Comece com uma atividade para quebrar o gelo e um almoço em grupo. Quando você começa cada nova geração de seu programa de mentoria com o pé direito, posiciona melhor os mentores para ajudá-los a preparar seus pares de funcionários para o sucesso em suas novas posições. Isso se mostra altamente benéfico para a organização, pois cria uma raça - bem treinada, preparada e experiente.

Na melhor das hipóteses, os relacionamentos mentor-pupilo são mutuamente benéficos. O pupilo (os novos funcionários) recebe orientação para crescer na empresa, enquanto o mentor tem a oportunidade de refinar suas habilidades de liderança.

Para a implementação factual de um plano de integração bem elaborado, é necessário ter uma lista de verificação de integração do funcionário. Isso funcionará como um lembrete para tornar a integração do funcionário eficaz e eficiente. Vamos agora aprender mais sobre a lista de verificação de integração de funcionários.

Uma lista de verificação abrangente e bem definida é um pré-requisito necessário para a implementação bem-sucedida de um programa de integração para os novos funcionários. Lembre-se de que as listas neste módulo são um ponto de partida. Você terá que adaptar cada lista de verificação para atender às necessidades de sua própria organização e também à natureza do trabalho.

Employee Onboarding Checklist é dividido em dois tipos -

  • Lista de verificação antes da chegada (antes do primeiro dia)
  • Lista de verificação pós-chegada (durante e após o primeiro dia)

Agora, vamos entender quais são os itens da lista de verificação e sua relevância.

Lista de verificação antes da chegada

A lista de verificação antes da chegada é necessária antes da chegada dos novos funcionários. Garante que tudo seja organizado e preparado no local de trabalho antes de uma nova chegada.

A lista de pré-chegada pode incluir o seguinte -

  • Enviar um e-mail ou carta de boas-vindas ou ligar para um funcionário após a oferta ser aceita; fornecendo-lhe detalhes de salário e vantagens.

  • Colocar o equipamento necessário e roupas de trabalho (se necessário) no lugar.

  • Oferta para visitar o edifício do local de trabalho.

  • Configuração de estação de trabalho e telefone, correio de voz e acesso à Internet.

  • Informações ao segurança quanto ao recém-chegado.

  • Informe a equipe atual sobre a data de chegada e histórico da nova equipe, etc.

  • Informe a equipe atual sobre a data de chegada e histórico da nova equipe, etc.

As listas de verificação garantirão que nenhuma parte do processo de integração seja ignorada.

Lista de verificação pós-chegada

O checklist de chegada contém todos os itens necessários para que os colaboradores se sintam em casa e aprendam a conviver com as novas pessoas, o novo ambiente de trabalho e, obviamente, uma nova cultura organizacional.

Primeiro dia

O primeiro dia deixa um impacto duradouro nos funcionários. Portanto, toda organização se esforça para que seus novos funcionários se sintam em casa. O novo funcionário é bem recebido e acomodado. O funcionário se sente acolhido e preparado para começar a trabalhar; começa a entender a posição e as expectativas de desempenho.

  • A organização deve apresentar apenas as informações básicas de uma forma fácil de digerir, de modo a permitir que os novos funcionários se voltem para os aspectos mais exigentes de seu trabalho.

  • Os novos funcionários têm facilidades para acessar informações, informações de segurança e chaves.

  • O amigo ou mentor responde a quaisquer perguntas imediatas que o funcionário possa ter.

  • Os novos funcionários podem fazer um tour pelas instalações imediatas no local de trabalho.

  • Eles têm tempo para se estabelecer e revisar todas as informações fornecidas ao longo do dia.

  • Eles são obrigados a fazer um balanço do dia, obter respostas a quaisquer perguntas pendentes que tenham e fornecer a programação e atividades para os próximos dias.

Primeira semana

Na primeira semana, os funcionários recebem sua atribuição inicial. Durante esse tempo, os funcionários adquirem uma melhor compreensão da organização e de suas funções. Os funcionários começam a aprender os fundamentos da cultura e padrões organizacionais. Eles aprendem e se familiarizam com os procedimentos operacionais padrão relacionados ao seu trabalho.

Embora as atividades que os funcionários desempenham durante a primeira semana variem de empresa para empresa e de emprego para emprego, o conhecimento do novo ambiente e de novas pessoas vai ganhando corpo.

Primeiro mês

Durante o primeiro mês, os funcionários conhecem a programação, as obrigações e as expectativas do trabalho. A socialização toma forma e os funcionários gradualmente se inserem na cultura da organização.

O novo funcionário torna-se ciente de seu desempenho em relação à posição e às expectativas. Ele continua se desenvolvendo, aprendendo sobre a organização e construindo relacionamentos profissionais.

Primeiros três meses

Durante os primeiros três meses, os funcionários têm plena consciência de seu papel e responsabilidades na organização. Ele começa a trabalhar de forma independente e a produzir um trabalho significativo. O novo funcionário agora se sente em casa com o novo ambiente, tanto funcional quanto socialmente.

