Produtividade pessoal - Guia rápido
A maioria das pessoas admite que já enfrentou momentos em que todos se perguntavam se seria melhor ter mais tempo em um dia. Isso pode não ser possível antes, mas definitivamente vale a pena tentar uma alternativa. Existem várias facetas em ser um funcionário que um profissional que trabalha deve levar em consideração ao planejar seu dia, e como ele pode organizar seu trabalho de forma que não sinta a pressão do tempo.
Para aproveitar os momentos de prazer ocultos da vida, é essencial que as pessoas aprendam a criar rotinas, estabelecer metas, criar um ambiente eficiente e usar técnicas organizacionais para maximizar sua própria produção. Usandopersonal productivitytécnicas de forma adequada, os profissionais atingem seus objetivos de forma eficaz, e isso também sem perder um prazo. Isso os ajuda a manter o controle sobre várias atribuições simultâneas em execução, para que possam garantir que seus objetivos pessoais sejam alcançados com êxito, juntamente com os objetivos da equipe.
Dr. Aubrey Daniels tinha usado o termo Personal Productivityexplicar a correlação entre as condições do local de trabalho e a obtenção dos resultados esperados. Ele propôs a teoria de que se o comportamento de uma pessoa pode ser modulado, então terá uma influência direta na qualidade de sua produção.
Usando esse entendimento em um ambiente formal, ele descobriu que se a gestão pode modular adequadamente as condições de trabalho em seu local de trabalho por meio de políticas, incentivos e um sistema de recompensa eficaz, então eles serão capazes de obter resultados muito melhores de seus funcionários.
Avaliação de produtividade e desempenho pessoal
Muitas pessoas tendem a confundir Personal Productivity com Performance Appraisal.
Avaliação de Desempenho é o processo no qual o desempenho de um funcionário durante um determinado período de tempo é avaliado, e é medido em relação às expectativas que a gestão dele faz. Se seu desempenho for considerado satisfatório, ele é recompensado por seu desempenho por meio de incentivos, aumentos, subsídios, etc.
Produtividade Pessoal refere-se a todo o conjunto de programas, atividades e processos que um funcionário pode criar para otimizar sua eficiência e produtividade, posteriormente sua equipe, seus departamentos e seu gerente. Ao contrário das avaliações que geralmente são um processo anual, a produtividade pessoal é um fenômeno do dia a dia.
Todo gerente gosta de ter um funcionário em sua equipe que seja bem informado, trabalhador, orientado para metas e focado. Em outras palavras, uma boa implementação de produtividade pessoal ajudará os funcionários a obter boas avaliações de desempenho.
De acordo com o Office of Personnel Management, localizado em Washington, DC, a produtividade pessoal consiste em um fluxograma que começa com o funcionário planejando sua atribuição adequadamente e definindo expectativas realistas, em seguida, implementando um automonitoramento regular para ver se seu trabalho está dentro do cronograma. ao mesmo tempo em que verifica o desempenho e avalia a qualidade de sua produção, recebe feedback construtivo e acaba ganhando recompensas como um artista merecedor.
Apenas introduzir um sistema de produtividade pessoal no local de trabalho não é suficiente. Os funcionários devem ser aceitos e seu feedback deve ser contado para projetar o sistema para ser o mais produtivo e eficaz possível.
Para implementar a Produtividade Pessoal com sucesso, o funcionário precisa interagir com a gestão, aprender com eles as expectativas da gestão, saber em que áreas deve melhorar, seus pontos fortes e fatores de motivação.
Orientações Importantes
Aqui está uma lista de algumas diretrizes importantes para projetar sistemas de produtividade pessoal eficazes -
Identificar claramente os tipos de trabalho que devem ser realizados.
Dividindo esses tipos de trabalho em perfis com tarefas claramente mencionadas.
Usar experiência em perfis depois de obter instruções claras da administração.
Compreender a ordem de classificação e obter expectativas.
Compreender o padrão de desempenho esperado dos principais ocupantes.
Envolvimento em relatórios trimestrais sobre o desempenho e feedback dos funcionários.
Acompanhe o desempenho pessoal e a produtividade.
Acompanhe os registros de desempenho pessoal.
Crie um sistema de recompensa pessoal para ganhar motivação.
Neste capítulo, faremos um estudo de caso para compreender o valor de estimular a produtividade do funcionário.
Antes de sua aquisição pela JACOBS, Sinclair Knight Merz(SKM) era um dos maiores fornecedores de serviços de infraestrutura e construtoras. Neste setor, as empresas competem principalmente pela eficiência de sua força de trabalho com suas habilidades, seu excelente relacionamento com os clientes, entrega de produtos dentro dos prazos, etc. Por isso, era muito importante para o seu pessoal de RH adquirir, treinar e reter top talento. A empresa incentivou um estilo de gestão aberto e diversificado.
The Issues at SKM
SKM temia que algum concorrente algum dia pudesse vencê-los em seu próprio jogo se eles não se mantivessem à frente da curva. E curiosamente, era seu estilo de gestão que estava causando a situação. Sua forma de trabalhar conferia autonomia quase total a cada funcionário para escolher seu estilo, tempo e ritmo de trabalho, em parte porque a empresa dependia enormemente de seus funcionários para conseguir clientes, manter relacionamentos, desenvolver redes.
Estrutura de desenvolvimento de capital humano da Accenture
Para encontrar um equilíbrio entre a liberdade de operações para seus funcionários e permanecer à frente na competição para que os conjuntos de habilidades certos sejam recrutados, nutridos e comercializados para os clientes, a SKM solicitou à Accenture a implementação de uma Estrutura de Desenvolvimento de Capital Humano. O objetivo dessa estrutura era permitir que o pessoal de RH avaliasse e analisasse o talento com eficácia e os recrutasse. Forneceu-lhes ferramentas de ponta de Desenvolvimento de Recursos Humanos e todos os métodos de avaliação competitiva.
O resultado
Quando a Estrutura de Desenvolvimento de Capital Humano foi implementada, muitos dos pontos fortes da SKM foram confirmados e validados. Os processos, a eficiência e as finanças da empresa obtiveram pontuações altas. No entanto, também descobriu áreas nas quais melhorias poderiam ser feitas.
