Os gerentes não devem desenvolver o hábito de contratar recrutamentos em cenários de último momento. Bons gerentes tendem a conhecer as pessoas muito antes de chamá-las para um recrutamento. Podem ser pessoas com quem tiveram interação em um transporte público, ou por meio de conversas casuais ou conexões mútuas.
É bem possível que um gerente encontre pessoas cuja formação e experiência sejam adequadas para funções específicas em sua empresa, mas pode não haver vagas disponíveis naquele momento. Às vezes, os candidatos podem não desejar o cargo para si próprios, mas podem recomendar alguém que seja elegível para o cargo, deseje o cargo e esteja disponível para recrutamento.
Durante eventos do setor, como conferências e feiras de negócios, um gerente pode fazer uma anotação mental de qualquer candidato que ele considere impressionante. Por exemplo, um gerente pode ouvir um palestrante do setor que possui grande capacidade de falar em público, algo que faz parte dos critérios do gerente.
Às vezes, um gerente pode encontrar um candidato com talento bruto que precisa de algum polimento. Nesse caso, um gerente pode aconselhar o candidato a se preparar e a continuar acompanhando-o após um período determinado.