Primeiros seis meses

Durante esse tempo, o funcionário desenvolve e ganha o ímpeto necessário para prosseguir com seu trabalho e produzir resultados. Ele também se prepara para tomar iniciativas. Seu nível de confiança aumenta e ele agora está engajado na nova função enquanto continua aprendendo. O novo funcionário agora está convencido a discutir com outros funcionários e com o chefe como as coisas foram acontecendo e o que mais seria útil para ele.

Primeiro ano

O novo funcionário agora está totalmente engajado em sua nova função. Ele aplica habilidades e conhecimento, toma decisões acertadas, contribui para os objetivos da equipe, entende como suas atribuições afetam outras pessoas na organização e desenvolve relacionamentos de trabalho eficazes.

Durante esse tempo, ele trabalha com certo nível de autonomia. Ele desenvolveu por si mesmo um forte entendimento da missão e cultura da organização. Ele está confiante, pronto para assumir atribuições adicionais. Acima de tudo, o funcionário se sente completamente em casa enquanto trabalha na organização.

Como o objetivo do programa de integração é apresentar os novos contratados ao seu trabalho, os colegas de trabalho e a organização e sua cultura de trabalho, cada organização, grande ou pequena, elabora seu próprio plano de integração adequado às suas necessidades e capacidade. Isso não é feito como uma formalidade ou tradição de negócios, mas como uma parte essencial da gestão de recursos humanos.

Existem muitas maneiras de orientar efetivamente os novos funcionários para uma empresa e um cargo, mas certos programas formalizados são mais benéficos porque são consistentes e padronizados. A seguir, uma discussão sobre os vários tipos de programa de integração adotados por diferentes organizações.

Tipos de integração

Existem muitos tipos diferentes de programas de integração que são implementados por diferentes organizações para atingir o mesmo objetivo de apresentar um novo funcionário à organização em questão para prepará-lo para um papel construtivo na realização dos objetivos organizacionais.

O tipo mais comum de programa inclui uma breve sessão de orientação em que um novo contratado preenche a papelada necessária e recebe folhetos relevantes que explicam a missão, as políticas e as expectativas da empresa. Outros programas incluemformal training sessions, mentorship programs, leadership involvement, e outras iniciativas semelhantes destinadas a envolver funcionários de nível sênior de sucesso no processo de orientação.

Normalmente, as empresas menores não têm os recursos necessários para implementar um programa de integração formal e eficaz. Portanto, os novos contratados geralmente recebem uma breve introdução à empresa e, em seguida, devem aprender por meio do conhecido processo de tentativa e erro.

Como existem diferentes tipos de integração de funcionários, também existem várias faces da integração. Vamos entender em detalhes sobre as várias faces da integração de funcionários.

Integração de funcionários regulares

Freqüentemente chamada de socialização organizacional, a integração de funcionários se refere ao processo por meio do qual os novos funcionários reúnem o conhecimento, as habilidades e o comportamento necessários para se tornarem uma parte eficiente da equipe existente.

Com o mercado de recursos humanos estimando que 50% das falhas de contratação ocorrem dentro de 18 meses no trabalho para posições diferentes do nível sênior, as empresas - grandes e pequenas, estão garantindo que seus funcionários não sejam um dos 25% da população que procura transições de carreira todos os anos.

Integração de usuário / consumidor

O processo de integração usado para aumentar a probabilidade de um novo usuário adotar com sucesso seu produto / serviço após a compra é conhecido como integração do usuário. A principal razão por trás das empresas fazerem disso uma parte vital de sua estratégia de marketing é a retenção.

A retenção de usuários é importante hoje porque quase cada produto / serviço tem pelo menos uma centena de alternativas com ofertas e preços competitivos. A maioria das empresas perde seus usuários nos primeiros dois meses da compra porque a experiência pós-venda foi decepcionante para o consumidor ou porque o consumidor simplesmente não entendeu como tirar o máximo proveito de sua compra.

Cliente Onboarding

Uma das funções mais críticas para empresas B2C e B2B, a integração do cliente impacta diretamente na experiência do cliente, no atendimento e nos relacionamentos, levando a uma maior aceitação. Cada cliente tem diferentes expectativas, metas, objetivos e compreensão do produto ou serviço que você está oferecendo; tornando obrigatória a inclusão de uma apresentação pessoal durante o processo de integração.

No capítulo anterior, entendemos os diferentes tipos de integração de funcionários. Neste capítulo, iremos discutir sobre a integração de funcionários para diferentes quadros / designações / categorias / graus.

A seguir estão os diferentes tipos de integração para diferentes designações -

  • Integração para juniores
  • Integração para gerentes
  • Integração para diretores

A integração dos funcionários não pode ser igual para todos os funcionários de qualquer organização. Conforme a experiência cresce, a responsabilidade, o respeito e o tratamento também mudam e aumentam. Portanto, a integração do funcionário será diferente para diferentes funcionários de acordo com suas respectivas designações.

Integração de funcionários para juniores

No passado, a responsabilidade de transformar um estranho recém-recrutado em um funcionário adequado e bem informado era deixada para o experiente funcionário do departamento de pessoal no programa de orientação do primeiro dia. Dessa forma, o funcionário foi deixado para afundar ou nadar para o sucesso a partir daqui.

