Análise de dados do Excel - formatação condicional

No Microsoft Excel, você pode usar Conditional Formattingpara visualização de dados. Você deve especificar a formatação de um intervalo de células com base no conteúdo do intervalo de células. As células que atendem às condições especificadas serão formatadas conforme você definiu.

Exemplo

Em um intervalo que contém os números de vendas do último trimestre para um conjunto de vendedores, você pode destacar as células que representam quem atingiu a meta definida, digamos, $ 2.500.

Você pode definir a condição como vendas totais da pessoa> = $2500e especifique um código de cor verde. O Excel verifica cada célula no intervalo para determinar se a condição que você especificou, ou seja, vendas totais da pessoa> = $ 2500, foi satisfeita.

O Excel aplica o formato que você escolheu, ou seja, a cor verde a todas as células que atendem à condição. Se o conteúdo de uma célula não satisfizer a condição, a formatação da célula permanecerá inalterada. O resultado é o esperado, apenas para os vendedores que atingiram a meta, as células são destacadas em verde - uma rápida visualização dos resultados da análise.

Você pode especificar qualquer número de condições para a formatação, especificando Rules. Você pode escolher as regras que correspondem às suas condições de

  • Destacar regras de células
  • Regras superior / inferior

Você também pode definir suas próprias regras. Voce pode -

  • Adicionar uma regra
  • Limpar uma regra existente
  • Gerenciar as regras definidas

Além disso, você tem várias opções de formatação no Excel para escolher aquelas que são adequadas para a sua Visualização de Dados -

  • Barras de Dados
  • Escalas de Cores
  • Conjuntos de ícones

A formatação condicional foi promovida nas versões Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013. Os exemplos que você encontra neste capítulo são do Excel 2013.

Nas seções a seguir, você entenderá as regras de formatação condicional, opções de formatação e como trabalhar com regras.

Regras de destaque das células

Você pode usar Highlight Cells regra para atribuir um formato a células cujo conteúdo atenda a qualquer um dos seguintes critérios -

  • Números dentro de um determinado intervalo numérico -
    • Maior que
    • Menor que
    • Between
    • Igual a
  • Texto que contém uma determinada string de texto.
  • Data que ocorre dentro de um determinado intervalo de datas em relação à data atual -
    • Yesterday
    • Today
    • Tomorrow
    • Nos últimos 7 dias
    • Semana Anterior
    • Esta semana
    • Semana que vem
    • Mês passado
    • Este mês
    • Próximo mês
  • Valores duplicados ou exclusivos.

Siga as etapas para formatar células condicionalmente -

  • Selecione o intervalo a ser formatado condicionalmente.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique Highlight Cells Rules no menu suspenso.

  • Clique Greater Thane especifique> 750. Escolha a cor verde.

  • Clique Less Than e especifique <500. Escolha a cor vermelha.

  • Clique Between e especifique 500 e 750. Escolha a cor amarela.

Os dados serão destacados com base nas condições fornecidas e na formatação correspondente.

Regras superior / inferior

Você pode usar Top / Bottom Rules para atribuir um formato às células cujo conteúdo atenda a qualquer um dos seguintes critérios -

  • Top 10 items - Células classificadas no N superior, onde 1 <= N <= 1000.

  • Top 10% - Células classificadas nos n% superiores, onde 1 <= n <= 100.

  • Bottom 10 items - Células classificadas no N inferior, onde 1 <= N <= 1000.

  • Bottom 10% - Células classificadas nos n% inferiores, onde 1 <= n <= 100.

  • Above average - Células que estão acima da média para o intervalo selecionado.

  • Below average - Células que estão abaixo da média para o intervalo selecionado.

Siga as etapas fornecidas abaixo para atribuir as regras Superior / Inferior.

  • Selecione o intervalo a ser formatado condicionalmente.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique Top/Bottom Rulesno menu suspenso. As opções de regras superior / inferior são exibidas.

  • Clique Top Ten Items e especifique 5. Escolha a cor verde.

  • Clique Bottom Ten Items e especifique 5. Escolha a cor vermelha.