O Departamento de RH teve uma pontuação muito alta nos dados coletados da estrutura, no entanto, as áreas de melhoria foram identificadas como “planejamento da força de trabalho e recrutamento local”. Usando esse feedback, a SKM renovou sua política de recrutamento central e começou a colocar pessoal de recrutamento interno em todas as suas unidades globais. Isso reduziu imediatamente o tempo de recrutamento de pessoal e maximizou a capacidade da empresa de fazer recrutamentos em massa de acordo com as necessidades e demandas de um projeto.
A estrutura também foi capaz de identificar que o desenvolvimento de liderança eficaz era uma área de melhoria no SKM. Por causa do modo de operação, era mais provável que uma pessoa recebesse um passe livre na maneira como lidava e interagia com seus clientes, no entanto, essas pessoas agora também foram solicitadas a preparar pessoas que se juntaram à organização para que os iniciados possam aprenda as cordas com seus colegas mais velhos.
SKM também fez alterações em sua política de recompensas. As preferências do funcionário foram levadas em consideração ao fazer uma oferta de recompensa a ele. Os esforços receberam melhor reconhecimento. O framework conseguiu determinar as áreas nas quais a administração deveria se concentrar mais e trabalhar nessas áreas trouxe mais melhorias que proporcionaram à SKM uma grande vantagem competitiva sobre seus pares.
O aumento bem-sucedido da produtividade pessoal de um funcionário depende da autoavaliação. O funcionário deve ter em mente que sua autoavaliação deve fornecer uma imagem clara dos padrões de seu desempenho e da qualidade do resultado. Para ter essa clareza, ele deve realizar avaliações periódicas do próprio trabalho, além das avaliações de desempenho trimestrais da administração, as quais o funcionário deve comparecer e tomar como medida construtiva para a melhoria do desempenho.
Etapas como essas ajudam o funcionário a detectar as áreas nas quais ele deve fazer alterações e melhorias. Também o ajuda a identificar as áreas individuais nas quais pode falar com a gestão, de modo que possam fornecer uma forma de aumentar sua produtividade.
A avaliação não determina apenas os artistas que precisam melhorar seu desempenho; também ajuda a identificar as pessoas que têm um desempenho muito bom, para que seu trabalho árduo seja reconhecido e recompensado. Um sistema de recompensa relevante fornece um grande ímpeto aos funcionários e os motiva a dar o seu melhor no trabalho.
Mantendo a forma como os funcionários reagem às mudanças em seu ambiente de trabalho, Kurt Lewin apresentou o “Three-phase Theory of Change”que está fortemente relacionado ao gerenciamento de desempenho. Essa teoria afirma que qualquer funcionário que tenta adotar a mudança passa por três fases -
Descongelando
Essa é uma fase crucial para o funcionário, durante a qual ele tentou entender a mudança e o motivo de sua ocorrência. A partir daí, começa a se preparar para aceitar as mudanças e tenta se adaptar a elas.
Durante essa fase, a pessoa enfrenta a percepção de que o ambiente em que ela se sentia confortável trabalhando também vai mudar. Nesse ponto, eles começam a pesar as vantagens de se adaptar à mudança e as desvantagens de perder o ambiente confortável de trabalho. Isso é chamado de Análise de Campo de Força.
mudança
Lewin mencionou que a mudança não é um evento único, mas um processo que depende das transições que acontecem em um sistema. Em outras palavras, as mudanças que um sistema enfrenta são devido às mudanças no ambiente circundante. O motivo dessa fase ser tão difícil é porque ninguém pode ter certeza do que vai acontecer no futuro, então é difícil trazer mudanças que serão boas para durar muito tempo em uma organização.
É o mesmo dilema que as pessoas enfrentam ao projetar o currículo para os alunos lerem nas escolas. Mesmo que não tenhamos certeza do que vai acontecer no dia seguinte, queremos projetar conteúdo e educação para eles que esperamos que permaneçam relevantes e os ajudem a construir suas carreiras décadas depois.
Em situações como essas, em que as pessoas têm que prever situações e tomar decisões com base nelas no presente, o ideal é tentar pensar em metas desafiadoras e tentar alcançá-las, em vez de manter metas realmente simples e baixas.
Congelando
Esta fase é o estabelecimento das novas mudanças e o sistema ganhando estabilidade. Este estágio pode levar mais tempo do que as outras duas fases para ser totalmente coberto, e muitas vezes incidentes de descongelamento frequentes acontecem durante ele, até que finalmente se torna estável por um longo tempo.
Os candidatos comparecem para entrevistas e rodadas subsequentes de avaliação, durante as quais a gerência determina sua habilidade, aptidão, temperamento e conhecimento. Dependendo da empresa, a gestão também administra avaliações anuais, semestrais e até trimestrais. Essas avaliações também os ajudam a determinar em qual processo um funcionário seria mais adequado para trabalhar, dependendo de seu perfil.
Tipos de avaliações
Existem dois tipos de avaliações pelas quais um funcionário passa -
Pre-screening- esse tipo de triagem é usado para obter informações sobre um candidato, sua experiência, habilidades e histórico antes de contratá-lo. Isso ajuda as empresas a evitar o recrutamento de pessoas com reputação duvidosa ou com intenção questionável.
Knowledge Screening- os candidatos muitas vezes confundem essa seleção como parte do próprio processo de recrutamento; no entanto, as pessoas são selecionadas aqui antes de serem entrevistadas pela equipe de RH. Essa triagem segue um formato de questionário com perguntas específicas do processo, tendo um conjunto de opções de múltipla escolha a partir das quais o candidato deve selecionar a correta.
Avaliações de Desempenho como Política Auto-Motivacional
As avaliações de desempenho são definidas como “a tarefa de avaliar um desempenho dentro de uma duração específica de trabalho, medindo-o com as expectativas e vendo o quanto dos objetivos foram alcançados”.
