Procedimento de arquivamento de escritório - Introdução

O procedimento de arquivamento do escritório é um conjunto de práticas claramente definidas e seguidas pela organização em relação ao arquivamento de documentos e papéis importantes. Em geral, são instruções para todos os funcionários sobre as ações a serem tomadas em caso de determinadas situações, prováveis ​​ou improváveis. Os procedimentos de arquivamento de escritório podem incluir descrições de trabalho do funcionário, etiqueta no local de trabalho, bem como determinados protocolos de confidencialidade.

A responsabilidade de redigir os procedimentos do escritório e arquivá-los de forma adequada geralmente é dos gerentes de escritório ou proprietários da empresa. Os capítulos a seguir destinam-se aos profissionais ativos que começaram a trabalhar em departamentos dependentes de documentos, como contabilidade, administração geral ou administrativa e recursos humanos. Eles podem aprender como arquivar qual documento de que maneira.

Dependendo da ampla acessibilidade ou aplicação do procedimento, alguns procedimentos de arquivamento podem ser feitos para todo o escritório, enquanto outros podem ser feitos para indivíduos ou departamentos de co-working dentro do mesmo escritório.

Definições de arquivamento oficial

Na maioria das vezes, um documento projetado incorretamente pode espalhar grandes falhas de comunicação e discrepâncias entre os departamentos de trabalho de uma organização. Às vezes, essas situações surgem para as quais não havia um procedimento claro mencionado. Frequentemente, pode não haver um conjunto de instruções escritas sobre como lidar com um cliente irado entrando em um escritório e descarregando sua raiva no gerente. No entanto, esses cenários devem ser documentados posteriormente e um arquivamento feito sobre eles.

Por exemplo, depois de lidar com um cliente específico, o proprietário da empresa ou o gerente pode apresentar um protocol que inclui informing the immediate supervisor, offering a grievance forme pedindo ao cliente educadamente, mas de forma assertiva, que mantenha a calma, para que o problema seja resolvido.

Muitos documentos oficiais seguem uma determinada metodologia de arquivamento de documentos considerada padrão universal no arquivamento de informações. Nesses casos, algumas palavras especiais são usadas com um significado muito específico associado a elas. Algumas dessas palavras e suas definições são fornecidas abaixo -

Apêndice para correspondência

O termo 'Apêndice à Correspondência' refere-se aos longos anexos a uma comunicação escrita mencionada ou referida no arquivo. Esta parte é normalmente adicionada ao final do documento como uma parte de correspondência, de modo que não atrapalhe uma leitura suave do documento.

Apêndice para Notas

O termo 'Apêndice às Notas' refere-se ao extenso resumo de todos os detalhes das informações fornecidas no documento sobre os diferentes aspectos da questão discutida. Esses detalhes podem trivializar o ponto principal ou tornar a mensagem principal desnecessariamente longa.

Gerente de departamento

O Gerente de Departamento (ou seja, Gerente Assistente com posto equivalente) supervisiona o Departamento e, nessa qualidade, tem o direito de exercer seu poder e controle em relação ao envio de informações e à manutenção dos processos de negócios. O trabalho chega a ele dos departamentos sob sua responsabilidade.

Caso

Um Caso refere-se ao arquivo que contém todos os documentos importantes que estão sendo considerados ou encaminhados. Também menciona todos os diferentes papéis e livros que podem ser usados ​​como acompanhamento do documento original para ser usado como estudo complementar, leitura ou referência.

Caso Comeback

Um caso de retorno é usado para definir um documento ou relatório que precisa ser reexaminado e redigido, pois o documento original foi considerado incompleto ou defeituoso. É também um resumo da questão atual.

Correspondência

A correspondência é a coleção abrangente e detalhada de todas as comunicações enviadas da organização e recebidas de diferentes partes. A correspondência pode ser usada para incluir todos os três estilos de correspondência, ou seja, correspondência oficial, correspondência não oficial e correspondência não oficial.

