Gerenciamento de atenção - Guia rápido

A Gestão da Atenção pode ser definida como um conjunto de práticas que aumentam a capacidade das pessoas de se concentrarem em coisas importantes no trabalho e na vida. Também ajuda a organizar suas prioridades, de modo que possam entregar com eficiência tanto em nível organizacional quanto pessoal.

Os gerentes em todo o mundo dirão que um small but attentive workforce is much more productivedo que uma grande força de trabalho distraída. Um funcionário desatento cometerá erros descuidados e acabará sendo menos produtivo. Pessoas de todas as áreas devem estar atentas para se destacar ou, pelo menos, manter sua posição.

As distrações incluem fofocar com colegas de trabalho, fazer longos intervalos, lidar com assuntos pessoais durante o horário de trabalho, etc. Essas distrações geralmente ocorrem devido ao tédio, trabalho por longas horas e condições mundanas de trabalho. Pode-se evitar a perda de tempo concentrando-se em objetivos específicos.

O déficit de atenção também pode prejudicar as chances de um funcionário sincero. Se seus companheiros não prestam atenção ao que ele diz, seu trabalho é menos do que eficaz. A capacidade de ficar atento ajuda os profissionais a se relacionarem com o trabalho no nível emocional. Também os incentiva a uma maior produtividade para atender aos objetivos da empresa, bem como seus objetivos pessoais.

Com o aumento da carga de trabalho, as pessoas ficam facilmente estressadas e são facilmente distraídas do trabalho. O Gerenciamento da Atenção permite que gerentes e funcionários se concentrem mais em seu trabalho com o mínimo de distrações. Isso os ajuda a ter um melhor desempenho e, por sua vez, os leva a obter uma caminhada e uma promoção.

Não estamos muito longe de um futuro, onde coisas como integridade, sinceridade, etc., darão lugar à Atenção como o bem mais valioso. Por outro lado, as habilidades relacionadas ao trabalho darão lugar ao Focus como a habilidade mais importante em um local de trabalho. Para sermos relevantes e bem-sucedidos nesse futuro, temos que aprender a estar focados e atentos a partir de hoje.

A mídia social mudou a maneira como nós, pessoas, costumávamos nos comunicar, fazer novos relacionamentos e desenvolvê-los. Também está mudando a maneira como as pessoas costumavam lidar com várias tarefas ao mesmo tempo. O que era apenas uma teoria proposta anos antes, agora se tornou um fato estabelecido que a multitarefa na verdade falha em ambos os propósitos, deveria resolver.

É amplamente aceito agora que a multitarefa leva mais tempo para concluir o trabalho e, então, a qualidade é sempre pior. Na era da tecnologia e dos serviços, nos acostumamos com a gratificação instantânea da curiosidade e com a obtenção de respostas. Em tais situações, as pessoas perderam a paciência de pesquisar os fatos.

Como a mídia digital mudou nossa capacidade de atenção?

A mídia digital e a tecnologia convergiram para produzir mais informações agora do que nunca. Isso significa que as pessoas são incentivadas a coletar informações fugazes, em comparação com a leitura e a análise das informações. Mais tarde, os fatos são separados da ficção.

A atenção se tornou um bem valioso hoje e a mídia digital a usa como moeda. Já se foi o tempo em que as empresas online costumavam ganhar dinheiro com as vendas diretas. Hoje, todos entraram em um modelo indireto de geração de receita. Este é um modelo em que se esforçam para se tornar uma plataforma estabelecida que está sendo visitada pela multidão que navega na Internet. É tudo sobreeyeballs, clicks, taglines, petitions.

Bombardeio de informação

Bombardear informações nas lojas online pode fazer com que a atenção de alguém flutue com muita facilidade. É como alguém que acaba de entrar em um buffet e encontra uma grande variedade de pratos diante de seus olhos. Como ele não pode experimentar todos os pratos ao mesmo tempo, ele terá que fazer uma pausa após alguns pratos. Assim que terminar, ele não vai voltar para aqueles pratos, mesmo que os ache realmente deliciosos. Ele raciocina: "Por que algumas coisas são boas, quando posso ter algumas coisas boas?”

O mundo está ficando menor

Se você viu o filme Piratas do Caribe: Fim do Mundo, deve ter visto o lindo momento retrospectivo, onde o capitão Barbosa reflete que o mundo está cada vez menor. Ao que o capitão Jack Sparrow responde em seu estilo imitável: “Não. O mundo ainda é o mesmo, cara; há apenas menos nele ”.

Em suma, esse é o problema que as pessoas enfrentam com conteúdo hoje em dia. Graças ao advento da tecnologia em nossas vidas, podemos viajar o mundo inteiro com um simples clique do mouse.