Hoje, onboarding é a adição mais recente à lista de verificação de um gerente. As empresas percebem que há uma grande recompensa neste período de lua de mel único, fazendo com que o novo funcionário se sinta bem-vindo e confortável em seu novo ambiente, garantindo à pessoa que ela tomou uma boa decisão e minimizando o tempo que leva para se tornar um membro produtivo grupo de trabalho.

A integração de funcionários para um Junior são as seguintes -

  • Envie um e-mail a todos no escritório para que estejam preparados para receber um novo funcionário.

  • Configure o computador e configure as contas de e-mail do novo funcionário. Fornece guias para qualquer software necessário que ele usará.

  • Configure seu sistema telefônico e forneça instruções para usar o correio de voz e todos os outros sistemas de comunicação exigidos pelo novo contratado para cumprir suas responsabilidades com eficácia.

  • Tenha uma pilha de cartões de visita esperando.

  • Designe um espaço de trabalho e coloque uma placa de identificação em sua mesa ou na porta do escritório como um sinal tangível de que você preparou o espaço.

  • Ajude o novato a aprender nomes e empregos. Faça um organograma informal de seu departamento que descreva quem é responsável por quê. Inclua seu chefe e o chefe dela também, junto com quaisquer outras pessoas que seu recém-chegado provavelmente encontre.

Por fim, explique ao novo contratado suas expectativas sobre o desempenho. Uma análise detalhada do formulário de avaliação de desempenho de sua empresa é uma das tarefas de integração mais importantes e negligenciadas. Um bom trabalho de integração pode tirar semanas da curva de aprendizado e fazer com que o novo funcionário se torne totalmente produtivo rapidamente.

Integração de funcionários para gerentes

Os gerentes ocupam posições importantes e estratégicas em uma organização. Eles desempenham um papel decisivo na mudança do destino da organização. Quando se trata de contratação de gerentes, você tem duas opções -

  • Contratação de fora
  • Promoção de dentro

Se você ainda está nos estágios iniciais, ou se a maioria dos funcionários é inexperiente na equipe de atendimento ao cliente, provavelmente acabará contratando pessoas de fora da empresa.

Existem algumas desvantagens em contratar pessoas de fora da empresa. Entre eles, há dados que mostram que é mais caro e que as contratações externas tendem a sair mais cedo.

Os contratados externos também não terão o mesmo conhecimento do produto que alguém que subiu na hierarquia. O mesmo não acontece durante a promoção de dentro. Mas, depende de quanto tempo o novo gerente esteve em sua posição anterior; eles podem ter mais dificuldade em afirmar autoridade sobre seus companheiros anteriores.

A integração de funcionários para gerentes é a seguinte -

  • Send them a management handbook. Qualquer coisa que dê ao novo gerente uma ideia sobre a cultura e as políticas da empresa o ajudará a se sentir menos constrangido no primeiro dia.

  • Providing other supplementary materials to put them at ease. Os gerentes recém-nomeados podem receber visuais mostrando como as coisas são executadas na organização.

  • Get the paperwork out of the way.Se puder, envie qualquer papelada que precise de revisão e assinatura; isso pode economizar tempo no primeiro dia.

  • Give them a “day before” meeting or call.Depois que eles tiverem a chance de revisar alguns dos materiais que você enviou, agende um horário para conversar antes do primeiro dia. Você pode dar a eles um resumo do que podem esperar e eles podem fazer todas as perguntas que o manual do funcionário (ou papelada, etc.) trouxer.

A ideia geral é tornar o novo ambiente menos opressor, familiarizando o novo gerente com rostos e ideias de dentro da empresa.

Integração de funcionários para diretores

Novos diretores enfrentam uma curva de aprendizado íngreme, e a pressão para subir rapidamente é intensa. No atual ambiente de negócios em rápida mudança, um novo diretor deve ser informado sobre questões relacionadas à cultura da empresa e do conselho o mais rápido possível para começar a agregar valor.

A integração do diretor é a seguinte -

  • Os programas de posse de diretor geralmente são administrados por secretários corporativos, às vezes com a contribuição do diretor de recursos humanos.

  • Se o novo membro do conselho teve algum treinamento geral prévio na função de conselheiro, a indução pode se concentrar na empresa, seus produtos, serviços e jogadores-chave, o contexto empresarial mais amplo e a cultura do conselho e como ele funciona .

  • O ideal é que o novo diretor passe algum tempo na sede da empresa com executivos seniores.

  • Os novos diretores do conselho devem ser incentivados a fazer visitas ao local para ver o máximo das operações da empresa no local.

  • Os conselhos também podem pensar em ter um programa de mentor informal que junte um novo diretor a um diretor mais experiente que pode fornecer uma perspectiva sobre as atividades da diretoria.

O ideal é que um novo diretor sem experiência anterior do conselho participe de um programa de treinamento de diretor geral. Isso lhe dará a oportunidade de se familiarizar mais com o papel do conselho e dos diretores individuais, importantes regulamentos de governança e requisitos de listagem e as questões de governança que afetam a diretoria hoje.