Cada funcionário tem sua própria maneira de lidar com uma avaliação de desempenho, no entanto, todos esperam uma lista de verificação de áreas importantes a serem consideradas ao obter uma avaliação de seu desempenho. Algumas dessas áreas importantes são discutidas abaixo.
Ser informado pela administração
O funcionário e o pessoal de RH devem ser informados sobre a revisão, especialmente o funcionário para que ele possa vir preparado com uma lista de suas realizações e contribuições, juntamente com dados para embasar suas reivindicações. Isso pode incluir muitas perguntas e respostas individuais e envolver muita discussão.
Concentre-se na revisão como prioridade
O desempenho é o que impulsiona uma organização, portanto, ao revisar o desempenho, as melhores práticas devem mantê-lo em prioridade máxima para que nenhuma outra tarefa entre em conflito com os cronogramas.
Compartilhando feedback em um ambiente positivo
O funcionário não deve ser levado a sentir que está passando por uma sessão de interrogatório. A atmosfera precisa ser compreensivelmente formal, mas isso não significa que o humor não possa ser usado com bom gosto. A pessoa deve sentir que está tendo uma oportunidade justa para apresentar seu ponto de vista.
Enfatize as expectativas
Ao fazer anotações, é importante para a administração reiterar as expectativas da administração sobre o funcionário e como os objetivos dados aos funcionários contribuem para o quadro geral.
Clareza de discurso
O funcionário deve deixar claro o objetivo da reunião desde o início. É aqui que um memorando oportuno ajuda. Se o funcionário se desviar do curso durante a discussão, é função do gerente trazer a discussão de volta aos trilhos.
Discuta as performances objetivamente
Ao discutir o desempenho do funcionário, é sempre melhor não apenas ser objetivo e justo, mas também empático. As pessoas geralmente tendem a considerar o feedback como uma questão sobre seu talento ou capacidade, portanto, tais situações devem ser evitadas.
Feedback do funcionário
O funcionário deve sentir que tem bastante tempo e liberdade para falar o que pensa e se expressar com clareza. Isso o ajudará a colocar melhor suas dúvidas, o que melhorará o entendimento do RH sobre a pessoa e suas motivações.
Definição de metas
Em um ambiente competitivo, sempre haverá excelentes profissionais que serão genuinamente bons em seu trabalho e que estarão superando as expectativas. Eles podem não ter nenhuma “área de melhorias” per se ', entretanto, tais executores podem receber metas pessoais a serem alcançadas para que eles encontrem a motivação e o impulso em seus empregos.
Acompanhamento
O funcionário deve ser informado da data de acompanhamento, que é o momento em que será convocada novamente a reunião para verificar as melhorias e resultados da reunião. O RH explicará o conjunto de expectativas / objetivos e mencionará a duração para alcançá-los.
Fechando amigavelmente
A reunião deve terminar com uma nota positiva, onde o funcionário terá uma perspectiva renovada sobre o que a empresa quer dele e um plano de ação sobre como ele pode resolver as coisas. Ele também deve ter a garantia de que se sentirá à vontade para abordar o gerente sempre que tiver qualquer dúvida em mente.
Os funcionários com um foco claro na Produtividade Pessoal podem se motivar para fazer com que funcionários com diferenças irreconciliáveis trabalhem em sincronia entre si, tendo em mente seus próprios objetivos de aumentar a produtividade e a eficiência.
O motivo pelo qual funciona é porque esses funcionários aprendem a ver além das equações pessoais e tentam alcançar marcos pessoais enquanto ainda fazem parte de uma equipe. Cada funcionário trabalha em uma organização para merecer o que merece, no entanto, se um funcionário vê que sua empresa está disposta a valorizar seu trabalho duro na forma de uma recompensa, então ele ficará mais do que feliz em tolerar alguém que ele não t pessoalmente gosto, tudo para que obtenha o que merece.
Para trabalhar em conjunto com pessoas com opiniões divergentes no sentido de alcançar um objetivo comum, é fundamental que o funcionário obtenha uma descrição de cargo clara elaborada pela administração. É importante saber também sobre as responsabilidades do cargo, o escopo do trabalho e o propósito.
A gerência também deve verificar se o funcionário está atuando conforme a expectativa, ou se precisa de alguma intervenção e se o projeto está indo conforme o cronograma ou se são necessários mais recursos. Caso sejam necessários mais recursos, isso dará bastante tempo aos gerentes para contratar e treinar novos recrutas.
O sucesso de cada negócio depende de um planejamento adequado, definição de metas e tratamento de objetivos. No entanto, no nível pessoal, o planejamento de um projeto e o estabelecimento de metas ajudam o funcionário a identificar seus pontos fortes e fracos e as áreas de possível contribuição para a força de trabalho. É por isso que os que têm desempenho bem-sucedido sempre traçam para si metas de curto prazo, junto com as de longo prazo, para que possam verificar a viabilidade dessas metas de curto prazo e mudar sua estratégia.
O que um bom executor faz?
Embora muitas empresas contratem gerentes para incentivar a produtividade pessoal em seus locais de trabalho, compartilhando gráficos de progresso e feedback de desempenho, isso só pode ser feito em um nível individual. O trabalho de um funcionário é garantir que seu desempenho individual esteja fazendo jus ao seu potencial.
A maioria dos colaboradores tem consciência de que seu desempenho é avaliado várias vezes ao longo do ano. Isso inclui o período de experiência, que normalmente dura 2 a 3 meses, durante os quais o funcionário recebe treinamento sobre o produto. Após a provação, ele recebe um projeto e continua a trabalhar nele.
Se ele for um bom executor, então perceberá que durante este período, até completar 12 meses de trabalho na organização, seu desempenho, comportamento, atitude e muitas outras coisas serão observados. Embora feedback oportuno seja fornecido, um funcionário ambicioso sempre se certificará de que começa com o pé direito. Para conseguir isso, ele precisa ter uma visão clara e constantetwo-way communication com seus supervisores para fazê-los entender em que estágio do trabalho ele está, se há alguma área em que ele precisa de ajuda e se ele está indo bem.
