Análise de dados do Excel - Inquire

Você pode usar Inquire para -

  • Compare duas pastas de trabalho.
  • Analise uma pasta de trabalho em busca de problemas ou inconsistências.
  • Visualize os links entre as pastas de trabalho.
  • Veja os links entre as planilhas.
  • Visualize as relações entre as células.
  • Limpe o excesso de formatação de células.
  • Gerenciar senhas.

A guia INQUIRE estará na faixa de opções. Se você encontrar a guia INQUIRE na Faixa de Opções, você pode pular para a próxima seção.

Se você não encontrar a guia INQUIRE na Faixa de Opções, torne o Add-in Inquire ativo.

  • Clique File > Options.
  • Na janela Opções do Excel, clique em Add-Ins.
  • Na caixa Gerenciar, clique em Suplementos de COM.
  • Clique em Go.

A caixa de diálogo Suplementos COM é exibida.

  • Marque a caixa Inquire.
  • Clique OK. Agora, Inquire Add-In está ativo. Você encontrará a guia INQUIRE na Faixa de Opções.

Comandos INQUIRE

Vamos aprender sobre os comandos INQUIRE.

Clique na guia INQUIRE. Você encontrará os seguintes comandos -

  • Análise da pasta de trabalho
  • Relacionamento da pasta de trabalho
  • Relacionamento da planilha
  • Relacionamento Celular
  • Comparar arquivos
  • Limpar formatação de excesso de células
  • Senhas da pasta de trabalho

Comparando duas pastas de trabalho

Você pode comparar duas pastas de trabalho célula por célula e encontrar as diferenças, se houver, em termos de alterações na segunda pasta de trabalho em comparação com a primeira.

Siga as etapas abaixo -

  • Abra duas pastas de trabalho que você deseja comparar.
  • Clique na guia INQUIRE na Faixa de Opções.
  • Clique em Comparar arquivos no grupo Comparar.
  • o Select Files To Compare a caixa de diálogo aparece.
  • Verifique os nomes dos arquivos exibidos nas caixas ao lado de Compare e To.
  • Se algum nome de arquivo exibido não for o desejado, clique na seta para baixo ao lado desse nome de arquivo.

  • Apenas as pastas de trabalho abertas serão exibidas.

  • Selecione o arquivo.
  • Verifique se a ordem dos Arquivos em Comparar e Para está correta.

  • Se o pedido não estiver OK, clique Swap Files. A ordem dos arquivos em Compare e To é alterada.

  • Clique em Comparar.

Os resultados da comparação aparecem em uma grade de dois painéis -

  • A pasta de trabalho à esquerda corresponde ao arquivo "Comparar" que você escolheu.
  • A pasta de trabalho à direita corresponde ao arquivo "Para" que você escolheu.

Os detalhes das alterações na pasta de trabalho-Para em comparação com a pasta de trabalho-Comparar aparecem em um painel abaixo dessas duas grades. As alterações são destacadas por cores, dependendo do tipo de alteração. A legenda para as cores de destaque aparece no painel esquerdo inferior.

Clique Resize Cells to Fitna faixa de opções para visualizar o conteúdo da célula nas pastas de trabalho Comparar e Para. As células em ambas as pastas de trabalho são redimensionadas para que o conteúdo fique visível.

Clique em Exportar resultados no grupo Exportar na faixa de opções.

A caixa de diálogo Salvar como é exibida. Você pode salvar os resultados em uma pasta de trabalho do Excel. Observe que apenas o tipo de arquivo .xlsx está disponível.

Se você precisar dos resultados em outro aplicativo, poderá fazê-lo copiando-o para a área de transferência.

Clique em Copiar resultados para a área de transferência no grupo Exportar na faixa de opções.

Cole no aplicativo que desejar.

Criação de um relatório interativo

Você pode usar o Workbook Analysis comando para criar um relatório interativo que pode mostrar informações detalhadas sobre a pasta de trabalho e sua estrutura, fórmulas, células, intervalos e avisos.

  • Clique na guia Inquire na Faixa de Opções.
  • Clique em Workbook Analysis no grupo Report.

O relatório será exibido após a conclusão da Análise da pasta de trabalho.

O relatório tem as seguintes seis categorias -

  • Summary - Informações gerais sobre a estrutura e conteúdo da pasta de trabalho.

  • Workbook (with subcategories) - Estatísticas gerais da pasta de trabalho.

  • Formulas (with subcategories) - Informações específicas sobre fórmulas na pasta de trabalho.

  • Cells (with subcategories) - Informações específicas sobre células na pasta de trabalho.

  • Ranges (with subcategories) - Informações específicas sobre intervalos na pasta de trabalho.

  • Warnings - Vários tipos de avisos sobre a estrutura e o conteúdo da pasta de trabalho.

Selecionar uma categoria fornece mais informações sobre essa categoria.

Marque a opção Fórmulas. As subcategorias de fórmulas serão exibidas.

Você observará o seguinte na pasta de trabalho que está analisando -

  • Todas as fórmulas têm 224 números.
  • Com valores numéricos, eles são 224 em número.
  • Clique em Subcategoria com valores numéricos.