Alguns cliques nos levarão ao topo da Grande Muralha da China e mais alguns nos levarão às planícies geladas da Groenlândia. O mundo parece um lugar menor agora, graças à Internet, que tem mais velocidade do que os ventos que conduzem os navios. Mas quando alguns cliques podem nos levar a todo o mundo; Será que realmente temos tempo para deixar uma bela imagem ficar na tela do nosso computador, para que possamos olhá-la por muito tempo, deixá-la mexer com nossas emoções?

De acordo com uma enquete divulgada pela Salary.com, 14% dos funcionários de uma empresa perdem 3 horas diárias, 22% perdem 2 horas diárias e 64% perdem 1 hora diária. Um dos maiores culpados foi a navegação na Internet, que fez com que 48% dos funcionários perdessem tempo com ela.

Um objetivo funcional por trás de cada empresa e, posteriormente, de cada gerente é aumentar a produtividade. Toda empresa quer o melhor de sua força de trabalho, mas seria opressor usar uma pequena equipe para realizar várias tarefas e aumentar os lucros. É aqui que um gerente entra em cena; um gerente tenta extrair mais de menos.

Quando você tenta pensar em como o déficit de atenção nos afeta em nossa vida diária, podemos ver que as coisas não têm sido muito diferentes para nós dentro dos limites das câmaras de escritório também. As empresas começaram a aceitar o fato de que seus funcionários estão cada vez mais distraídos do trabalho. Mesmo aqueles que se concentram em seu trabalho estão mais interessados em realizar um grande volume de trabalho do que em realizar o trabalho corretamente.

Quantidade substituiu qualidade

Assim como a geração de hoje está mais propensa a colocar seus olhos no Mona Lisa Smilee dizer: “Bem, é isso, está feito! Traga o próximo! Não tenho o dia todo! ”.

É mais provável que um gerente diga a sua equipe para sacrificar cada vez mais a qualidade no altar da quantidade, pois ele mesmo não tem a atenção necessária para uma verificação detalhada da qualidade. Quando alguém assim se torna um gerente, de repente é solicitado que se concentre em algumas áreas muito específicas da operação organizacional, como ministrar treinamento, aumentar a expertise da equipe e prestar “atenção aos detalhes mais próximos.

Os gerentes precisam ser capazes de superar seus próprios problemas de distração, tanto em sua vida pessoal quanto profissional, antes de instruir seus colegas de equipe sobre isso. Um gerente distraído não pode manter uma equipe atenta. Portanto, a primeira coisa que se deve considerar é onde eles concentram a maior parte de sua atenção.

CEOs lideram a empresa

Para determinar a gestão da atenção de uma empresa, é preciso determinar a atenção de seu CEO. Um CEO deve prestar atenção à empresa e seus funcionários para obter melhor produtividade. É importante que o CEO compreenda os diferentes tipos de atenção e as várias técnicas de gerenciamento de atenção para incentivar seus funcionários.

Depois de estudar os diferentes períodos de atenção de pessoas de diferentes áreas e gerenciamento de tempo, os especialistas dividiram a atenção em quatro áreas diferentes. As habilidades dessas pessoas são obtidas em várias esferas da vida e grupos de idade. Isso inclui -

Intentional- As pessoas que exibem atenção intencional já sabem o que estão fazendo e o que realmente querem fazer. Isso é chamado de trabalhar com conhecimento de causa ou “intencionalmente”. Eles planejam estrategicamente e anotam os prós e contras de sua decisão e priorizam suas atividades de acordo.
Responsive- As pessoas que exibem atenção responsiva não estão cientes das diferentes situações que irão enfrentar, mas respondem de acordo com o ambiente ao chegarem nele. Eles não planejam de antemão, mas respondem de acordo com o cenário atual. Eles ainda tendem a gastar menos tempo trabalhando intencionalmente.
Interrupted- Pessoas que exibem atenção interrompida se distraem facilmente de seu trabalho. Eles não têm uma prioridade definida para equilibrar suas vidas. Na verdade, eles passam a maior parte do tempo respondendo mensagens ou lidando com situações que não têm nenhuma relação com o seu trabalho ou os desviam dele.
Unproductive- Pessoas que exibem atenção improdutiva se preocupam menos com sua produtividade. Eles passam a maior parte do tempo deixando seus pensamentos vagarem. Eles abusam do tempo de trabalho do escritório fazendo pausas, conversando ou qualquer outro trabalho improdutivo.

Cada pessoa pode ser categorizada em qualquer uma dessas categorias, dependendo de sua natureza em relação ao seu trabalho e da forma como conduzem sua vida pessoal e profissional. Quanto mais você está atento, mais você percebe o que está ao seu redor e mais produtivo e eficaz você é.