Os dados serão destacados com base nas condições fornecidas e na formatação correspondente.

  • Repita as três primeiras etapas fornecidas acima.

  • Clique Top Ten% e especifique 5. Escolha a cor verde.

  • Clique Bottom Ten% e especifique 5. Escolha a cor vermelha.

Os dados serão destacados com base nas condições fornecidas e na formatação correspondente.

  • Repita as três primeiras etapas fornecidas acima.

  • Clique Above Average. Escolha a cor verde.

  • Clique Below Average. Escolha a cor vermelha.

Os dados serão destacados com base nas condições fornecidas e na formatação correspondente.

Barras de Dados

Você pode usar colorido Data Barspara ver o valor em uma célula em relação aos valores nas outras células. O comprimento da barra de dados representa o valor na célula. Uma barra mais longa representa um valor mais alto e uma barra mais curta representa um valor mais baixo. Você tem seis cores sólidas para escolher para as barras de dados - azul, verde, vermelho, amarelo, azul claro e roxo.

As barras de dados são úteis para visualizar os valores superior, inferior e intermediário quando você tem grandes quantidades de dados. Exemplo - temperaturas diurnas nas regiões de um determinado mês. Você pode usar barras de cores de preenchimento de gradiente para visualizar o valor em uma célula em relação aos valores em outras células. Voce tem seisGradient Colors para escolher entre as barras de dados - azul, verde, vermelho, amarelo, azul claro e roxo.

  • Selecione o intervalo a ser formatado condicionalmente.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique Data Barsno menu suspenso. oGradient Fill opções e Fill opções aparecem.

Clique na barra de dados azul no Gradient Fill opções.

  • Repita as três primeiras etapas.

  • Clique na barra de dados azul no Solid Fill opções.

Você também pode formatar barras de dados de forma que a barra de dados comece no meio da célula e se estenda para a esquerda para valores negativos e se estique para a direita para valores positivos.

Escalas de Cores

Você pode usar Color Scalespara ver o valor em uma célula em relação aos valores nas outras células em um determinado intervalo. Como no caso deHighlight Cells Rules, uma Color Scaleusa o sombreamento da célula para exibir as diferenças nos valores das células. Um gradiente de cor será aplicado a um intervalo de células. A cor indica onde cada valor de célula se enquadra nesse intervalo.

Você pode escolher entre -

  • Três - Escala de Cores -
    • Escala de cor verde - amarelo - vermelho
    • Escala de cores vermelho - amarelo - verde
    • Escala de cor verde - branco - vermelho
    • Escala de cores vermelho - branco - verde
    • Escala de cor azul - branco - vermelho
    • Escala de cores vermelho - branco - azul
  • Escala de duas cores -
    • Branco - Escala de Cor Vermelha
    • Vermelho - Escala de Cor Branca
    • Escala de cor verde - branco
    • Branco - Escala de Cor Verde
    • Escala de cor verde - amarela
    • Escala de cor amarela - verde

Siga as etapas abaixo -

  • Selecione o intervalo a ser formatado condicionalmente.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique Color Scalesno menu suspenso. oColor Scale opções aparecem.

  • Clique na escala de cores verde - amarelo - vermelho.

Os dados serão destacados com base na escala de cores Verde - Amarelo - Vermelho no intervalo selecionado.

  • Repita as três primeiras etapas.
  • Clique na escala de cores Verde - Branco.

Os dados serão destacados com base na escala de cores Verde - Branco no intervalo selecionado.

Conjuntos de ícones

Você pode usar os conjuntos de ícones para visualizar diferenças numéricas. Os seguintes conjuntos de ícones estão disponíveis -

Conforme você observa, um conjunto de ícones consiste de três a cinco símbolos. Você pode definir critérios para associar um ícone a cada valor em um intervalo de células. Por exemplo, uma seta vermelha para baixo para números pequenos, uma seta verde para cima para números grandes e uma seta horizontal amarela para valores intermediários.

  • Selecione o intervalo a ser formatado condicionalmente.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique Icon Setsno menu suspenso. oIcon Sets opções aparecem.