A integração e o engajamento dos funcionários andam de mãos dadas. Qualquer programa que você implementar precisa ser envolvente. O objetivo da integração de funcionários é envolver os funcionários desde o início. Onboarding é mais do que simples listas de verificação; engaja novas contratações na cultura da empresa e promove uma equipe altamente funcional. Quando a integração é feita corretamente, os funcionários ficam mais engajados e produtivos.

Onboarding é um problema de gerenciamento extremamente mal focado, talvez porque o retorno não seja imediato e os ganhos de retenção normalmente não sejam convincentes. No entanto, a integração está diretamente ligada ao talento da organização e, se você não tiver uma ótima equipe, as coisas desmoronam.

O engajamento antecipado do novo contratado é fundamental para o sucesso do programa de orientação de novos funcionários. O envolvimento dos funcionários não é mais apenas uma questão de motivação para contribuir como um indivíduo, mas agora está alinhado com os objetivos de negócios do empregador e os requisitos do cliente.

  • Envolva o novo contratado em atividades em grupo com colegas.

  • Agende almoços de equipe com membros seniores com frequência. Esses são métodos informais para avaliar o nível de engajamento dos novos contratados.

  • Organize atividades de construção de equipe envolvendo outros membros da equipe também.

Alinhar o novo contratado com os objetivos da empresa e as necessidades do cliente, no mínimo, é fundamental para seu desempenho.

Como criar um programa envolvente?

Onboarding tem tudo a ver com o engajamento de novos contratados. Isso é significativo, uma vez que existe uma quantidade alarmante de desligamento no local de trabalho.

A equipe de RH pode implementar os seguintes métodos para construir engajamento em seus esforços de integração -

  • A Quick Survey for Employee - Isso ajudará a fornecer uma boa avaliação de base para uso para fins de comparação na conclusão dos esforços formais de integração.

  • Creating Individual Career Growth Plans- O engajamento vem do sentimento dos funcionários de que são respeitados e têm interesse no sucesso da empresa. Criar planos de carreira / crescimento ajuda porque não só fornece referências de sucesso aos novos contratados, mas simplesmente perguntar como você pode apoiá-los gera lealdade.

  • Leaders Accountability- Quando um funcionário reclama do trabalho, muitas vezes o problema não é com o trabalho; é com o gerente. A falta de bons mentores e líderes de qualidade na força de trabalho hoje é diretamente proporcional à falta de lealdade dos funcionários. É uma relação de causa e efeito.

  • Explaining the Future Plans- Funcionários satisfeitos estão recebendo um contracheque, mas funcionários engajados estão contribuindo para sua missão. Para se engajar, seus funcionários precisam conhecer suas metas de desempenho e a missão da empresa, além de ganhar dinheiro.

A verdade é que a maioria dos funcionários não é inerentemente desleal; eles estão simplesmente procurando um trabalho que seja satisfatório e envolvente. É importante observar que satisfação no trabalho e engajamento não são a mesma coisa. Funcionários satisfeitos manterão a empresa à tona, mas funcionários engajados ajudarão a organização a crescer.

Diferentes maneiras de engajar os funcionários

Como gerente, manter seus funcionários engajados talvez seja o maior desafio que você enfrenta. É também uma grande oportunidade de obter compromisso de longo prazo e esforço discricionário de sua equipe. Esse esforço acabará por levar a uma maior produtividade.

A equipe de RH pode recorrer às seguintes estratégias para criar uma experiência de integração mais eficaz e envolvente -

Começando adiante

Não há muito que seja menos envolvente do que passar horas preenchendo papéis. Acelere o processo de integração, permitindo que os novos contratados preencham a papelada com antecedência, de modo que seus primeiros dois dias comecem com o aprendizado sobre a cultura da empresa e com seus novos colegas.

Espalhando

Não se iluda pensando que é uma boa ideia espremer todo o processo de integração em apenas uma semana para que os funcionários possam se tornar membros da equipe superprodutivos mais rapidamente. Onboarding é mais do que conhecer seu gerente e aprender onde está a copiadora. É assim que os funcionários aprendem o que é necessário para ter sucesso no trabalho, e isso vai levar tempo.

Oferecendo oportunidades para praticar

Envolvê-los em uma pequena, mas significativa parte de um projeto desde o início ajudará a desenvolver suas habilidades e sua confiança. Não diga apenas quais habilidades eles precisam para realizar seu trabalho com sucesso, forneça-lhes oportunidades reais de praticar as habilidades no trabalho.

Personalizando a Experiência

É necessário conhecer e discutir os objetivos de carreira do funcionário e analisá-los para ver como seus objetivos se equiparam aos da organização. Fazer com que seus funcionários se sintam valorizados e respeitados, tanto como funcionários quanto como indivíduos, pode contribuir muito para construir funcionários felizes e produtivos e uma excelente cultura empresarial.

Benefícios do envolvimento do funcionário por meio de integração

Um programa envolvente de treinamento para novos contratados pode ter inúmeros benefícios para sua empresa e para seus novos contratados.