Stop Thinkingpode soar como um conceito estranho para alguém que tenta administrar a atenção. A lógica por trás desse conselho de duas palavras é chamar a atenção das pessoas para sua tendência de "pensar demais" em coisas diferentes. Isso acabará fazendo com que eles se preocupem com coisas irrelevantes. Quando um gerente começa a pensar horas extras, ele presta menos atenção ao que realmente está acontecendo na equipe e negligencia as coisas que realmente exigem sua atenção.

O que pensamos e percebemos é sempre controlado por nossos sentimentos. Se sentimos que algo é chato, prestamos menos atenção a ele. Essa é a razão pela qual os alunos que participam de uma conferência que eles acreditam não ser útil para eles, começarão a dar menos atenção a ela e, eventualmente, a acharão chata.

Quando você fica atento, começa a se conectar melhor com o mundo ao redor. Você começa a entender o funcionamento de um processo e a ver o "quadro geral". Pessoas atentas processam emoções melhor do que outras porque suas mentes estão calmas e seus pensamentos são claros. Os chineses têm um termo para isso - Mushin.

O que é Mushin?

Mushin é uma palavra chinesa que significa "sem mente". O conceito de Mushin é usado no treinamento de diferentes artes marciais. Mushin ensina as pessoas a esquecer completamente as emoções e o pensamento consciente, para que possam se concentrar em uma tarefa.

Mushin um estado de espírito que pode ser alcançado através da meditação. É a melhor maneira de alguém se entender e ter uma atitude positiva em relação ao mundo ao seu redor. Isso o torna mais atento a tudo, torna-se calmo e aprimora suas habilidades intuitivas.

O que é Xin Yi?

Xin Yi significa "mente voltada para o coração". É uma técnica que tenta conectar o corpo com a alma. De acordo com os chineses, existem harmonias internas que podem conectar mente com vontade, energia e poder.

Eles são -

Xin and Yi - Conectando a mente (Xin) com o coração (Yi).
Yi and Qi - Conectando o coração (Yi) com a energia natural (Qi).
Qi and Li - Conectando a energia natural (Qi) com o poder (Li).

A meditação nos ajuda a obter essas harmonias internas, conectar nosso corpo com nossa mente e coração também. Limpa a nossa mente, permite-nos manter a calma e estar mais concentrados - todas estas são qualidades de que um profissional necessita para desempenhar com eficácia as suas funções no escritório.

A atenção não é um fenômeno constante. Uma pessoa pode mudar sua capacidade e intensidade de atenção dependendo das diferentes situações. Existem três tipos de atenção, dependendo do tipo de trabalho de um indivíduo -

Atenção Focada

Atenção focada significa “prestar atenção”. Em certas situações, as pessoas podem canalizar toda a sua atenção para uma única tarefa e todo o resto é considerado menos importante. Isso pode ser visto ao estudar para um exame ou trabalhar em um projeto.

É muito difícil sustentar esse tipo de atenção por muito tempo em casos normais, pois necessita de um engajamento em nível fisiológico. Os humanos tendem a se cansar do trabalho após certo período de tempo. Por exemplo, da mesma forma que uma pessoa tem menos probabilidade de se concentrar nos estudos, depois de estudar vigorosamente por mais de algumas horas seguidas.

Atenção Sustentada

Atenção sustentada significa concentrar-se em uma determinada tarefa demorada. As pessoas dão muita atenção quando assistem a um truque de mágica ou a um filme interessante. Existem três estágios de atenção sustentada -

Paying Attention - Onde você começa a se concentrar.
Keeping Attention - Onde você mantém sua atenção.
Ending attention - Quando você finalmente parar de prestar atenção.

Todo este ciclo é denominado um “período de atenção”. Quando sua atenção terminar, você precisará de algum tempo para se concentrar novamente e remover as distrações. As pessoas se distraem do trabalho, o que deixa a tarefa incompleta, então é preciso tempo para refocar e começar depois de algum tempo.

Atenção seletiva

Atenção seletiva significa focar em um único estímulo em um ambiente complexo. É como ter uma conversa em uma estação lotada, onde é impossível se concentrar em tudo o que está acontecendo. Nesse caso, é preciso realmente focar na conversa e ignorar tudo o que está acontecendo para transmitir a mensagem.

Deve-se ter a capacidade de se concentrar em uma mensagem ou objeto específico, filtrando todo o ruído de fundo. A parte negativa é que as pessoas tendem a negligenciar o que está acontecendo (mesmo que seja importante). Em tudo isso, a mensagem que recebem pode ser facilmente manipulada ou mal interpretada devido a problemas de comunicação.