Além disso, ele também pode ter uma palavra com o restante dos funcionários e oferecer-lhes informações e sugestões valiosas sobre como lidar com os desafios que estão enfrentando. Um bom executante não só melhorará seu desempenho, mas também tentará aprimorar o conhecimento, as habilidades e a atitude da equipe em relação ao trabalho por meio do compartilhamento de conhecimentos, auxiliando e ajudando-os a traçar seus próprios objetivos.
Neste capítulo, teremos um pequeno estudo de caso para analisar como os incentivos influenciam a produtividade pessoal.
A Turnbuckle Fisheries foi iniciada com 22 funcionários em 1982. Após o primeiro ano, verificou-se que a empresa não era capaz de se expandir para além da atual lista de clientes. Pensando que isso seria um problema relacionado a recursos, ele contratou mais 10. Porém, após o show desolador do segundo ano, o dono da empresa, Jonas Allroy, resolveu fazer uma avaliação de desempenho dos funcionários. Verificou-se que todos os funcionários estavam felizes em fazer seu trabalho, porém ninguém se esforçava para fazer um trabalho melhor para si mesmo.
Allroy compreendeu que, mesmo que seus funcionários estivessem satisfeitos com seus empregos, eles não tinham o ímpeto de exceder suas expectativas devido à ausência de qualquer sistema de incentivos. Ele declarou que todo funcionário que conseguir novos clientes será recompensado com 10% de taxa de localizador e 5% de todo o negócio que vier desse cliente.
No terceiro ano, Jonas Allroy ficou emocionado ao saber que não só o desempenho dos funcionários erradicou o déficit comercial dos últimos dois anos, mas também lhe rendeu um prêmio de 10% para investir mais no negócio.
As pessoas muitas vezes não conseguem atingir seus objetivos, e um dos maiores motivos é que elas começaram com um objetivo errado. Falando filosoficamente, nenhum homem deve ouvir que uma meta é inalcançável para ele; no entanto, quando você é um recurso valioso em uma organização que depende de sua contribuição saudável para o seu desenvolvimento, é fundamental que comece com a nota certa. Em outras palavras, você deve certificar-se de que seu objetivo é SMART.
SMART significa -
Specific
Measurable
Attainable
Realistic
Timely
Objetivos específicos
Como funcionário, simplesmente receber ordens para melhorar o desempenho não é suficiente. O funcionário deve pedir instruções específicas sobre o que se espera que ele faça para melhorar seu desempenho. Todas as instruções devem ser precisas e o funcionário deve ter uma compreensão clara das expectativas dele. A descrição de seu cargo deve ser explicada a ele com clareza, sem deixar margem para ambiguidades.
Metas Mensuráveis
Se as metas não podem ser medidas, elas não podem ser monitoradas. Até mesmo os autores dividem seus artigos em diferentes seções para permitir que os editores saibam em que estágio estão atualmente no processo de redação. Um funcionário deve traçar suas metas de forma que sejam empíricas por natureza, para que ele possa ver os números e avaliar seu progresso.
Objetivos Atingíveis
Se uma meta é impossível para um funcionário atingir, ele começa com o pé negativo, o que não o deixa operar no seu pico. Isso ocorre porque ele se sente derrotado por dentro, e não tem como se convencer de que poderá atingir essa meta. Como ele sabe que enfrentará reações adversas na revisão, não importa o quanto tente, é mais provável que desista de qualquer esforço sério. Como resultado disso, a qualidade do trabalho se deteriora e uma negatividade se espalha por todo o local de trabalho.
Objetivos realistas
A diferença entre metas alcançáveis e metas realistas é que metas alcançáveis descrevem aquelas metas que um funcionário sente que pode alcançar enquanto trabalha com seu potencial, enquanto metas realistas são aquelas que um funcionário acredita que pode alcançar porque é sua área de especialização.
Na maioria das vezes, espera-se que os funcionários sejam do tipo “sabe tudo, faz tudo”. Os gerentes chamam erroneamente de "crescimento de carreira", no entanto, eles tendem a esquecer que um pau para toda obra muitas vezes não domina nada, e se eles precisam de pessoas com um conjunto específico de conjuntos de habilidades para trabalhar em seu pico, então eles deveriam ser solicitados a realizar trabalhos em que seu talento seja utilizado, de modo que tenham confiança em seu desempenho e a administração obtenha seus melhores serviços.
Metas oportunas
As metas devem ser alcançadas dentro de um prazo. A razão pela qual as pessoas criam metas é que elas sentem que concluir o trabalho dentro desse período de tempo lhes trará lucro em um estágio posterior. Mesmo na vida cotidiana, um homem faz uma meta mensal de economizar uma quantia fixa de dinheiro para que possa ajudá-lo no Medicaid e outras coisas mais tarde. Isso nos ajuda a perceber que, se uma meta não for alcançada em um determinado período de tempo, ela perde significado.
Uma vez que a pessoa decidiu o que se espera que ela faça em seu trabalho, é hora de monitorar seus resultados ela mesma. Isso é eficaz não apenas para verificar seu desempenho, mas também para ver se uma estratégia específica está realmente gerando resultados. Caso contrário, os gerentes podem fazer as mudanças que consideram necessárias para colocar a estratégia no lugar certo.
Lista de verificação de áreas para os funcionários monitorarem
- Os objetivos da equipe foram alcançados?
- Os objetivos pessoais foram alcançados?
- O tempo gasto para atingir as metas dentro dos prazos?
- Qual foi o feedback dos gerentes sobre este projeto?
- Qual é a curva de lucro x perda no projeto?
- A resposta da administração foi oportuna e eficaz?
A planilha a seguir é uma das muitas que os gerentes usam para avaliar o desempenho de um funcionário. No entanto, um funcionário pode usá-lo para monitorar seu próprio desempenho e produtividade também. Espera-se que o funcionário seja honesto em sua autoavaliação, para que esta planilha dê a ele uma boa ideia sobre o que a gerência pensa dele.