Arquivo atual

Um arquivo atual é um arquivo que está atualmente passando por uma entrada de detalhes ou modificação. É diferente de um caso de retorno porque é um documento recém-redigido e não um que está sendo revisado e retrabalhado.

Mão de Negociação

Uma mão de distribuição pode significar qualquer oficial como o Escriturário Júnior, Escriturário Sênior, Assistente Executivo, etc., que pode receber a responsabilidade de inicialmente examinar e anotar os casos.

Correspondência Demioficial

Correspondência semi-oficial é aquela que ocorre entre dois gestores ou entre uma organização e o público, que não segue os protocolos de comunicação usuais e é realizada para obter a opinião do público sobre um produto ou serviço.

Gerente de divisão

Um Gerente de Divisão é a pessoa que pode exercer os poderes de categoria equivalente a um gerente em sua ausência e é responsável pelo bom funcionamento do Departamento sob sua responsabilidade.

Docketing

Docketing é a ação de fazer entradas de números de série na área de anotações de um arquivo. Isso é feito para que o arquivo possa ser facilmente identificado posteriormente a partir da marca ou do número de identificação.

Esboço, projeto

Um Rascunho significa uma cópia aproximada do documento que está sendo preparado no momento. A palavra 'Rascunho', quando usada em uma Empresa, geralmente significa compor as comunicações oficiais de todas as notas ou ordens dos administradores. Esses rascunhos geralmente são retidos para feedbacks e análises.

Arquivo

Um Arquivo significa uma coleção de papéis sobre um assunto específico, que é reconhecido por um número de série específico ou um número de arquivo, e tem muitas notas de correspondência e um Apêndice para Correspondência.

Arquivamento

Arquivamento é o ato de organizar alguns documentos importantes de maneira legível e organizada para que possam ser consultados rapidamente e localizados em um curto espaço de tempo sem muita pesquisa.

Recibo Fresco

Um Recibo Fresco refere-se às novas informações que são adicionadas a um documento atualmente em revisão, para que seu valor e quociente abrangente possam ser aumentados.

Questão

O termo 'Questão' significa as várias etapas de ação pelas quais um projeto passa após ser aprovado. Algumas dessas etapas podem ser o arquivamento em “Confidencial” ou a obtenção de autorização com a assinatura do gestor.

Messenger Book

Um livro do Messenger se refere a um livro que é usado para manter um registro dos diferentes detalhes da comunicação e marcar os importantes com as respostas recebidas.

Notas

As anotações são usadas para manter um registro das observações feitas em um caso, uma vez que foi depositado no corpo para um rápido feedback. As notas incluem um conjunto dos documentos originais anteriores, as questões levantadas em partes importantes dele e a análise das mudanças necessárias e as ordens finais aprovadas.

Correspondência oficial

A Correspondência Oficial é a informação compartilhada com qualquer órgão público ou pessoa física de acordo com a estrutura prescrita e a forma de comunicação conforme procedimento da empresa.

Artigo em consideração

O Paper Under Consideration (PUC) é um recibo do caso que está sendo discutido, para que nele possam ser feitas as devidas alterações e sugestões de modificações.

Recibos

Os recibos são os registos de todas as comunicações que tenham assumido nos diversos níveis, tais como oficiais, semi-oficiais ou não oficiais, recebidas na Empresa, ou por qualquer administrador da mesma.

Gravação

A gravação de um arquivo é o processo de fechar um arquivo após todas as ações nele terem sido executadas e o processo de modificação ser concluído. Um registro é a inclusão de todas as referências, remoções e revisões feitas no documento original.

Referenciando

Referenciar é o processo de conexão com outros registros relacionados para obter precedentes, decisões de diferentes países e organizações ou qualquer outro documento que possa ter qualquer conexão com o caso.

Correspondência Interdepartamental

Correspondência Interdepartamental é aquela em que um processo ou caso é encaminhado de um departamento de uma organização para outro departamento para obter suas opiniões, sugestões e comentários.