Ferramentas Colaborativas
As ferramentas colaborativas são classificadas com base em seu nível de funcionalidade em relação à colaboração e capacidade de gerenciamento de documentos. As ferramentas podem ser agrupadas de acordo com sua capacidade de lidar com as quatro atividades a seguir -
- Grupo e gerenciamento de documentos de arquivo
- Conferência por Computador
- Sistema Eletrônico de Reunião
- Espaço de Trabalho Eletrônico
Grupo e gerenciamento de documentos de arquivo
A principal funcionalidade desta categoria envolve trabalhar com documentos e lidar com arquivos.
Os colaboradores têm apenas uma visão compartilhada e acesso limitado a arquivos / documentos, havendo também a possibilidade de edição individual, documentação / gerenciamento de arquivos e armazenamento em banco de dados central, além de autoria e revisão coletiva de documentos.
O trabalho síncrono em documentos também pode fazer parte de uma ferramenta de gerenciamento de documentos em grupo, além dos recursos básicos de comunicação, como notificação por e-mail e tweets.
Conferência por Computador
Existe a possibilidade de os funcionários verem e trabalharem em documentos simultaneamente ou na tela uns dos outros.
A conferência por computador oferece espaço para reuniões assíncronas e encadeadas, bem como para conversas de texto em tempo real e reuniões em tempo real. Arquivos e documentos são compartilhados.
Áudio e videoconferência são modos de comunicação bastante comuns.
Sistema Eletrônico de Reunião
A condução de reuniões é a funcionalidade básica de qualquer organização empresarial.
As reuniões podem ser regulares (mesmo horário, mesmo endereço), síncronas (mesmo horário, endereço diferente) ou assíncronas (horário diferente, endereço diferente).
Os membros das reuniões são notificados por correio e podem conversar, conduzir discussões em tempo real, usando recursos de conferência de áudio e vídeo. Os membros também podem participar de pesquisas (anonimamente, se preferir), fazer discussões em grupo e compartilhar documentos e arquivos.
Os participantes podem mostrar e fazer anotações em apresentações em Power Point, compartilhar aplicativos de software ao vivo e até mesmo trabalhar simultaneamente em documentos.
Finalmente, as atividades centradas na reunião apoiam o processo da reunião, incluindo a sua configuração, manutenção da agenda e distribuição da ata após a reunião.
Espaço de Trabalho Eletrônico
A ideia principal de ter um espaço de trabalho eletrônico é fornecer aos membros da equipe um espaço comum para coordenar e organizar seu trabalho.
As equipes podem armazenar documentos de forma centralizada, trabalhar com eles, resolver problemas por meio de discussões, manter listas de tarefas e catálogos de endereços com informações sobre os contatos do grupo e até mesmo rastrear marcos e interações do projeto.
Existem áreas de trabalho para equipes diferentes e os indivíduos podem ser membros de várias áreas de trabalho.
Certamente, a classificação acima não é limitada. Existem várias outras categorias de nível funcional, como correio eletrônico, calendário eletrônico, trabalho próprio, suporte à decisão do grupo, escrita colaborativa e aprendizagem eletrônica.