Folha de trabalho de produtividade pessoal
Informação geral | |
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Nome do empregado: | Designação: |
Departamento: | Projeto: |
Comentário de (mês / ano): | Até (mês / ano): |
Fatores de Desempenho | ||
---|---|---|
Pontuação - 0 | Pontuação - 1 | Pontuação - 2 |
Não relacionado ao trabalho | Relacionado ao trabalho | Crucial para o trabalho |
Fator | Avaliação | Expectativas |
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Communication | ||
Comunicação oral e escrita | ||
Cria canais para interagir | ||
Gosta de trocar ideias | ||
Cooperação | ||
Preocupado com os resultados da equipe. | ||
Funciona bem com colegas de trabalho | ||
Gosta de cooperar | ||
Atendimento ao Cliente | ||
Esforça-se para resolver problemas | ||
Incentiva o espírito de equipe | ||
Bom ouvinte | ||
Empatia | ||
Confiabilidade | ||
Tem bom histórico de comparecimento | ||
Respeita os prazos do projeto | ||
Aceita responsabilidade | ||
Flexibilidade | ||
Assume novas responsabilidades | ||
Adaptável a novas condições | ||
Aplica novos conhecimentos | ||
Tomando iniciativa | ||
Gosta de completar tarefas | ||
Executa sem assistência | ||
Participa do planejamento | ||
Crescimento profissional | ||
Sabe como as empresas operam | ||
Tem conhecimento relevante para o trabalho | ||
Busca conhecimento profissional | ||
Tomando uma decisão | ||
Disposto a fazer escolhas difíceis | ||
Tem uma abordagem “root-up” | ||
Toma decisões lógicas. | ||
Liderança | ||
Bom em delegar trabalho | ||
Visão orientada para objetivos | ||
Bom motivador | ||
Habilidades organizacionais | ||
Lide bem com várias tarefas | ||
Utiliza recursos de forma eficiente | ||
Conheça a priorização do trabalho | ||
Produtividade | ||
Utiliza bem o tempo e os recursos | ||
Entrega o trabalho de acordo com o cronograma | ||
Qualidade do trabalho | ||
O trabalho é preciso e completo | ||
Oferece trabalho de boa qualidade | ||
Segue a política / procedimentos |
Observação e Relatório | |
---|---|
Observação | Fatores relacionados à observação |
Reconhecimento e assinaturas |
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Discutimos e reconhecemos a inclusão dos fatores de avaliação de desempenho acima, expectativas, objetivos ou padrões para o período declarado.
Assinatura do Supervisor: ____________ Data: ____________
Assinatura do funcionário: ____________ Data: ____________
David A. Kolb, o famoso teórico educacional, que é conhecido por seu Learning Style Inventory (LSI), uma vez propôs uma teoria conhecida como "Ciclo de aprendizagem de Kolb" que afirma que a aprendizagem é um produto da experiência, e é importante estar ciente dos fatores que levam ao aprendizado de gestão do desempenho das pessoas.
De acordo com ele, learning cycle is based on four factors -
- Experiencing
- Observing
- Conceptualizing
- Experimenting
Experimentando
Experiência é o conhecimento que uma pessoa adquire através do envolvimento direto de seus sentidos e, por esta razão, a aprendizagem experiencial é um dos melhores métodos de ensino de novos conceitos e processos para as pessoas, porque o conhecimento fica embutido em seu cérebro. O treinamento prático é um desses métodos em que as pessoas são instruídas e, em seguida, solicitadas a implementar o que aprenderam simultaneamente.
Observando
Observar é um método secundário de aprendizagem, onde uma pessoa observa o resultado de uma ação e, dependendo do resultado, ela opta por realizar a mesma ação ou a rejeita e espera que outra pessoa tente outra coisa. Kolb define observação como observação reflexiva.
Em um exemplo notável, um chimpanzé treinado foi deixado em uma gaiola com mais três chimpanzés selvagens. Os chimpanzés selvagens estavam cavando formigueiros para se alimentar deles, mas o chimpanzé treinado pegou um pedaço de pau, lambeu-o, enfiou-o no formigueiro, tirou-o e lambeu todas as formigas do pedaço de pau.
Horas depois de assistir a essa nova ação, os chimpanzés selvagens desistiram de quebrar as colmeias e começaram a procurar gravetos. Um deles foi em busca de gravetos maiores do que a boca das cavernas nos formigueiros e quebrou aquele lado do morro.
O outro chimpanzé puxou imediatamente o graveto de sua mão e, após consideração, pegou um graveto mais fino. Esse novo aprendizado aconteceu apenas pela observação. Os chimpanzés mudaram de hábito anos em poucas horas, aprendendo um método melhor.
Conceitualizando
Conceituar é o método de obter conhecimento sem nenhuma fonte direta. Nesse processo de aprendizagem, a pessoa não se envolve nem observa os outros, mas usa os dados apresentados à sua frente para formular um caminho lógico. Os investigadores usam esse método para recriar cenas de crime apenas por meio do estudo de evidências. Exemplos alternativos são manuais de treinamento.
Experimentando
Experimentar é o método de aprendizagem onde as pessoas colocam seu conhecimento em prática e também ver se algo novo pode ser aprendido com ele. Voltando aos exemplos anteriores de chimpanzés, descobriu-se que os macacos rhesus foram ainda mais longe e começaram a fazer experiências com gravetos de diferentes plantas.
A educação deles não se limitou apenas a encontrar o comprimento e a espessura corretos dos galhos, mas também se interessaram em experimentar o tipo de madeira. Depois de alguns dias, os macacos foram encontrados usando galhos de uma árvore infestada de pulgões. Os pulgões fizeram a árvore seiva, por sua vez, tornando os galhos pegajosos. Usando esse galho, os macacos foram capazes de multiplicar o número de formigas que costumavam pegar antes com uma lambida. Porém, algo interessante aconteceu em poucos dias. Por causa da infestação de pulgões, os galhos da planta foram infectados, resultando na formação de seiva. Lambendo os gravetos, a seiva entrava no sistema dos macacos, causando grande mal-estar estomacal em um deles.
