Procedimento de arquivamento de escritório - Guia rápido
O procedimento de arquivamento do escritório é um conjunto de práticas claramente definidas e seguidas pela organização em relação ao arquivamento de documentos e papéis importantes. Em geral, são instruções para todos os funcionários sobre as ações a serem tomadas em caso de determinadas situações, prováveis ou improváveis. Os procedimentos de arquivamento de escritório podem incluir descrições de trabalho do funcionário, etiqueta no local de trabalho, bem como determinados protocolos de confidencialidade.
A responsabilidade de redigir os procedimentos do escritório e arquivá-los de forma adequada geralmente é dos gerentes de escritório ou proprietários da empresa. Os capítulos a seguir destinam-se aos profissionais ativos que começaram a trabalhar em departamentos dependentes de documentos, como contabilidade, administração geral ou administrativa e recursos humanos. Eles podem aprender como arquivar qual documento de que maneira.
Dependendo da ampla acessibilidade ou aplicação do procedimento, alguns procedimentos de arquivamento podem ser feitos para todo o escritório, enquanto outros podem ser feitos para indivíduos ou departamentos de co-working dentro do mesmo escritório.
Definições de arquivamento oficial
Na maioria das vezes, um documento projetado incorretamente pode espalhar grandes falhas de comunicação e discrepâncias entre os departamentos de trabalho de uma organização. Às vezes, essas situações surgem para as quais não havia um procedimento claro mencionado. Frequentemente, pode não haver um conjunto de instruções escritas sobre como lidar com um cliente irado entrando em um escritório e descarregando sua raiva no gerente. No entanto, esses cenários devem ser documentados posteriormente e um arquivamento feito sobre eles.
Por exemplo, depois de lidar com um cliente específico, o proprietário da empresa ou o gerente pode apresentar um protocol que inclui informing the immediate supervisor, offering a grievance forme pedindo ao cliente educadamente, mas de forma assertiva, que mantenha a calma, para que o problema seja resolvido.
Muitos documentos oficiais seguem uma determinada metodologia de arquivamento de documentos considerada padrão universal no arquivamento de informações. Nesses casos, algumas palavras especiais são usadas com um significado muito específico associado a elas. Algumas dessas palavras e suas definições são fornecidas abaixo -
Apêndice para correspondência
O termo 'Apêndice à Correspondência' refere-se aos longos anexos a uma comunicação escrita mencionada ou referida no arquivo. Esta parte é normalmente adicionada ao final do documento como uma parte de correspondência, de modo que não atrapalhe uma leitura suave do documento.
Apêndice para Notas
O termo 'Apêndice às Notas' refere-se ao extenso resumo de todos os detalhes das informações fornecidas no documento sobre os diferentes aspectos da questão discutida. Esses detalhes podem trivializar o ponto principal ou tornar a mensagem principal desnecessariamente longa.
Gerente de departamento
O Gerente de Departamento (ou seja, Gerente Assistente com posto equivalente) supervisiona o Departamento e, nessa qualidade, tem o direito de exercer seu poder e controle em relação ao envio de informações e à manutenção dos processos de negócios. O trabalho chega a ele dos departamentos sob sua responsabilidade.
Caso
Um Caso refere-se ao arquivo que contém todos os documentos importantes que estão sendo considerados ou encaminhados. Também menciona todos os diferentes papéis e livros que podem ser usados como acompanhamento do documento original para ser usado como estudo complementar, leitura ou referência.
Caso Comeback
Um caso de retorno é usado para definir um documento ou relatório que precisa ser reexaminado e redigido, pois o documento original foi considerado incompleto ou defeituoso. É também um resumo da questão atual.
Correspondência
A correspondência é a coleção abrangente e detalhada de todas as comunicações enviadas da organização e recebidas de diferentes partes. A correspondência pode ser usada para incluir todos os três estilos de correspondência, ou seja, correspondência oficial, correspondência não oficial e correspondência não oficial.
Arquivo atual
Um arquivo atual é um arquivo que está atualmente passando por uma entrada de detalhes ou modificação. É diferente de um caso de retorno porque é um documento recém-redigido e não um que está sendo revisado e retrabalhado.
Mão de Negociação
Uma mão de distribuição pode significar qualquer oficial como o Escriturário Júnior, Escriturário Sênior, Assistente Executivo, etc., que pode receber a responsabilidade de inicialmente examinar e anotar os casos.
