Autenticação de Pedidos

Os poderes delegados aos Chefes de Departamento permitem-lhes resolver o maior número possível de processos sob a sua responsabilidade. Geralmente, esses casos estão relacionados a ordens de natureza suficientemente importantes ou são questões de política. Nas situações em que o número de casos é excessivo, ele pode encaminhá-los para os gerentes assistentes do mesmo departamento.

Mesmo nos casos em que ele deve fazer recomendações ou passar ordens importantes, ele deve limitar sua nota aos pontos reais a serem entregues, ao invés de repetir os pontos que já estavam registrados nas notas anteriores. Feitas todas as recomendações e sugestões, ele colocará sua assinatura no documento original e também assinará o termo de concordância com a proposta.

Nos casos em que um gerente aprovou uma nota e a enviou a outro gerente ou departamento para comentários ou exame, é o próprio gerente que deve revisá-la e dar suas sugestões. O gerente revisor pode solicitar ao departamento de envio que forneça todas as informações factuais de que necessita. Isso exige que se siga uma rotina de comunicação separada, de modo que o Gerente do Departamento possa fazer um registro dessa nota no arquivo.

Notas e pedidos dados pelo gerente da divisão

O gerente da divisão deve, normalmente, descartar a maioria dos casos que chegam até ele sob sua própria responsabilidade. Ele deve usar o seu arbítrio para receber ordens do Secretário Adjunto / Secretário Adicional / Secretário / Secretário-Geral nos casos mais importantes, seja oralmente ou por apresentação de documentos.

O método oral deve ser adotado tanto quanto possível. Os itens de trabalho que normalmente devem ser enviados ao Secretário-Geral foram incorporados na brochura intitulada -Items of work to be submitted to Secretary-General.

Nos casos em que uma nota foi redigida e aprovada por um gerente e enviada a outro gerente ou Departamento para comentários ou exame da proposta ou para fins semelhantes, o gerente para quem o arquivo está marcado deve invariavelmente escrever a nota ele mesmo. O gerente receptor pode solicitar ao seu Departamento que examine o assunto ou forneça as informações factuais.

Nesses casos, os Departamentos devem enviar uma nota de rotina separada para informação do Gerente de Departamento que, em última instância, registrará sua nota no arquivo. Os departamentos não devem fazer anotações sobre os arquivos descartados no nível de gerente.