Compreendendo o risco, mesmo quando eles próprios não estavam afligidos por ele, todos trocaram o graveto e foram buscar outra madeira. Semelhante a este ciclo, as pessoas também aprendem pelas mesmas etapas e métodos. No entanto, ao contrário do caso dos chimpanzés que sofreram apenas no campo da saúde, nossos erros podem causar ou desencadear muitas perdas relacionadas. Apesar disso, as pessoas devem ser estimuladas a experimentar e correr riscos, para que possam aprender por si mesmas os efeitos negativos de suas ações.
Exemplo
Ratan foi contratado como desenvolvedor de software em uma empresa de software. Ele recebeu um espaço de trabalho e passou por uma breve interação com seu gerente, que lhe disse quais ferramentas ele pode usar para projetar o software. Foi dado a ele um manual para cada programa que ele usaria.
Inicialmente, Ratan hesitou em usar as ferramentas. Ele tinha medo de cometer um erro e causar grandes transtornos a todo o projeto. Sua produtividade foi, na melhor das hipóteses, a média da primeira semana. Então ele mesmo se aventurou e observou como seus colegas estavam operando. Lentamente, seu desempenho começou a melhorar.
Frederick Herzberg, o famoso psicólogo americano e autoridade em “Gestão de Negócios”, havia dito que um empregador está contratando um grupo de pessoas para trabalhar de forma que consigam atingir o que seu objetivo era, então a melhor maneira de obtê-los motivado é se eles se identificam com a meta e veem suas realizações pessoais também.
A motivação é mais do que ficar entusiasmado com o seu trabalho. É ser o melhor no seu trabalho, ou dar o melhor resultado. A motivação está intimamente relacionada ao salário e às condições de trabalho, embora um aumento salarial e melhores condições de trabalho não motivem necessariamente um funcionário.
Herzberg descobriu que quatro fatores são os mais importantes para motivar um funcionário. Qualquer funcionário obteria motivação se obtivesse esses motivadores tão necessários em seu local de trabalho -
Ownership - Os funcionários devem sentir que são donos de seu trabalho.
Nature of the work - O funcionário deve estar em uma função digna de seu talento.
Recognition - O colaborador deve ter seus esforços elogiados e reconhecidos.
Achievement - O resultado dos esforços deve dar a sensação de alcançar um objetivo.
Teoria dos Fatores de Higiene de Herzberg
Herzberg havia mencionado uma vez em uma entrevista que para provar sua teoria dos “fatores de higiene”, o que significava que certas coisas no local de trabalho podem não motivar um funcionário a trabalhar mais, mas sua ausência poderia desmotivá-lo, ele pegou o caso de uma gráfica .
Esta empresa começou antes de dois anos e oferecia os salários mais competitivos aos seus funcionários. No entanto, muitos funcionários reclamaram da localização da empresa ser muito distante da cidade central, causando transtornos no deslocamento. O outro problema eram as instalações inadequadas de ar-condicionado no escritório.
A administração percebeu esse fato e, após um ano, mudou-se para outro local. Eles têm um bom ar-condicionado e o escritório fica em um local onde todos podem chegar facilmente do outro lado da cidade. Além disso, reforçaram o inventário e procederam a uma redecoração de interiores.
Foi observado que a produtividade dos funcionários aumentou inicialmente, e os funcionários estavam animados para trabalhar no novo ambiente. No entanto, depois de alguns meses, eles voltaram aos mesmos números. A gerência tentou remodelar o local e oferecer um visual diferente, mas não fez diferença.
Os gerentes então passaram a aumentar o salário e fornecer bons incentivos com base no desempenho. Isso viu um crescimento na produtividade de algumas pessoas, ao passo que alguns dos de melhor desempenho continuaram apresentando resultados abaixo do potencial. Foi nesse ponto que os RHs entraram em ação e tiveram uma discussão franca e direta com os funcionários.
Verificou-se que os funcionários tinham muitas preocupações diferentes, variando de longas horas de trabalho, tempo gasto no deslocamento, equilíbrio entre vida pessoal e profissional, horários flexíveis, etc. Eles perceberam que apenas garantir que os funcionários sejam pagos em tempo hábil e competitivo não lhes dá motivação . Para motivá-los, cada funcionário deve ter seu fator de motivação pessoal abordado. Eles introduziram políticas que atendiam às preocupações de todos os funcionários e descobriram que a produtividade da empresa aumentou 35% desde o momento em que se mudaram para o novo prédio.
Funcionários bem-sucedidos percebem que as etiquetas de “desobedecer, não cooperar” etc. são atribuídas àqueles em uma equipe que já foi selecionada para trabalhar para eles pela própria empresa. Ou seja, a referida pessoa nunca faltou talento, nem tem qualquer atitude negativa em relação ao trabalho. Algo na empresa deve tê-lo mudado. Pode ser o ambiente de trabalho, pode ser os colegas de trabalho que o ignoraram ou muitos outros problemas.
Uma pessoa pode ficar desapontada com as condições de trabalho muito em breve se não tiver a imagem real diante de seus olhos. Isso não significa que o talento dentro dele morreu. O que é preciso para revelar esse talento e rejuvenescer esses funcionários é tentar entender seus problemas.
Razões por trás da falta de interesse
Pode haver muitos motivos para a falta de motivação na vida de um funcionário. As principais razões são discutidas abaixo.
Falta de capacidade necessária
Em tempos de contenção e recessão, muitos aspirantes aceitam qualquer oferta de trabalho que lhes seja feita, e por isso acabam trabalhando em um setor que nunca tiveram interesse em trabalhar, nem tiveram nenhum talento para isso. Nesses casos, a motivação adicional é impossível, a menos que o funcionário receba treinamento profissional no conjunto de cargos necessário. Em tais situações, programas de treinamento após o horário de trabalho podem ser arranjados.
Sem desafios no trabalho
Muitos bons candidatos ficam completamente entediados após os primeiros anos na empresa. Isso porque eles sentem que seu conjunto de habilidades não está sendo colocado em uso, e seu talento não está tendo uma oportunidade. Pessoas multi-talentosas ficam frustradas trabalhando no mesmo emprego e esse tédio pode causar atitude ruim e baixa motivação.