No painel Resultados, para cada uma das células com fórmula com valores numéricos, são exibidos o nome da planilha, o endereço da célula e a fórmula.

Clique no botão Exportar do Excel. A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

  • Salve o relatório como um arquivo Excel.
  • O botão Carregar arquivo de exportação aparece próximo ao botão Exportar do Excel.
  • Clique no botão Carregar arquivo de exportação.

A pasta de trabalho Report Excel salva é aberta e você pode visualizar claramente os resultados da análise da pasta de trabalho.

Visualizando com Diagramas

Você pode visualizar relacionamentos de pasta de trabalho, relacionamentos de planilha e relacionamentos de célula com diagramas interativos criados por links. Os links mostram as dependências entre os nós no diagrama. Você pode arrastar os links ou nós para organizá-los e alinhá-los para ver o que estiver procurando.

Visualizando relacionamentos da pasta de trabalho

Você pode ter um mapa gráfico interativo das dependências da pasta de trabalho criadas por conexões (links) entre arquivos usando o diagrama de relacionamento da pasta de trabalho.

Os tipos de links no diagrama podem incluir outras pastas de trabalho, bancos de dados do Access, arquivos de texto, páginas HTML, bancos de dados SQL Server e outras fontes de dados.

  • Clique na guia INQUIRE na Faixa de Opções.
  • Clique em Relacionamento da Pasta de Trabalho no grupo Diagrama.

O diagrama de relacionamento da pasta de trabalho é exibido, mostrando os links da pasta de trabalho com diferentes fontes de dados.

Visualizando Relacionamentos da Planilha

Você pode usar o Diagrama de relacionamento da planilha para criar um mapa gráfico interativo de conexões (links) entre planilhas na mesma pasta de trabalho e / ou planilhas em outras pastas de trabalho.

  • Clique na guia INQUIRE na Faixa de Opções.
  • Clique em Relacionamento da Planilha no grupo Diagrama.

O Diagrama de Relacionamento da Planilha é exibido, mostrando links entre as planilhas na mesma pasta de trabalho e em outras pastas de trabalho.

A diferença entre os dois pode ser identificada pela direção das setas.

Visualizando relacionamentos celulares

Você pode usar o Diagrama de Relacionamento de Célula para obter um mapa interativo e detalhado de todos os links de uma célula selecionada para células em outras planilhas ou mesmo em outras pastas de trabalho.

  • Clique na guia INQUIRE na Faixa de Opções.
  • Clique em Relacionamento de Célula no grupo Diagrama.

A caixa de diálogo Cell Relationship Diagram Options é exibida.

  • Verifique as planilhas e pastas de trabalho do Span.

  • Selecione Rastrear em Precedentes de células de rastreamento e Dependentes de células de rastreamento.

  • Em Número inicial de níveis de expansão, selecione limited e digite 5 na caixa ao lado dele.

  • Clique OK.

O Diagrama de relacionamento da célula é exibido, mostrando links entre a célula selecionada e as células na mesma planilha, na mesma pasta de trabalho e em outras pastas de trabalho, com base nas opções que você escolheu.

Clique em Zoom. Você pode ver os nós claramente.

Limpeza de formatação de células em excesso

Quando você descobrir que uma pasta de trabalho está sendo carregada lentamente ou tornou-se enorme em tamanho, ela pode ter uma formatação aplicada a linhas e / ou colunas desnecessárias (por exemplo, formatação condicional de uma coluna inteira com menos de 15 valores).

Você pode usar o comando Limpar formatação de célula em excesso para remover o excesso de formatação e reduzir significativamente o tamanho do arquivo. Isso também melhora a velocidade do Excel.

Antes de limpar o excesso de formatação de células, crie uma cópia de backup de seu arquivo Excel porque há certos casos em que esse processo pode aumentar o tamanho do arquivo e não há como desfazer a alteração.

  • Clique na guia INQUIRE na Faixa de Opções.
  • Clique em Limpar formatação de célula em excesso no grupo Diversos.

A caixa de diálogo Limpar formatação de célula em excesso é exibida. Escolha todas as planilhas noApply to caixa

Você receberá uma mensagem sobre como salvar as alterações. Clique OK.

Gerenciando senhas de arquivos

Se estiver usando os comandos Análise de pasta de trabalho ou Comparar arquivos para pastas de trabalho protegidas por senha, você poderá evitar a necessidade de digitar a senha sempre que esses arquivos forem abertos. Isso é possível usando o Gerenciador de Senhas.

  • Clique na guia INQUIRE na Faixa de Opções.
  • Clique em Senhas da pasta de trabalho no grupo Diversos.

A caixa de diálogo Gerenciador de Senhas é exibida. Clique no botão Adicionar para adicionar senhas de suas pastas de trabalho.

Adicione também descrições de senha para as senhas que você adicionou.

Da próxima vez que precisar usar qualquer um desses arquivos para comparar ou analisar, não será necessário digitar as senhas.