  • Clique nas três setas coloridas.

Setas coloridas aparecem ao lado dos dados com base nos valores no intervalo selecionado.

  • Repita as três primeiras etapas. oIcon Sets opções aparecem.

  • Selecione 5 avaliações. Os ícones de classificação aparecem ao lado dos dados com base nos valores do intervalo selecionado.

Nova regra

Você pode usar New Rule para criar sua própria fórmula como condição para formatar uma célula conforme você definir.

Existem duas maneiras de usar a Nova Regra -

  • Com New Rule opção do menu suspenso

  • Com New Rule botão em Manage Rules caixa de diálogo

Com a opção de Nova Regra no menu suspenso

  • Selecione o intervalo a ser formatado condicionalmente.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique New Rule no menu suspenso.

o New Formatting Rule a caixa de diálogo aparece.

  • Na caixa Selecione um tipo de regra, selecione Usar uma fórmula para determinar quais células formatar. Edit the Rule Description a caixa aparece.

  • Nos valores de formato onde esta fórmula é verdadeira: digite a fórmula.

  • Clique no botão formatar e clique em OK.

As células que contêm valores com a fórmula TRUE são formatadas conforme definido.

Com o botão de nova regra na caixa de diálogo Gerenciar regras

  • Selecione o intervalo a ser formatado condicionalmente.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique Manage Rules no menu suspenso.

o Conditional Formatting Rules Manager a caixa de diálogo aparece.

Clique no New Rule botão.

o New Formatting Rule a caixa de diálogo aparece.

Repita as etapas fornecidas acima para definir sua fórmula e formato.

o Conditional Formatting Rules Manager a caixa de diálogo aparece com New Ruleem destaque. Clique noApply botão.

As células que contêm valores com a fórmula TRUE são formatadas conforme definido.

Regras claras

Você pode limpar regras para excluir todos os formatos condicionais que criou para

  • Células selecionadas
  • Folha de trabalho atual
  • Tabela Selecionada
  • Tabela Dinâmica Selecionada

Siga as etapas fornecidas -

  • Selecione o intervalo / Clique em uma planilha / Clique na tabela> Tabela dinâmica onde as regras de formatação condicional precisam ser removidas.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique Clear Rulesno menu suspenso. As opções de limpar regras são exibidas.

Selecione a opção apropriada. A formatação condicional é limpa em Intervalo / Planilha / Tabela / Tabela Dinâmica.

Gerenciar regras

Você pode Manage Rulesde Conditional Formatting Rules Managerjanela. Você pode ver as regras de formatação para a seleção atual, para toda a planilha atual, para as outras planilhas da pasta de trabalho ou para as tabelas ou Tabelas Dinâmicas da pasta de trabalho.

  • Clique Conditional Formatting no Styles grupo sob Home aba.

  • Clique Manage Rules no menu suspenso.

o Conditional Formatting Rules Manager a caixa de diálogo aparece.

Clique na seta na caixa de listagem ao lado de Show formatting rules for Aparecem a seleção atual, esta planilha e outras planilhas, tabelas, tabela dinâmica, se houver regras de formatação condicional.

Selecione This Worksheetna lista suspensa. As regras de formatação na planilha atual aparecem na ordem em que serão aplicadas. Você pode alterar essa ordem usando as setas para cima e para baixo.

Você pode adicionar uma nova regra, editar uma regra e excluir uma regra.

  • Você já viu New Rulena seção anterior. Você pode excluir uma regra selecionando a Regra e clicando emDelete Rule. A regra destacada é excluída.

  • Para editar uma regra, selecione a REGRA e clique em Edit Rule. Edit Formatting Rule a caixa de diálogo aparece.

  • Você pode

    • Selecione um tipo de regra

    • Edite a descrição da regra

    • Editar formatação

  • Depois de concluir as alterações, clique em OK.

  • As mudanças para a Regra serão refletidas no Conditional Formatting Rules Managercaixa de diálogo. CliqueApply.

  • Os dados serão destacados com base na modificação Conditional Formatting Rules.