Para melhorar essa situação, esses funcionários podem ser encarregados de outras atividades extracurriculares, como treinar novos ingressos, colocá-los em comitês e receber sugestões em diferentes projetos de equipes. Isso os manterá interessados e motivados em seus empregos.
Esforços não são apreciados
Nenhum funcionário neste mundo gosta que seu trabalho árduo seja ignorado ou dado como certo. Cada pessoa deseja que seus esforços tenham algum impacto no resultado da empresa. Quando uma pessoa sente que seu trabalho não está contribuindo para o sucesso da empresa, ela perde o ímpeto de trabalhar duro e, como resultado, sua produtividade começa a diminuir. Isso faz com que o funcionário sinta ciúme dos outros quando a outra pessoa é elogiada ou promovida. Em vez de ficar feliz com o sucesso profissional dos colegas, o funcionário insatisfeito acaba ressentindo-se deles.
É responsabilidade dos gestores garantir que as pessoas se sintam valorizadas e necessárias em uma empresa. Eles devem ser proativos ao compartilhar feedback e deixar a pessoa saber onde está indo bem e quais mudanças ela deve fazer em sua abordagem para obter melhores resultados.
Local de trabalho hostil
A maioria dos funcionários não se dá bem com seus colegas, no entanto, alguns deles podem estar realmente sendo ignorados por todos devido à falta de habilidade de comunicação ou natureza introvertida. O gerente deve explicar para a equipe que o objetivo da equipe é fazer o trabalho como uma unidade coesa, sendo impossível trabalhar de maneira desarticulada.
Além dessas discussões em equipe, também é importante organizar passeios, reuniões, etc. para manter a comunicação em equipe saudável. Formar pequenas equipes e delegar trabalho a elas também ajudará nisso.
Problemas pessoais
A vida é cheia de incertezas e nunca se pode preparar-se verdadeiramente para as situações que podem surgir no caso das coisas. Freqüentemente, as situações são tão difíceis que afetam tanto a vida pessoal quanto a profissional.
Para lidar com essas questões delicadas, muitas empresas têm guias de aconselhamento que fornecem assistência aos funcionários. A boa notícia com esses problemas é que muitas vezes é temporário e não há nada que um pouco de compreensão, empatia e conversa franca não endireite.
Eles desenvolveram uma atitude
As pessoas desenvolvem uma atitude negativa em relação ao trabalho quando não o fazem bem ou o fazem excessivamente. No primeiro caso, a atitude negativa é mais prejudicial na medida em que afeta o ambiente de trabalho e traz tendências negativas também no restante dos funcionários. O velho ditado “um ovo estragado estraga todos os ovos da cesta” é válido aqui.
O último caso pode não ser tão responsável por criar um ambiente de trabalho negativo, mas isola os indivíduos e os torna excessivamente confiantes. Ninguém gosta de interagir com alguém que age como se soubesse de tudo de uma maneira muito melhor do que eles.
No caso anterior, é sempre melhor ter uma conversa franca com eles e verificar quais os motivos que o estão levando a desenvolver uma abordagem pessimista em relação ao seu trabalho. No que diz respeito às pessoas com atitude superconfiante, a melhor maneira de lidar com elas é dar-lhes uma tarefa desafiadora, algo que irá testar seus conhecimentos e capacidades.
Como lidar com essas preocupações?
Na maioria das vezes, a atitude inadequada e a abordagem casual para o trabalho podem ser um comportamento desviante para algumas políticas geradas pela administração. Em outros casos, podem ser políticas de recompensa inadequadas ou até mesmo uma cultura de trabalho deficiente.
Um bom motivador não é alguém que ignora os melhores de sua equipe e trabalha com eles, ignorando o resto. O melhor gestor de recursos não permitirá que pessoas com talento desperdicem suas habilidades. Eles gostariam de saber o motivo do ressentimento para saber o que é melhor para todos no final.
Muitas vezes, um desempenho ruim pode ser apenas o resultado de não ter discussões francas, não apreciar o trabalho duro, não dar o devido crédito e liderar pelo exemplo. Um bom motivador entende que é importante ganhar a confiança da pessoa a quem está motivando para atingir seu potencial.
Todas as empresas têm um sistema de revisão formal que implementam anualmente para todos os funcionários, no entanto, é sempre aconselhável ter processos de revisão e feedback informais frequentes em 2-3 meses.
A maioria dos supervisores gosta de ir a uma reunião de equipe uma vez por semana, apenas para discutir o que a equipe alcançou na última semana e qual é a agenda para a próxima. Os gerentes geralmente gostam de fazer revisões mensais ou trimestrais.
Aqui está um típico Performance Review Form para acompanhar o progresso semanal -
Trabalho delegado em ordem de prioridade | Taxa de sucesso |
---|---|
Data de vencimento do projeto | Probabilidade de cumprimento de prazos |
Opinião do funcionário sobre o trabalho | Data da conversa |
Feedback anterior do supervisor | Data do feedback |
Data da revisão |
O papel de um gerente
Como artista, é muito importante manter um registro das metas e realizações de sua equipe. Muitas empresas implementam um diário de desempenho onde todas as conquistas, grandes ou pequenas, são registradas. Este gráfico de progresso é então mostrado aos funcionários para motivá-los e incentivá-los. Comparar objetivos e desempenhos uns dos outros também tornará os funcionários competitivos e mais conscientes da força de sua própria equipe.
Para fazer todas as políticas voltadas para a melhoria do desempenho do funcionário de forma eficaz, o gerente deve ter um bom relacionamento de trabalho com sua equipe. O relacionamento deve ser profissional, ético e transparente. O gerente precisa informar os funcionários sobre quaisquer mudanças importantes que precisam ser feitas e uma explicação lógica por trás disso.
Se os funcionários não confiam em seu gerente e vice-versa, a produtividade geral da empresa sofre. Portanto, é importante que os gerentes aprendam a ver as coisas da perspectiva do funcionário para que possam lidar adequadamente com o processo de avaliação do funcionário.
