Escopo de anotação pela administração
Cada departamento tem um scope of notingalém do qual eles não serão autorizados a tomar uma decisão. Com base nisso, as seguintes instruções deverão ser observadas pelos departamentos na apuração dos casos -
Todas as notas devem ser claramente compreendidas por todos e redigidas em uma linguagem simples; eles devem ser concisos e diretos.
Todas as notas devem ser escritas com um ponto de vista objetivo e devem ter razões justificáveis por trás delas, em comparação com ter apenas opiniões pessoais. Todas as observações, críticas e feedback de outros departamentos devem ser considerados de maneira esportiva e com comportamento cortês.
O gestor responsável pela tramitação do caso deve passar por todo o 'papel em análise' e pelas notas anteriores, para que a reprodução necessária e os relatos integrais possam ser gerados conforme as situações necessárias.
UMA precis(resumo ou abstract) de um único artigo geralmente é feito quando o artigo original é de grande extensão e complexidade, o que o torna virtualmente inviável e uma referência confortável. Como esse resumo pode causar erros de citar exemplos fora do contexto, ele não é preparado sem as instruções de um gerente.
Se a inclusão de qualquer informação na nota puder obscurecer o ponto principal em questão ou tornar a nota desnecessariamente extensa, uma declaração separada ou apêndice com as informações deve ser colocado no arquivo.
Quando houver, em um único caso, vários pontos ou ordens que podem ser mais convenientemente tratados separadamente do que em uma nota contínua, cada ponto deve ser anotado separadamente em Department Notes. O Gerente de Departamento e / ou gerentes superiores registrará seus pedidos em cada 'Nota de Departamento' separadamente e essas notas serão posteriormente reunidas para formar as notas no arquivo para fins de emissão de pedidos, etc.
A seqüência de anotações geralmente segue a mesma seqüência do número de série na correspondência e, caso tenha ocorrido alguma interrupção na continuidade das anotações, os papéis devem ser amalgamados ao arquivo principal na primeira oportunidade.
Nenhuma nota deve ser escrita no recibo, a menos que seja um assunto de rotina. Se algum Gerente tiver feito comentários sobre a PUC, esses comentários devem ser feitos primeiro nas notas e o departamento pode usá-las como instruções.
Deve ser fornecido espaço suficiente para assinaturas e observações dos gerentes superiores. As notas a serem enviadas ao Gerente de Departamento ou gerentes superiores devem ser colocadas na parte inferior da página. Uma nova folha em branco deve sempre ser adicionada às notas, caso haja muito conteúdo a ser corrigido.
Sempre que forem recebidos avisos ou solicitações dos gerentes de Departamento ou outros em pequenos pedaços de papel, eles não serão transmitidos como estão. Isso é feito devido à probabilidade de se perderem no trânsito. O primeiro Departamento de recebimento irá colar ou prender o pedaço de papel, assim recebido, em uma folha branca de papel almaço antes de passá-lo em uma capa de arquivo para o gerente ou departamento em questão para descarte.
O departamento em questão levantará o pedido e, em seguida, retirará um aviso. Depois disso, eles enviarão a mensagem e aguardarão o recebimento. A prática de escrever notas longas na seção lateral precisa ser reduzida ao máximo.
A regra 80/20
Um escritório sem uma lista de procedimentos devidamente arquivada e processada é um covil do caos. Pegando emprestado do80/20Regra que afirma que 80% do nosso sucesso vem de apenas 20% das nossas ações. Em palavras simples, é importante focar mais nos 20% que exige as ações de desossa para o sucesso de 80%.
Por isso é muito importante planejar, priorizar e começar a trabalhar os 20%. Em uma das decisões corporativas mais importantes já tomadas,BIM Manufacturinghaviam impedido que todas as comunicações importantes fossem orais e, mesmo com o alto custo de ter que documentar cada palavra falada no papel, fizeram isso para que seus futuros oficiais pudessem se beneficiar da riqueza da discussão. Hoje, todas as outras empresas estão seguindo seus passos.
Na maioria das vezes, um documento projetado incorretamente pode espalhar grandes falhas de comunicação e discrepâncias entre os departamentos de trabalho de uma organização. Espero que este tutorial, projetado para aqueles jovens profissionais que começaram a trabalhar em um departamento extensivamente relacionado à documentação, como Administração, Contas, Recursos Humanos, etc., aprendam como arquivar documentos importantes que contêm detalhes confidenciais.