Os benefícios do programa de integração de funcionários são os seguintes -

  • More Productive Employees - Se um funcionário for devidamente engajado durante a orientação para novos contratados, é mais provável que ele preste muita atenção ao seu trabalho e garanta que todos os procedimentos e processos estão sendo seguidos de forma adequada e que estão desempenhando o melhor de suas habilidades.

  • Loyal Employees- Investir em seus funcionários, fornecendo-lhes treinamento adequado e atualização é extremamente importante ao tentar construir um relacionamento de longo prazo com uma nova contratação. Se o novo membro da equipe sentir que foi treinado e apoiado adequadamente, é mais provável que ele se sinta emocionalmente investido em sua empresa. Isso não apenas aumenta a lealdade dos funcionários, mas também pode ajudar a diminuir sua taxa de rotatividade.

  • Better Information Retention- Quando os novos contratados estão realmente engajados em seu treinamento, eles se distraem com menos facilidade e, portanto, retêm mais informações. Isso é valioso porque significa que o retreinamento é menos provável e os novos contratados que investem mais em seus novos cargos também têm menos probabilidade de aumentar sua taxa de rotatividade.

Uma experiência de integração envolvente irá preparar seus funcionários para o sucesso de longo prazo e o engajamento no trabalho. Investir na melhoria de sua integração é bom para seus funcionários e é bom para a empresa.

Para a implementação efetiva de um programa, o acompanhamento é uma etapa essencial a ser seguida. A integração de funcionários não é uma exceção. Acompanhar os novos funcionários é essencial para uma integração eficaz. Os gerentes precisam se envolver com suas novas contratações e determinar se alguma mudança precisa ser feita em seu processo de treinamento. Reúna-se de maneira consistente com os novos funcionários e ajude-os a resolver quaisquer problemas ao longo do caminho.

Não é apenas anti-profissional, mas também rude, quando você pergunta ao seu novo membro da equipe após o primeiro mês se 'tudo está indo bem para ele'. Há necessidade de acompanhamento construtivo para os novos funcionários.

Os novos membros da equipe ainda estão bastante vulneráveis ​​após um mês em uma nova função. Na verdade, muitos se descreveriam como se sentindo “conscientemente incompetentes”, em outras palavras, eles estão cientes do quanto ainda não sabem.

É por isso que o check-in de 30 dias após a locação é crucial. Não é apenas uma chance para você discutir se suas expectativas iniciais estão sendo atendidas. É a oportunidade perfeita para o novo membro da equipe compartilhar com você se as expectativas dele também estão sendo atendidas.

  • Put Time Aside- 30 dias em qualquer negócio podem passar em pouco tempo. O tempo passa rápido para você, pois você está ocupado executando as tarefas atribuídas. Mas, para um novo funcionário, pode parecer uma eternidade se não receber feedback regular.

  • Preparation- Se houver uma reunião agendada, você pode ter certeza de que seu novo membro da equipe estará se preparando para a conversa. Então, para evitar um "tudo legal?" cenário, gaste alguns minutos preparando sua parte do check-in de 30 dias também.

  • The Setting- Escusado será dizer que um elevador em movimento não é o fórum mais adequado para o check-in de 30 dias. Nem é um táxi no caminho de ou para uma reunião. Nem é apenas sentar-se no canto da mesa do novo membro da equipe com uma cerveja para um bate-papo em uma tarde de sexta-feira.

  • The 2-Way Conversation- Lembre-se de que o check-in de 30 dias não é apenas sua chance de fornecer seu feedback. É claro que você terá a chance de falar, mas deve deixá-los iniciar a conversa.

  • Listen Carefully- Assim como você fez em sua entrevista inicial com eles, durante o check-in de 30 dias você deve ouvir o dobro do que fala. É claro que quando você estiver fornecendo seu feedback, embora possa ter algumas observações gerais, sempre que possível, tente relacionar a conversa com suas expectativas de sucesso específicas.

  • Encourage Them- Na maior parte, 30 dias é muito cedo para tomar decisões drásticas. Quer se trate de uma conversa fluida ou de alguns silêncios estranhos ou de alguns comentários difíceis inesperados, sempre que apropriado, deixe os novos funcionários saberem que você está do lado deles e que fará tudo o que puder para ajudá-los a atingir seus objetivos.

  • Follow-up- O acompanhamento é uma das etapas mais importantes, embora aconteça após o check-in real de 30 dias. Se você concordou em fazer algumas mudanças, investigar algo, falar com outro membro da equipe ou retornar ao seu novo membro com uma resposta a uma pergunta específica, certifique-se de fazer isso. E, se possível, comprometa-se a fazê-lo em um período de tempo relativamente curto.

Ninguém respeita um gerente do tipo "fala só e não age". E se essa é a impressão que você cria na marca dos 30 dias, será difícil reconquistar o respeito quando se trata de qualquer conversa futura relacionada ao desempenho.