Os gerentes de desempenho ocasionalmente funcionam como treinadores de desempenho para ajudar as pessoas a lidar com as preocupações que impedem seu crescimento e melhoria. Envolve comunicação aberta, incentivo e sugestões de medidas corretivas. Nesses casos, os gerentes de desempenho também recorrem ao fornecimento de treinamento baseado em habilidades.
Como obter os resultados desejados
Uma das etapas mais importantes para alcançar resultados consistentes é priorizar metas. Cada funcionário deve selecionar para si mesmo uma lista de metas e objetivos prioritários, onde o foco máximo deve ser dado nas “3 principais” metas. Isso o ajuda a canalizar toda a sua energia para fornecer o melhor resultado, porque ele sabe exatamente no que deve trabalhar e o que deve fazer.
Desempenho Mensurável
Os desempenhos devem ser mensuráveis. Sem dados empíricos, será muito difícil avaliar a produtividade de um funcionário. No entanto, as pessoas precisam ter cuidado ao medir o desempenho, pois geralmente é difícil colocá-lo em números.
Áreas como a codificação de software podem ter índices de desempenho estritos e mensuráveis à medida que o andamento do trabalho pode ser rastreado efetivamente até a produção, no entanto, em setores como a escrita, forçar os funcionários a entregar grandes quantidades pode resultar na diluição dos padrões de produção.
Neste capítulo, faremos um estudo de caso para compreender o valor de expandir seus horizontes e como isso desempenha um papel crítico na melhoria da produtividade pessoal.
DreamReads, uma rede líder de livrarias, observava um declínio constante de clientes no período de um ano. A gerência ficou perplexa quanto a qual poderia ser o motivo. Eles tinham os melhores funcionários e estavam no mercado por tempo suficiente para ter um valor de recall. Eles tinham quase todos os principais títulos do mundo e tinham o fator de confiabilidade do cliente a seu favor. Isso só os fez se perguntar o que poderia estar errado.
Tradicionalmente, o pessoal das livrarias não era necessário para cuidar de muitas coisas. Na maioria das vezes, a disponibilidade de um livro que o cliente queria era boa o suficiente. Adicione um bom atendimento ao cliente, tratamento cortês e conversa fiada adequada à equação, e nada mais seria necessário das pessoas em uma livraria. No entanto, ficou claro para a gerência que esse método de negociação não é mais cortar gelo com os clientes.
Buscando ajuda
Para entender o que está errado e onde, eles constituíram um programa de produtividade pessoal voltado para as demandas e vendas dos clientes. Eles contataramUpsales, um provedor líder de serviços em exercícios de produtividade pessoal, para ver se eles conseguiam descobrir onde exatamente estão errados.
Identificação de Problemas
A equipe de upsales começou observando a maneira como a DreamReads fazia negócios. Eles entrevistaram as pessoas que saíram da loja sobre sua experiência. Eles coletaram feedback e tomaram notas sobre o que os clientes procuravam quando visitavam DreamReads. Após um período de observação de três meses, a equipe apresentou seu relatório.
Verificou-se que as vendas diminuíram porque os clientes nem sempre sabiam o que era bom para eles. A equipe estava acostumada com o cliente entrando e pedindo um título. Esses clientes tinham um interesse muito específico e sempre tinham um livro em mente antes de comprar. No entanto, isso constituiu uma fração da multidão que visitou as livrarias. A maioria deles simplesmente entrou na loja e ficou olhando os livros, sem decidir qual comprar. Eles estavam procurando alguém que pudesse ajudá-los com que tipo de livro seria bom, mas por ser uma questão de preferência pessoal, eles ficaram com vergonha de pedir ajuda aos funcionários.
A DreamReads percebeu que a maneira como seus funcionários lidavam com os clientes saiu de moda. Hoje, os clientes estão acostumados a receber ajuda de assistentes aonde quer que vão e no que quer que façam. Eles podem até pedir uma recomendação dos garçons dos restaurantes, ou do pessoal de uma butique sobre o vestido que vai ficar bem com eles, então é natural que esperem que alguém dê alguma recomendação sobre o tipo de livro que eles gostariam gosto de ler.
O treinamento adequado aumenta a produtividade pessoal
Mantendo essas questões em mente, a DreamReads reformulou completamente a maneira como encaravam o atendimento ao cliente. Pela primeira vez em anos, os funcionários foram convidados a compartilhar suas ideias. Algumas das boas idéias eram treinar as pessoas sobre os produtos que vendiam e organizar os livros de acordo com os gêneros e colocados em corredores separados.
Assim, um cara interessado em dizer “Ficção científica” pode ir imediatamente para o seu corredor. Além disso, a equipe começou a ser mais atenta ao identificar clientes que pareciam precisar de um pouco de recomendação.
Os funcionários das lojas começaram a escrever os títulos dos mais vendidos nos respectivos gêneros e a colocá-los em todos os corredores. Uma breve nota temática foi dada para explicar a essência do livro. Eles começaram a compartilhar resenhas dos livros pelos principais críticos.
A equipe teve conversas agradáveis e úteis com os clientes, que não só os deixaram à vontade, mas também ajudaram a definir o tipo de livro que o cliente gostaria de ler. Isso os ajudou a se familiarizarem com os clientes, seus gostos, suas preferências, com base no qual a equipe poderia determinar o que os clientes gostariam de ler.
Os resultados das medidas corretivas
Cada membro da equipe foi responsabilizado por atingir uma “expectativa mensal de vendas” para mantê-lo focado e motivado para o trabalho. Aqueles que atingiram ou excederam suas metas receberam bons incentivos.
Observou-se que, em um período de seis meses, as vendas das lojas aumentaram 30%. Os clientes visitavam cada vez mais as lojas e eram frequentemente vistos conversando com os funcionários. Muitos simplesmente perguntaram aos funcionários o que seria uma boa leitura para o fim de semana. Este serviço ao cliente e uma maior aptidão para o seu trabalho fizeram com que a DreamReads se tornasse uma das maiores redes de livrarias dos Estados Unidos.