Constituintes e funções de um arquivo

Um arquivo pode ser bifurcado em 2 partes, que são - Notes e Correspondence. Ambos são colocados em um único arquivo; no entanto, eles diferem em termos de posicionamento. As notas são geralmente colocadas no lado esquerdo e a correspondência no lado direito, respectivamente.

As notas contêm os registros que são registrados em um paper Under Consideration e fresh Receipt. Da mesma forma, a correspondência contém todos os detalhes da comunicação oficial de entrada e saída.

Arquivo parcial

A necessidade do arquivo parcial surge nos dois casos seguintes.

• Caso seja necessário o processamento de novo recibo ou nota, na ausência de indisponibilidade temporária do arquivo principal.

  (Or)

• Caso o arquivo principal fique volumoso e folha separada de anotações é necessária a terceirização apenas da papelada essencial para o descarte do ponto.

É essencial mesclar o arquivo da peça com os arquivos principais o mais rápido possível e remover os papéis duplicados. No caso de arquivos de várias partes, cada um deve ser numerado separadamente. A pessoa que está lidando com estes deve manter uma lista com todos os arquivos abertos por ela.

Capa da coleção

Ele contém todas as outras informações que não são consideradas parte do arquivo principal. Alguns desses casos são -

• Notas de informação secundária

• Reminders

• Acknowledgements

• Manter-se atualizado com a correspondência casual trocada para coletar mais informações de várias fontes

Um arquivo principal consiste no material necessário recolhido na capa de coleção. A maioria dos itens presentes na capa da coleção têm importância temporária.

No momento do registo, é dever do Director do Departamento eliminar todos os papéis que tenham perdido o seu valor. Mais importante ainda, a coleção deve permanecer dentro do departamento ao qual pertence.

Funções de um arquivo

Para cada departamento / seção / unidade, é essencial ter um File Register. Geralmente é mantido na forma deAppendix-Ie é usado pelos Departamentos de Armazém Geral para Impressão, Estoque, Emissão, etc. A necessidade de cada departamento pode não ser a mesma e, portanto, o número de folhas em um arquivo também difere para cada departamento. Eles são mantidos como um registro permanente.

O cadastro do arquivo é preenchido com o número e a disciplina que lhe são atribuídos no momento de sua abertura. O cadastro listará os detalhes de todos os arquivos que foram abertos ao longo do ano. Se as páginas forem alocadas no ano, então as entradas para o próximo ano serão feitas, caso contrário, um novo registro de arquivo separado será aberto.

As entradas no arquivo são feitas apenas em tinta azul. É garantido que todas as entradas foram feitas corretamente e, na medida do possível, a exclusão ou substituição são evitadas. Para evitar seu uso indevido, o arquivo é mantido pelo escriturário júnior daquele respectivo departamento ou seção.

Abertura e numeração de novos arquivos

Para cada novo assunto, um arquivo separado é criado. Às vezes, o arquivo se torna muito geral ou volumoso. Nesse caso, são introduzidos papéis que tratam de diferentes aspectos, de modo que o arquivo agora ficará mais curto, mas isso impede o bom andamento do trabalho.

No capítulo anterior, discutimos que os novos arquivos são registrados individualmente para cada departamento para aplicação geral, mas sua classificação é baseada no tipo de assunto. Se o assunto for o principal, será denominado comoStandard Headings e uma classificação posterior disso levará a Sub-headings.

Durante o processo de registro do arquivo, será elaborada uma lista alfabética de conteúdos. Isso indicará oStandard Headings, Sub-headingse as páginas alocadas a eles. Isso torna esses arquivos facilmente rastreáveis ​​durante o tempo de necessidade.

No início de cada ano, a lista é atualizada com uma inspeção adequada. Os assuntos principais são sempre tentados a manter os mesmos padrões - ano após ano. Se for considerado necessário, com a permissão do Chefe do Departamento, qualquer novo título pode ser adicionado a essa lista.

A abertura de um novo arquivo passa por uma série de processos. O trabalho inicial começa com a seleção do Título Padrão sob o qual será aberto. Então, a mão de abertura adicionará um título adequado para o novo assunto e codificará um número. Este número nada mais é do que o número de série encontrado no registro do arquivo.

Título de um arquivo

O título de um arquivo dá uma idéia do assunto do arquivo e é tentado com algumas combinações de palavras. A primeira palavra indica o nome do assunto com o qual o arquivo foi aberto. O resto das palavras descreve a parte descritiva do título.

Por exemplo, se o nome do assunto principal for 'Regras das Organizações (Recrutamento e Condições de Serviço)', o nome do arquivo aberto sob ele pode ser denominado como 'Regras das Organizações (Recrutamento e Condições do Serviço) - Delegação de autoridade para impor punição'.

Registrando um Arquivo

O objetivo da titulação adequada é necessário para dar uma idéia correta ao leitor sobre o assunto e torná-lo facilmente rastreável entre os demais. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. O número de assuntos é mantido exatamente igual ao mostrado no registro do arquivo.

Um número atribuído a um arquivo é uma combinação do ano de abertura, letras iniciais usadas para identificar departamento / seção / unidade, número de “Título padrão” e número de série do arquivo presente nele.

Se o arquivo que estamos abrindo for um arquivo de Política, ele deve conter a letra '(P)' após o 'Título padrão'. Um arquivo separado contém a ação de rotina realizada ou o assunto tratado por causa de uma decisão política.

A negociação e o arquivamento desses papéis independem do ano a que se refere a referência desse arquivo. Para cada arquivo, o número de notas e correspondências é limitado a 150. Se o número for superior, um novo arquivo será aberto com o mesmo número, mas com um número de volume diferente. O arquivo anterior será renomeado comoVol-I atualmente e as mesmas devem ser citadas no espaço previsto nas referências anteriores e posteriores.

Se o arquivo for Sessional, será encerrado após o término dessa Sessão e o mesmo se aplica a um Comitê, onde o arquivo é encerrado após o término dos mandatos do Comitê. Em todos os casos acima, o encerramento do arquivo é feito independentemente do fato, se o arquivo tiver 150 número de páginas ou menos.