Dicas para um acompanhamento eficaz do funcionário

Ter um acompanhamento eficaz e consistente mostra que você acredita no que foi ensinado durante o treinamento. Ao fazer o acompanhamento, você transmite uma mensagem de seriedade e importância. Esta é uma etapa essencial na iniciativa geral de treinamento. Se a gerência não estiver fazendo o acompanhamento, os funcionários se perguntarão por que deveriam se preocupar em implementar as novas habilidades ou procedimentos.

Depois que seus funcionários passarem por treinamento ou aprenderem algo novo, é importante fazer um acompanhamento com eles. O acompanhamento não apenas lhe dá a chance de ouvir o que seus funcionários realmente pensam sobre suas habilidades ou conhecimentos recém-adquiridos, mas também demonstra seu interesse no sucesso de seus funcionários.

A seguir estão algumas dicas para ajudá-lo com seu acompanhamento -

  • Pergunte a seus funcionários como eles gostariam que o acompanhamento fosse conduzido.

  • Permita que seus funcionários sejam criativos com suas próprias maneiras de reforçar o treinamento e as novas habilidades que aprenderam. Seja solidário e receptivo às ideias deles.

  • Atribua atribuições periódicas sobre diferentes tópicos do treinamento.

  • Atribua um "pupilo" a cada funcionário que participou do treinamento. Peça ao funcionário para ensinar um tópico por semana para seu novo "pupilo".

  • Incentive seus gerentes e supervisores a colocar em prática as habilidades que aprenderam no treinamento imediatamente. Eles podem dar o exemplo.

  • Você deseja que o treinamento esteja fresco em suas mentes.

  • Esteja atento. Observe seus funcionários em ação à medida que colocam em prática suas novas habilidades.

  • Se seus funcionários desenvolveram planos de ação como parte do treinamento, reúna-se com eles individualmente para verificar o progresso.

  • Elabore um pequeno questionário e envie-o por e-mail aos seus funcionários para obter seu feedback.

Como os esforços mais valiosos, o aprendizado eficaz requer tempo e prática. Quanto mais você faz algo, mais fácil se torna. É por isso que é tão importante garantir que seus funcionários tenham o acompanhamento adequado de seu treinamento.

Ao acompanhar o treinamento de seus funcionários, agende reuniões com eles individualmente. Peça-lhes que sejam honestos com você e compartilhe as experiências boas e ruins que tiveram enquanto implementavam as novas habilidades que aprenderam no treinamento. Isso fará com que seus funcionários sintam que têm voz ativa em seu desenvolvimento e que você valoriza a opinião deles.

Está comprovado que um processo de integração claro aumenta a confiança e a satisfação, melhora a produtividade e o desempenho e reduz o estresse e a confusão para os novos funcionários.

Onboarding é o sistema ou processo de "dar os primeiros passos" e concluir todas as tarefas iniciais do projeto, de manter novos funcionários atualizados para que possam trabalhar juntos de forma eficaz, obter todas as informações de que precisa e ter um ótimo relacionamento com o novo contratações.

Agora está estabelecido que definir e esclarecer as expectativas dos funcionários é uma parte importante do processo de integração. Requisitos e expectativas devem ser estabelecidos desde o início. Os novos funcionários não devem se surpreender ao começarem a trabalhar. Defina as expectativas e use-as para avaliar o progresso.

Definir expectativas e limites claros e ser franco sobre o que o novo contratado precisará fazer os deixará mais confortáveis ​​e capazes. Isso reforça o fato de que estão trabalhando com um profissional, não com o amigo. Também mostra a eles que você leva o projeto e o relacionamento deles a sério.

Definindo expectativas durante a integração do funcionário

Contratar uma nova pessoa para se juntar à sua equipe é muito empolgante, especialmente se você está tentando preencher o cargo há algum tempo. Embora você possa ter pilhas de trabalho empilhadas à espera de sua chegada, certifique-se de não sobrecarregá-los imediatamente. Isso minimizará as chances de torná-los aptos para o trabalho.

Causar uma boa primeira impressão define o tom para a duração do emprego. É importante fornecer um treinamento completo, estar prontamente disponível e permitir que eles se acomodem em suas novas funções. Se você espera muito cedo, há uma boa chance de assustar o novo contratado e ter o cargo vago novamente.

Se os novos contratados se sentirem confusos e com problemas para se adaptar à equipe e atender às expectativas, a culpa é do programa de integração.

Siga estas dicas para deixar seus novos funcionários atualizados -

  • Providing Immediate Training- É importante começar a treinar seus novos contratados imediatamente, mas não espere que eles aprendam imediatamente. Aprender novos sistemas, processos e procedimentos leva tempo; então, seja paciente e prepare-se para responder a muitas perguntas.

  • Regular Offering of Feedback- Você não pode esperar que novos contratados saibam se cometeram um erro. Aprender como fazer um novo trabalho é um processo de tentativa e erro. Forneça feedback todos os dias sobre as coisas que a pessoa está fazendo bem e dicas gentis sobre como melhorar.