Atenção Alternada

Pessoas que exibem “atenção alternada” têm a capacidade de desviar sua atenção para mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Muitos de nós exibimos essa atenção tomando notas, enquanto ouvíamos e entendíamos uma palestra ao mesmo tempo. Aqui, a mente deve ser flexível e rápida para entender e traduzir todas as informações coletadas.

Piscadela atenciosa

De acordo com uma teoria proposta pela primeira vez nos anos 90, atenção é como visão. Quando tentamos visualizar dois alvos ao mesmo tempo, um deles parece nítido enquanto o outro fica borrado. Da mesma forma, quando as pessoas se concentram em dois alvos ao mesmo tempo, tendem a perder o segundo. Quando esses alvos estão associados a emoções fortes, fica mais fácil reduzir o piscar de atenção.

Desde o momento em que você acorda até o momento de dormir, seu cérebro continua enviando e recebendo mensagens por meio de uma rede de conexões nervosas, que são chamadas de “ondas cerebrais”. Cada onda cerebral está ligada a diferentes atividades, como sono, atenção, música, relaxamento, etc. Essas ondas cerebrais são classificadas em raios alfa, beta, teta, delta e gama.

Alpha Brainwaves

Ondas cerebrais alfa As ondas cerebrais alfa sinalizam uma consciência relaxada. Eles são considerados as ondas cerebrais da meditação, pois aumentam a criatividade e estão ligados a sentimentos positivos e tranquilidade. Quando uma pessoa está acordada, mas não concentrada em algo, ela está em Alfa. Este é o melhor estado para o pensamento intuitivo.

Ondas cerebrais beta

Ondas cerebrais beta sinalizam vigília. Eles estão ligados com foco e atenção. Essas ondas cerebrais são usadas para resolver problemas, portanto, também estão ligadas a sentimentos de trepidação e ansiedade. Quando você está acordado, você está em Beta. A meditação desacelera as ondas cerebrais Beta, acalma, deixa você menos ansioso e ajuda a se concentrar nas outras ondas cerebrais.

Ondas cerebrais Theta

As ondas Theta sinalizam um profundo estado de meditação ou hipnose. Pessoas com sono leve também estão no estado Theta. Eles estão ligados a sonhos e memória de curto prazo. Eles ajudam você a se lembrar de fatos e são mais ativos em crianças do que em adultos. Uma pessoa em Theta não está completamente ciente do que está acontecendo ao seu redor.

Delta Brainwaves

As ondas delta sinalizam um sono profundo sem sonhos. Este é considerado o padrão de ondas cerebrais mais lento, movendo-se a 1,5 a 4 ciclos por segundo. Algumas pessoas entram no delta quando estão meditando. Apenas praticantes experientes podem atingir ondas delta enquanto permanecem acordados.

Gamma Brainwaves

As ondas gama sinalizam a capacidade de relacionar e processar informações. Aumenta o poder da memória e mantém a nitidez dos sentidos. Ondas gama altas tornam uma pessoa mais positiva, ativa e contente. Também torna as pessoas mais inteligentes do que outras, elas também podem ser alcançadas por meio da meditação. A meditação o ajuda a ter controle sobre essas ondas cerebrais. Quando meditamos, diferentes técnicas de meditação influenciam as ondas cerebrais que são responsáveis por diferentes atividades.

No entanto, a meditação não é a única maneira de aumentar o foco e a atenção. Existem diferentes métodos que nos ajudam também neste objetivo. Um dos mais comuns entre eles é “Visualization”.

Nas técnicas de visualização, uma pessoa é solicitada a usar sua imaginação para criar imagens mentais que um instrutor pede que ela faça. Isso aumenta a atividade cerebral e traz grande foco no trabalho.

Cada indivíduo é diferente do outro, portanto, eles precisam de um método diferente ou combinação de métodos para se concentrar mais. É preciso entender o método mais adequado para ele.

A planilha a seguir contém uma coleção de atividades que uma pessoa pode realizar em sua vida diária. Essas atividades garantem que ele consiga manter sua atenção nítida e focada. A maioria dessas atividades produz resultados a longo prazo, então o praticante precisa ter paciência enquanto espera os resultados. No entanto, ele começará a sentir uma mudança imediata em sua perspectiva em uma semana.

Exercício

Relaxe e sente-se confortavelmente em um lugar tranquilo.
Tente não pensar em nada e não tenha outros pensamentos.
Concentre-se em sua respiração natural. Ouça os sons de inspiração e expiração.