Correspondência Demioficial
Correspondência semi-oficial é aquela que ocorre entre dois gestores ou entre uma organização e o público, que não segue os protocolos de comunicação usuais e é realizada para obter a opinião do público sobre um produto ou serviço.
Gerente de divisão
Um Gerente de Divisão é a pessoa que pode exercer os poderes de categoria equivalente a um gerente em sua ausência e é responsável pelo bom funcionamento do Departamento sob sua responsabilidade.
Docketing
Docketing é a ação de fazer entradas de números de série na área de anotações de um arquivo. Isso é feito para que o arquivo possa ser facilmente identificado posteriormente a partir da marca ou do número de identificação.
Esboço, projeto
Um Rascunho significa uma cópia aproximada do documento que está sendo preparado no momento. A palavra 'Rascunho', quando usada em uma Empresa, geralmente significa compor as comunicações oficiais de todas as notas ou ordens dos administradores. Esses rascunhos geralmente são retidos para feedbacks e análises.
Arquivo
Um Arquivo significa uma coleção de papéis sobre um assunto específico, que é reconhecido por um número de série específico ou um número de arquivo, e tem muitas notas de correspondência e um Apêndice para Correspondência.
Arquivamento
Arquivamento é o ato de organizar alguns documentos importantes de maneira legível e organizada para que possam ser consultados rapidamente e localizados em um curto espaço de tempo sem muita pesquisa.
Recibo Fresco
Um Recibo Fresco refere-se às novas informações que são adicionadas a um documento atualmente em revisão, para que seu valor e quociente abrangente possam ser aumentados.
Questão
O termo 'Questão' significa as várias etapas de ação pelas quais um projeto passa após ser aprovado. Algumas dessas etapas podem ser o arquivamento em “Confidencial” ou a obtenção de autorização com a assinatura do gestor.
Messenger Book
Um livro do Messenger se refere a um livro que é usado para manter um registro dos diferentes detalhes da comunicação e marcar os importantes com as respostas recebidas.
Notas
As anotações são usadas para manter um registro das observações feitas em um caso, uma vez que foi depositado no corpo para um rápido feedback. As notas incluem um conjunto dos documentos originais anteriores, as questões levantadas em partes importantes dele e a análise das mudanças necessárias e as ordens finais aprovadas.
Correspondência oficial
A Correspondência Oficial é a informação compartilhada com qualquer órgão público ou pessoa física de acordo com a estrutura prescrita e a forma de comunicação conforme procedimento da empresa.
Artigo em consideração
O Paper Under Consideration (PUC) é um recibo do caso que está sendo discutido, para que nele possam ser feitas as devidas alterações e sugestões de modificações.
Recibos
Os recibos são os registos de todas as comunicações que tenham assumido nos diversos níveis, tais como oficiais, semi-oficiais ou não oficiais, recebidas na Empresa, ou por qualquer administrador da mesma.
Gravação
A gravação de um arquivo é o processo de fechar um arquivo após todas as ações nele terem sido executadas e o processo de modificação ser concluído. Um registro é a inclusão de todas as referências, remoções e revisões feitas no documento original.
Referenciando
Referenciar é o processo de conexão com outros registros relacionados para obter precedentes, decisões de diferentes países e organizações ou qualquer outro documento que possa ter qualquer conexão com o caso.
Correspondência Interdepartamental
Correspondência Interdepartamental é aquela em que um processo ou caso é encaminhado de um departamento de uma organização para outro departamento para obter suas opiniões, sugestões e comentários.
Um arquivo pode ser bifurcado em 2 partes, que são - Notes e Correspondence. Ambos são colocados em um único arquivo; no entanto, eles diferem em termos de posicionamento. As notas são geralmente colocadas no lado esquerdo e a correspondência no lado direito, respectivamente.
As notas contêm os registros que são registrados em um paper Under Consideration e fresh Receipt. Da mesma forma, a correspondência contém todos os detalhes da comunicação oficial de entrada e saída.
Arquivo parcial
A necessidade do arquivo parcial surge nos dois casos seguintes.
Caso seja necessário o processamento de novo recibo ou nota, na ausência de indisponibilidade temporária do arquivo principal.
(Or)
Caso o arquivo principal fique volumoso e folha separada de anotações é necessária a terceirização apenas da papelada essencial para o descarte do ponto.
É essencial mesclar o arquivo da peça com os arquivos principais o mais rápido possível e remover os papéis duplicados. No caso de arquivos de várias partes, cada um deve ser numerado separadamente. A pessoa que está lidando com estes deve manter uma lista com todos os arquivos abertos por ela.