  • Making Clear Expectations- Não é justo colocar grandes expectativas em uma nova contratação antes que eles tenham a chance de se familiarizar com o trabalho. Crie um plano de 30-60-90 dias detalhando o que se espera deles em cada etapa. Reúna-se com eles regularmente para discutir seu progresso e responder a quaisquer perguntas que eles tenham.

  • Including them in a Right Away- Certifique-se de que os novos contratados se sintam parte da equipe desde o primeiro dia. Convide-os para reuniões de equipe, dê-lhes uma pequena parte de um projeto para trabalhar e ouça suas ideias. À medida que eles se tornam mais confortáveis ​​em sua nova função, aumente gradualmente seu nível de responsabilidade.

Se expectativas realistas não forem estabelecidas entre você e seu novo funcionário, isso pode levar a um estado em que nenhum de vocês terá uma compreensão clara do que esperar do outro.

Isso pode causar medo, confusão, ansiedade e frustração por parte do novo funcionário, o que pode gerar falta de comprometimento e esforço. Portanto, para eliminar esse problema potencial, você deve garantir que seu novo funcionário tenha expectativas realistas.

Onboarding é um programa abrangente e útil para pequenas e grandes organizações. No entanto, os métodos para realizar o programa de integração geralmente variam de organização para organização, dependendo de seu tamanho, natureza do trabalho, etc.

Onboarding não é um programa de um dia ou único. É um processo que continua por um período considerável de tempo até que as novas contratações se aclimatem totalmente com a nova cultura de trabalho, pessoas e procedimentos de trabalho. Os precursores do onboarding são o pré-embarque e a orientação.

As atividades de pré-embarque preparam a chegada do novo contratado. A Orientação para Novos Contratados dá as boas-vindas aos novos contratados e os introduz na empresa. Em seguida, o onboarding envolve os novos contratados em atividades de trabalho produtivas e ajuda a assimilá-los em seu grupo de trabalho.

A maneira como você atribui trabalho aos funcionários é importante para o processo de integração. Às vezes, é possível envolver os funcionários nos projetos que lhes são atribuídos. Os novos funcionários, no entanto, terão menos experiência e precisarão de mais orientação. Usar o método mais eficaz tornará a tarefa de atribuição de trabalho mais fácil para você e seus novos contratados.

A atribuição de trabalho durante a integração do funcionário é amplamente dividida em três categorias -

  • A abordagem ditatorial
  • A abordagem de escolha da Apple
  • A Abordagem Colaborativa

A abordagem ditatorial

Nessa abordagem, o chefe ou o gerente age como um ditador. Ele desempenha um papel fundamental na decisão sobre o quê, onde, quando, por que, como as coisas são feitas e quem as fará. Os funcionários que deixarem de seguir as instruções serão tratados com ações disciplinares ou solicitados a dar explicações. Isso pode resultar na aposentadoria prematura dos funcionários.

  • The dictatorial leader traits are - todo o poder de tomada de decisão é deles, irreal nas demandas, usa disciplina e punição excessiva, não permite que outros questionem decisões ou autoridade

  • A more passive style of this is - todo o poder de tomada de decisão é deles, demandas irrealistas nubladas em humor, formas sutis de disciplina e punição, permite perguntas sobre decisões (na superfície) mas as ignora, finge ser seu amigo apenas para conseguir o que querem

A abordagem de escolha da Apple

A abordagem da colheita da maçã dá aos membros da equipe a liberdade necessária para escolher suas atribuições. Aqui, o membro da equipe escolhe um projeto em uma lista de tarefas que precisam ser concluídas.

Essa abordagem funciona bem quando o tamanho da equipe é pequeno e há apenas algumas tarefas a serem atribuídas. Para que essa abordagem seja eficaz, as tarefas precisam ser iguais em valor e carga de trabalho.

A Abordagem Colaborativa

Na abordagem colaborativa, toda a equipe recebe uma lista de tarefas e todos os membros da equipe são solicitados a definir prazos e prioridades para cada tarefa. Uma reunião de equipe é realizada para decidir quem será atribuído a cada tarefa.

Essa abordagem é a maneira mais eficaz de atribuir trabalho à medida que os membros da equipe decidem como o trabalho é distribuído. Os membros da equipe têm a oportunidade de escolher uma tarefa que seja mais significativa para eles. No entanto, essa abordagem não é adequada para atribuições urgentes.

Como você sabe se todo o trabalho árduo que você dedica à integração de novas contratações está valendo a pena? Onboarding não é ou não pode ser um fluxo unilateral de informações. Você pode e deve dar aos novos contratados a chance de compartilhar seus comentários sobre a empresa em geral e o processo de integração em particular.

Você pode usar as informações coletadas durante o processo de feedback para ter uma ideia do que está funcionando bem em sua nova experiência de contratação e, em seguida, fazer ajustes em seu programa conforme necessário.

Neste capítulo, discutiremos como a equipe de RH pode coletar feedback por meio de pesquisas para melhorar um processo de integração existente.

Sessões Individuais

As sessões individuais são ótimas para coletar feedback qualitativo sobre como os funcionários pensam e sentem. Você pode condensar essas informações em frases de efeito ou anedotas rápidas para compartilhar com os principais interessados.