Meditação

Você pode meditar de diferentes maneiras, mas o objetivo deve ser relaxar seus sentidos e acalmar sua mente. Alguns dos métodos de meditação amplamente seguidos são -

Meditação Mantra
Meditação com o olhar fixo
Meditação transcendental
Chakra Meditation.

A meditação do olhar fixo inclui a concentração visual em um objeto. A Meditação Transcendental envolve simplesmente sentar com os olhos fechados. A meditação do Chakra envolve respiração focada e mantra para explorar os chakras.

Diferentes formas de meditação focam em coisas diferentes, então você deve selecionar a área em que você precisa de concentração máxima e focar e então iniciar a prática de acordo.

Visualização

Visualização significa imaginar seu objetivo e acreditar que isso acontecerá. A técnica de visualização está sendo usada hoje em dia por pessoas para se destacar em diferentes campos, aguçando sua atenção e fazendo-os materializar seus pensamentos. A razão de ser tão eficaz é que na verdade permite que sua mente se concentre na possibilidade e o ajuda a atingir seu objetivo; em vez de apenas pensar e depois descartá-lo como um desejo vago.

Alguns pré-requisitos para visualização -

Choose a goal - Você tem que ser preciso para selecionar e visualizar uma meta individual.
Relax - Você precisa acalmar seus sentidos antes de se concentrar na visualização.
Visualize- Imagine o objetivo. Por exemplo - um arquiteto imaginando um resort no deserto.
Accept - Confie em si mesmo que você pode tornar seu sonho realidade.

Exemplo

Um estudo científico foi realizado para provar os efeitos da Visualização. O estudo envolveu um grupo de jogadores que receberam lances livres de basquete na universidade de Chicago. Este estudo primeiro analisou a capacidade de um jogador para lances livres e, em seguida, dividiu-o em três grupos.

O primeiro grupo foi convidado a praticar com a bola por uma hora todos os dias
O segundo grupo foi solicitado apenas a se levantar e imaginar como eles fariam uma foto.
O terceiro grupo foi simplesmente convidado a ignorar.

After 30 days, os jogadores do primeiro grupo apresentaram melhora de 24%, os jogadores do segundo grupo apresentaram melhora de 23%, enquanto o terceiro grupo não apresentou melhora. O efeito da visualização pode ser visto claramente aqui.

O gerenciamento da atenção ajuda as pessoas a administrar o estresse, ser mais produtivas e administrar melhor o tempo. O gerenciamento da atenção requer que você não apenas se concentre, mas também implemente. Às vezes, falhamos porque somos intimidados pelo sucesso. É muito importante ter um pensamento positivo enquanto executa um plano. Isso ajudará você a se concentrar mais.

Podemos dividir a atenção em quatro zonas diferentes: Reativa, Proativa, Distraída e Desperdício. Quanto mais atento você estiver, mais isso se refletirá em sua produtividade e também em seus níveis de estresse pessoal.

Zona Reativa

Os gerentes são especialmente representativos da zona reativa, pois lidam com o cumprimento de prazos e a tomada de decisões sobre tarefas que demandam tempo e atenção. Por exemplo, eles estão em um projeto que está próximo do prazo e um de seus funcionários diz que está doente e ele precisa arranjar alguém para substituí-lo.

Essas crises não ajudam os gerentes a cumprir suas metas ou prazos. As tarefas principais trazem situações inesperadas. A maioria deles acontece principalmente devido à distribuição inadequada do tempo. Para passar da zona reativa para a zona pró-ativa, eles devem tentar perder menos tempo se distraindo.

Zona Proativa

Pessoas em uma zona proativa estão dispostas a trabalhar mais e gostam de seguir alguma estratégia ou procedimento para atingir seus objetivos. Eles sempre gostam de planejar com antecedência de acordo para atingir seu objetivo. Se você passar mais tempo nesta zona, poderá minimizar seu tempo na zona reativa. Esta zona ajuda a manter o equilíbrio na sua vida pessoal e profissional.

Ficar na zona proativa também o ajuda a ter uma atitude positiva em relação ao trabalho e aos colegas. Ele ajuda você a orçar seus ganhos, manter um relacionamento cordial, revisar seus objetivos e ajustar as mudanças necessárias para alcançá-los. Também melhora seu desempenho com o tempo.

Zona Distraída

Esta é a zona onde a maioria de nós passa mais tempo do que realmente deveria. Essas atividades parecem exigir sua atenção urgente, mas na verdade não são tão importantes. Isso acontece quando as pessoas começam a distraí-lo ou você começa a priorizar as necessidades dos outros antes das suas. Mensagens instantâneas, e-mails frequentes, chamadas telefônicas ou bate-papo estão sob esta zona.