Capa da coleção
Ele contém todas as outras informações que não são consideradas parte do arquivo principal. Alguns desses casos são -
Notas de informação secundária
Reminders
Acknowledgements
Manter-se atualizado com a correspondência casual trocada para coletar mais informações de várias fontes
Um arquivo principal consiste no material necessário recolhido na capa de coleção. A maioria dos itens presentes na capa da coleção têm importância temporária.
No momento do registo, é dever do Director do Departamento eliminar todos os papéis que tenham perdido o seu valor. Mais importante ainda, a coleção deve permanecer dentro do departamento ao qual pertence.
Funções de um arquivo
Para cada departamento / seção / unidade, é essencial ter um File Register. Geralmente é mantido na forma deAppendix-Ie é usado pelos Departamentos de Armazém Geral para Impressão, Estoque, Emissão, etc. A necessidade de cada departamento pode não ser a mesma e, portanto, o número de folhas em um arquivo também difere para cada departamento. Eles são mantidos como um registro permanente.
O cadastro do arquivo é preenchido com o número e a disciplina que lhe são atribuídos no momento de sua abertura. O cadastro listará os detalhes de todos os arquivos que foram abertos ao longo do ano. Se as páginas forem alocadas no ano, então as entradas para o próximo ano serão feitas, caso contrário, um novo registro de arquivo separado será aberto.
As entradas no arquivo são feitas apenas em tinta azul. É garantido que todas as entradas foram feitas corretamente e, na medida do possível, a exclusão ou substituição são evitadas. Para evitar seu uso indevido, o arquivo é mantido pelo escriturário júnior daquele respectivo departamento ou seção.
Abertura e numeração de novos arquivos
Para cada novo assunto, um arquivo separado é criado. Às vezes, o arquivo se torna muito geral ou volumoso. Nesse caso, são introduzidos papéis que tratam de diferentes aspectos, de modo que o arquivo agora ficará mais curto, mas isso impede o bom andamento do trabalho.
No capítulo anterior, discutimos que os novos arquivos são registrados individualmente para cada departamento para aplicação geral, mas sua classificação é baseada no tipo de assunto. Se o assunto for o principal, será denominado comoStandard Headings e uma classificação posterior disso levará a Sub-headings.
Durante o processo de registro do arquivo, será elaborada uma lista alfabética de conteúdos. Isso indicará oStandard Headings, Sub-headingse as páginas alocadas a eles. Isso torna esses arquivos facilmente rastreáveis durante o tempo de necessidade.
No início de cada ano, a lista é atualizada com uma inspeção adequada. Os assuntos principais são sempre tentados a manter os mesmos padrões - ano após ano. Se for considerado necessário, com a permissão do Chefe do Departamento, qualquer novo título pode ser adicionado a essa lista.
A abertura de um novo arquivo passa por uma série de processos. O trabalho inicial começa com a seleção do Título Padrão sob o qual será aberto. Então, a mão de abertura adicionará um título adequado para o novo assunto e codificará um número. Este número nada mais é do que o número de série encontrado no registro do arquivo.
Título de um arquivo
O título de um arquivo dá uma idéia do assunto do arquivo e é tentado com algumas combinações de palavras. A primeira palavra indica o nome do assunto com o qual o arquivo foi aberto. O resto das palavras descreve a parte descritiva do título.
Por exemplo, se o nome do assunto principal for 'Regras das Organizações (Recrutamento e Condições de Serviço)', então o nome do arquivo aberto sob ele pode ser denominado como 'Regras das Organizações (Recrutamento e Condições de Serviço) - Delegação de autoridade para impor punição'.
Registrando um Arquivo
O objetivo da titulação adequada é necessário para dar uma idéia correta ao leitor sobre o assunto e torná-lo facilmente rastreável entre os demais. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. O número de assuntos é mantido exatamente igual ao mostrado no registro do arquivo.
Um número atribuído a um arquivo é uma combinação do ano de abertura, letras iniciais usadas para identificar departamento / seção / unidade, número de “Título padrão” e número de série do arquivo presente nele.
Se o arquivo que estamos abrindo for um arquivo de Política, ele deve conter a letra '(P)' após o 'Título padrão'. Um arquivo separado contém a ação de rotina realizada ou o assunto tratado por causa de uma decisão política.