Muitas vezes, faz sentido que o gerente direto de um funcionário conduza a sessão. Porém, a organização pode ter alguém de nível superior para conduzir a sessão para um resultado efetivo.

Se você está planejando realizar sessões individuais de coleta de feedback, aqui estão algumas idéias para perguntas que você pode usar -

  • Como está tudo indo até agora? Quais foram alguns destaques da sua experiência? Quais são alguns dos desafios que você enfrentou?

  • Você tem o suficiente, muito pouco ou muito tempo para realizar seu trabalho?

  • Como sua experiência até agora se compara à forma como a empresa e o trabalho foram apresentados a você durante o processo de inscrição e entrevista?

  • Que feedback você tem sobre sua experiência de integração?

  • Existe algo que ainda não esteja claro sobre nossa empresa ou sua função?

  • Você tem tudo que precisa para realizar seu trabalho?

  • O que o ajudaria a fazer melhor seu trabalho?

  • Aconteceu algo durante sua sessão de feedback que não foi abordado nas perguntas anteriores?

Feedback / pesquisas quantitativas

Se você está tentando obter mais uma visão geral de como seus novos contratados estão se sentindo, você pode usar uma pesquisa quantitativa. Geralmente é útil enviar esse tipo de pesquisa em pontos-chave durante o processo de integração, como no final da primeira semana ou primeiro mês de um funcionário.

A seguir, um exemplo de formulário de feedback usado nas empresas.

Step 1 - Recebi minha oferta de emprego e informações associadas em tempo hábil -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 2 - As informações que recebi antes da minha chegada ajudaram-me a estabelecer -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 3 - Eu sabia onde relatar, quem ver e me senti bem-vindo na minha chegada -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 4 - Depois de concluir os módulos 1 e 2 da introdução corporativa, ganhei uma compreensão dos objetivos, valores e requisitos de saúde e segurança no trabalho da Universidade -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 5 - Minha introdução inicial da unidade de trabalho foi útil e informativa -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 6 - Os requisitos de saúde e segurança no local de trabalho foram explicados e a Lista de Verificação WHS concluída -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 7 - Minha nova função foi efetivamente explicada e eu pude começar a trabalhar sem atrasos desnecessários -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 8 - Meu supervisor me aconselhou sobre qualquer treinamento obrigatório que devo concluir -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 9 - Eu entendo minhas obrigações de probation e gerenciamento de desempenho, desenvolvimento e revisão -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

Step 10 - Sinto-me bem informado e confortável em minha função -

Concordo plenamente Discordo
Aceita Discordo fortemente

É essencial enviar este tipo de mensagem aos novos contratados desde o início. Você quer ter certeza de alcançá-los durante aquela janela crucial quando eles estiverem tomando a decisão de permanecer por um longo prazo.

Benefícios do feedback do novo funcionário

O processo de integração é extremamente significativo para seus novos funcionários, bem como para futuros funcionários. Pesquisar seus novos membros de equipe após realizar uma parte do processo de integração para obter feedback sobre sua experiência, pontos fortes e fracos de seu processo de treinamento pode melhorar sua empresa como um todo.

Os benefícios do New Employee Feedback são os seguintes -

  • Coletar feedback dos funcionários revelará o que os trabalhadores pensam do programa de integração em particular e da empresa que representam, em geral.

  • Descubra se o programa de integração de novos funcionários da sua organização é eficaz. O novo funcionário entende suas funções de trabalho e está aprendendo a desempenhar seu cargo com eficácia?

  • Obtenha informações sobre por que novos contratados são atraídos para sua empresa. Isso ajuda você a entender quais são os benefícios percebidos de sua empresa e fornece recursos específicos para destacar durante o recrutamento futuro.

  • As pesquisas de novas contratações oferecem ao funcionário a oportunidade de oferecer áreas para melhoria no processo de recrutamento e treinamento e de solucionar quaisquer problemas que estejam enfrentando.

  • Aprenda detalhes sobre a percepção do candidato sobre a experiência de recrutamento e contratação. Eles se sentiram confortáveis ​​durante a entrevista?

  • Ao pesquisar regularmente as novas contratações, você está gradualmente compilando dados que podem ser analisados ​​ao longo do tempo. Isso permite que você visualize se as mudanças no processo de recrutamento, contratação ou treinamento estão melhorando o feedback dos novos contratados ou, se talvez, um novo plano de ação deva ser implementado.

  • Os relatórios de resposta agrupados por: satisfação no trabalho, suporte do supervisor, treinamento e orientação, políticas e processos da empresa ajudam a reconhecer rapidamente as tendências nas novas experiências de contratação.

Para concluir, o feedback dos funcionários recém-contratados após alguns dias de sua permanência na organização ajuda a administração a analisar a utilidade e a capacidade do programa de integração em andamento no sentido de obter mão de obra experiente e qualificada conforme desejado. Se o programa de integração em andamento for considerado deficiente em entregar o esperado para os novos contratados, a administração traz mudanças nele e o atualiza e reforma para se adequar às necessidades de integração dos participantes.