Saindo da Zona Distraída

Como você já deve ter percebido, esta não é a melhor zona para se estar. Se você está nesta zona, tente se afastar dela o mais rápido possível. Isso pode ser feito das seguintes maneiras -

Turn off email alert- Nem todo e-mail é tão urgente que precise ser respondido assim que você o receber. Os alertas de e-mail costumam distraí-lo e, às vezes, levam você da Zona proativa para a Zona distraída.
Create a time-blocked schedule- Não receba telefonemas ou e-mails enquanto trabalha. Agende um horário para retornar ligações e responder e-mails, mantendo um relacionamento cordial.
Set boundaries- Faça um cronograma e siga-o. Nunca permita que os outros o distraiam em suas ações, a menos que seja realmente urgente. Assim que você começar a seguir sua programação, as pessoas vão se adaptando lentamente a ela e param de distraí-lo.

Esses métodos o ajudarão a sair da Zona de Distração e a se concentrar mais no trabalho importante e urgente. Isso o ajudará a se concentrar mais no trabalho que realmente exige sua atenção e o ajudará a atingir seu objetivo.

Zona de Resíduos

As pessoas tendem a perder seu tempo sem qualquer provocação externa. As pessoas nesta Zona de Desperdício se envolvem em bate-papos sem sentido, não fazem nada, checam e-mails, fofocam com colegas e navegam no Facebook, Twitter. O principal objetivo para as pessoas na zona de desperdício é mudar para a Zona Proativa. Eles devem pensar nas metas que desejam alcançar e como perder tempo entregando-se a atividades improdutivas os afasta de seus sonhos e ambições.

As pessoas aqui passam mais tempo relaxando e imaginando coisas do que realmente fazendo algo produtivo ou sendo útil. Desviar sua atenção desta zona pode ser feito das seguintes maneiras -

Schedule personal time- É impossível focar sempre em uma tarefa, então é melhor fazer pequenas pausas por um tempo e depois voltar ao trabalho. Sempre tenha algum tempo para você relaxar, comer, mediar e relaxar.
Limit temptation- Evite ficar tentado a perder tempo conversando, usando o telefone e navegando na internet, em vez de se concentrar mais no trabalho. É melhor desligar o celular ou sempre fazer pausas curtas. Lembre-se de que levará a mesma quantidade de tempo para concluir o trabalho, portanto, o tempo perdido entregando-se a trivialidades está, na verdade, atrasando o trabalho.

É fácil para alguém aconselhar uma pessoa “Fique Focado”, mas é difícil para a mesma pessoa manter o foco. A verdade é que hoje em dia, pode-se facilmente ficar distraído e sobrecarregado com todos os objetivos e planos em suas vidas ocupadas. Nessas horas, existem maneiras pelas quais as pessoas podem manter a estabilidade e o foco.

A regra de um minuto

Prestamos menos atenção a pequenos recados e tarefas porque tendemos a subestimar seu valor. Uma vez que essas tarefas se acumulam, elas acabam consumindo muito mais tempo e atenção do que inicialmente.

Imagine ficar um mês sem lavar roupa e depois acordar um dia com o fato de que não tem roupas limpas. O que é pior, você terá que limpar uma pilha enorme de roupas agora, em vez de um par. A regra de um minuto remove esse tipo de situação, fazendo você se concentrar na redução do estresse. Essa regra de um minuto nos ensina que pequenas tarefas, quando feitas diariamente, não nos afetam muito, mas uma vez que são deixadas para ser feitas mais tarde, demoram muito para serem concluídas.

Esta regra de um minuto nos diz para nos perguntarmos quanto tempo algumas tarefas como preencher um papel, colocar os livros na prateleira, manter nossas meias perto da cesta, etc., realmente levarão. As pessoas percebem que leva apenas um minuto para fazer essas tarefas rotineiras, mas uma vez que elas se acumulam, pode acabar consumindo o tempo de um fim de semana inteiro para deixar o quarto limpo e organizado.

A regra dos cinco minutos

A regra dos cinco minutos nos ensina a fazer um intervalo de cinco minutos entre cada tarefa, pois isso nos ajudará a ficar relaxados e focados em nosso trabalho. Além disso, o resto nos ajudará a completar uma tarefa antes de passar para outra.

O desenvolvimento de um cronograma adequado ajuda a gerenciar melhor o tempo. No entanto, o erro mais comum que as pessoas cometem ao fazer uma programação é que a tornam muito rígida. É comum ficar sobrecarregado com todo o estabelecimento de metas e agendamento. Ao mesmo tempo, também é importante controlar suas emoções e não permitir que controlem suas ações ou ditem sua agenda.

Isso pode ser feito seguindo as etapas abaixo -

Stop- O pânico não ajuda. Isso te assusta e perde tempo também. Acalme-se e tente pensar em todos os resultados. Tente relaxar e pensar com clareza antes de reagir.
Take Breaks- Concentrar-se no seu objetivo é importante, mas não se esqueça de fazer uma pausa de cinco minutos no trabalho para acalmar a mente e o corpo. A meditação de curto prazo ou outras técnicas de relaxamento podem ajudar.
Break Down Tasks- Tente completar uma tarefa dividindo-as em seções menores. Isso lhe dará uma imagem melhor do trabalho e o ajudará a concluí-lo de forma mais rápida e organizada.
Sleep- É sempre importante dormir uma quantidade adequada de sono, para relaxar a mente e clarear a cabeça. Um cérebro cansado leva a um trabalho ineficiente.

Procrastinação é o ato de adiar a realização de tarefas para uma data ou hora posterior. É considerada a maior ameaça à produtividade. É bom fazer uma pausa, mas a procrastinação afeta qualquer chance de sucesso a longo prazo.

Cada um de nós passa por um pouco de procrastinação de vez em quando. Dito isso, existem alguns procrastinadores crônicos, que começam a evitar as coisas só porque não têm vontade, quando o trabalho realmente precisa ser feito.

Todos nós vimos situações em que intervalos de cinco minutos se transformam em intervalos de 60 minutos. Acontece quando estamos realmente cansados ou usamos nossa concentração em um trabalho mentalmente exaustivo. No entanto, às vezes acabamos fazendo essas pausas provavelmente por nenhuma outra razão além do fato de que somos tentados a fazer outras coisas desnecessárias. Para essas pessoas, uma navegação de cinco minutos na Internet pode ser facilmente convertida em duas horas no Facebook.

As pessoas não procrastinam instintivamente

As pessoas não procrastinam instintivamente. Muitos deles planejam meticulosamente como farão suas tarefas, mas em um momento posterior. A preguiça é um dos principais motivos da procrastinação. No entanto, alguns fazem isso para conseguir um negócio melhor com a estratégia de “esperar para assistir”.

Invariavelmente, os procrastinadores vão procrastinar e usar várias desculpas para justificar suas ações (ou melhor, inactions)

Algumas das desculpas mais comuns que um procrastinador tende a dar são -

Stress- Eles vão dizer que estão trabalhando há muito tempo e estão exaustos, por isso acabam fazendo longas pausas. Isso é independente do fato de que a maior parte do tempo gasto em trabalhar “longas horas” seria dedicado à navegação ociosa na Internet ou a fofoca.
Fear- O medo do fracasso e a intimidação do sucesso, ambos podem levar à procrastinação. Algumas pessoas dão a desculpa de que não são emocionalmente fortes o suficiente para suportar as consequências de suas ações erradas e preferem não agir de forma alguma.
Boredom- Às vezes as pessoas dizem que “ficam entediadas” o que as fazia levar todo o trabalho para uma data posterior. Uma pessoa genuinamente entediada tentará fazer qualquer coisa para se livrar dela, em vez de convidá-la com um pouco mais de inatividade.

As razões, ou digamos desculpas, para a procrastinação são sempre diferentes para pessoas diferentes. Isso ocorre apenas porque as pessoas pensam e agem de maneira diferente. Para não esquecer que seus objetivos e expectativas de vida são diferentes.

Observe que todos nós temos essa tendência de passar por essa fase de procrastinação pelo menos uma vez na semana. No entanto, nem todo mundo se torna um deslocador de trabalho preguiçoso.

A procrastinação se alimenta de pessoas que não têm controle sobre suas emoções e daquelas pessoas que não sabem programar seu trabalho. Pessoas que têm o hábito de mudar constantemente suas metas precisam primeiro decidir o que é mais importante para elas no longo prazo.

Sair do escritório e mastigar um lanche com chá quente atrairá qualquer pessoa, especialmente em uma tarde quente de quarta-feira. Por outro lado, uma pessoa emocionalmente forte saberia que a mesma guloseima está esperando por ela, uma vez que ela conclua esta tarefa.

As etapas a seguir ajudarão as pessoas a equilibrar suas prioridades e obter melhores habilidades de gerenciamento de tempo. Aqui estão algumas maneiras de superar a procrastinação -

Delete It- O que acontece se você não trabalhar? Pense no trabalho que requer sua atenção imediata e o que acontece se você deixar algum para trás.
Delegate- Pergunte a si mesmo se você é o responsável pela conclusão da tarefa em primeiro lugar, ou se o trabalho pode ser entregue a outra pessoa. Seja sempre claro quanto ao seu papel em uma tarefa, para não confundir seu trabalho com o de outras pessoas.
Do It Now- Pergunte a si mesmo se a tarefa precisa de atenção imediata ou pode ser adiada por algum tempo. Seja honesto ao responder a essa pergunta, pois atrasar um trabalho importante sempre aumenta o estresse e a ansiedade.
Ask for Advice- Tudo bem se você não sabe tudo. Você sempre pode buscar o conselho de um guia ou sênior de confiança que pode ajudá-lo e orientá-lo em seu trabalho. É um passo muito melhor do que oferecer a falta de conhecimento como desculpa para não fazer esse trabalho.
Chop It Up- Você sempre pode tornar uma tarefa grande pequena, mergulhando-as em seções menores. Como esses bits tiram sua mente da enorme tarefa e fazem você se concentrar em um de cada vez. Isso torna o trabalho mais fácil de ser concluído.
Obey The 15 Minute Rule- Para evitar a procrastinação, experimente atribuir cada etapa prática para o seu trabalho 15 minutos de tempo, e não mais do que isso. Trabalhe em rajadas de 15 minutos durante os quais você não permitirá nenhuma distração.
Have Clear Deadlines- Ter prazos bem definidos e ter uma forma planejada de como vai atingir seus objetivos nos prazos. Antes de definir prazos, dê uma olhada em sua equipe e estabeleça um prazo realista.
Give Yourself a Reward- Sempre que você cumprir um prazo, não se esqueça de presentear você e outras pessoas. Isso manterá a equipe motivada e indicará que você fez um bom trabalho.
Remove Distractions - Tente manter um ambiente de trabalho positivo, limite as distrações provenientes de fofocas, navegação na Internet, etc. Isso ajudará as pessoas a se concentrarem mais em seu trabalho.

Para um gerenciamento de atenção bem-sucedido, você precisa começar priorizando as coisas. O próximo passo é reconhecer que há uma necessidade urgente de você mover sua energia positiva em uma direção produtiva. Isso ajuda você a manter o equilíbrio e avançar em direção ao seu objetivo com uma melhor gestão do tempo.

Sendo assertivo

Às vezes, as pessoas pedirão que você os ajude em alguma tarefa que exija sua atenção imediata. No entanto, pode não estar vinculado ao seu próprio trabalho. Essas solicitações podem consumir o tempo que seu trabalho necessita e, ao mesmo tempo, não podem ser negligenciadas. A melhor forma de lidar com esta situação é aprender a arte de dizer educadamente - “Não”.

Isso pode ser feito das seguintes maneiras -

Recusando-se a assumir a tarefa, seguida de uma explicação honesta, como- “Lamento não poder ajudá-lo, porque não me sinto confortável fazendo isso”.
Quando você diz “não” em vez de dar uma desculpa, isso dá ao ouvinte uma ideia real e honesta de sua situação. Também permite que a pessoa saiba que você não é alguém que ela possa ter como certo. Claro, dar uma razão adequada ajuda muito a não criar nenhum sentimento ruim mais tarde. Por exemplo, “Não posso ajudá-lo agora porque tenho outro projeto que deve ser entregue amanhã”.
Quando você disser “não”, tente dar uma solução alternativa ao ouvinte, isso irá ajudá-lo a pensar em alguma solução diferente e também não o fará pensar negativamente de você. Por exemplo, “Não posso ir hoje, mas podemos programar para amanhã de manhã”.
Cada vez que você disser “não”, tente repetir o pedido com suas próprias palavras. Tipo, “Eu entendo que você precisa do pacote até amanhã, mas não poderei fazer isso por você”.
Outra maneira de dizer “não” é primeiro dizer “sim” e depois dar um raciocínio adequado para não ser capaz de fazê-lo e, em seguida, sugerir-lhes alguma solução alternativa. Tipo, “Sim, adoraria ajudá-lo com sua festa, mas não tenho tempo até amanhã à noite”.

Às vezes, você pode se deparar com uma pessoa realmente manipuladora e agressiva, que usaria táticas de pressão para que você fizesse o que ela queria. Ao lidar com essas pessoas, diga “não” e apenas persista, não importa o que a pessoa diga. Seja firme e repita para deixar a pessoa clara. Esta é a melhor maneira de lidar com pessoas agressivas ou manipuladoras e também o ajuda a controlar suas emoções. Tipo, “Eu entendo sua situação, mas não posso ajudá-lo”.

Estes são alguns métodos para dizer não facilmente às pessoas e continuar com seu trabalho. Mas é importante distinguir entre quando você deve ajudar e quando deve dizer não. Você não pode ser egocêntrico o tempo todo, se você não ajudar os outros, talvez eles não o ajudem quando você precisar deles.

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