A negociação e o arquivamento desses papéis independem do ano a que se refere a referência desse arquivo. Para cada arquivo, o número de notas e correspondências é limitado a 150. Se o número for superior, um novo arquivo será aberto com o mesmo número, mas com um número de volume diferente. O arquivo anterior será renomeado comoVol-I atualmente e as mesmas devem ser citadas no espaço previsto nas referências anteriores e posteriores.
Se o arquivo for Sessional, ele será encerrado após o término dessa Sessão e o mesmo se aplica a um Comitê, onde o arquivo é encerrado após o término dos mandatos do Comitê. Em todos os casos acima, o encerramento do arquivo é feito independentemente do fato, se o arquivo tiver 150 páginas ou menos.
Às vezes, um gerente pode aprovar uma ordem relacionada a qualquer assunto do arquivo. Neste ponto, é dever do indivíduo em questão cumprir o pedido antes da data de vencimento, caso contrário, o significado dessa informação será reduzido.
Se, no entanto, ocorrer um atraso devido a algumas situações que estão fora de controle e a pessoa em causa se encontrar incapaz de realizar a tarefa antes da data de vencimento, ele deve fazer um pedido ao chefe em causa para a prorrogação do tempo com razões suficientes.
Número de páginas
É necessário numerar cada página de notas e correspondência desesperadamente com números de série no canto superior direito de baixo para cima. Como queremos distinguir o PUC do anexo, cada página em branco também deve ser numerada.
Geralmente, o gabinete consiste em vários materiais, que também são numerados de acordo. Durante a gravação do arquivo, os números das páginas que foram marcados com um lápis anteriormente serão marcados agora.
Número de série
Cada comunicação de uma 'Correspondência' é marcada com um número de série em tinta vermelha posicionada no centro de sua primeira página. Qualquer pessoa que ocupar o primeiro lugar na lista de comunicação será denominada 'Série nº 1' e o restante seguirá em conformidade. Quando se trata de garantir o preenchimento de qualquer arquivo ou referência a qualquer papel, este número de série desempenha um papel significativo.
Docketing é o processo de fazer entradas na parte 'Notas' de um arquivo sobre cada Serial Number (Receipt or Issue)na 'Correspondência' para a sua identificação. Da mesma forma, será lavrado recibo por escrito, em tinta vermelha, em toda a folha, com o número de série da comunicação seguido do seu número e data e da designação / nome do remetente.
O encaixe de um 'Problema' é feito inserindo o número de série, a data de sua emissão, juntamente com o nome do destinatário e a designação.
Encaixe de arquivos de peça
Durante o processo de encaixe, nenhuma das entradas temporárias a lápis deve permanecer no arquivo principal e todas as entradas revisadas devem ser feitas em tinta vermelha. O encaixe nos arquivos de peça deve serdone in Pencil da seguinte maneira -
- Número de série ............................................. (recibo)
- Número de série ............................................. (problema)
Referência e uso de cunhas
Referenciar é o método de selecionar e usar Registros, Precedentes, Regras, Regulamentos etc., que podem ter uma semelhança ou relação com um caso. Esses materiais de referência são possíveis pelo uso de arquivos apropriados, número de arquivo e citando o número de página correto. Os papéis de recibo são usados como arranjos temporários para identificar rapidamente as páginas. Não se deve depender deles inteiramente para fins de manutenção de registros e, como tal, os números das páginas mencionados em uma discussão devem ser registrados.
Referência cruzada de correspondência
Livros ou Regras, etc., que estão sendo usados para referência, não precisam ser adicionados ao arquivo original, se as cópias da mesma correspondência estiverem disponíveis. A referência mais recente deve sempre ser usada pelo gerente que está referenciando a fonte precisa também mencionar os limites de aplicabilidade ao citar a fonte.
Para qualquer PUC, o gerente não precisa passar por toda a correspondência, mas sim marcar todas as referências anteriores na margem com um lápis.
Vinculação de arquivos
No caso de haver dois ou mais documentos vinculados e sobre os quais é necessária uma ação simultaneamente, a guia impressa com 'consulte também o arquivo vinculado' deve ser anexada à capa dos arquivos superiores, e o número do arquivo vinculado deve ser dado no boletim.
Geralmente, os arquivos devem ser organizados em um arquivo conveniente por uma seleção e organização lógicas e estruturadas. A vinculação de arquivos deve ser realizada por necessidade e não para impressionar os outros com o grande volume de informações relacionadas, por isso os Chefes de Departamento devem ter cuidado ao vincular arquivos e fazê-lo quando for uma circunstância inevitável.
Fixação de papéis
Quando os papéis em um arquivo são fixados uns aos outros, deve-se tomar cuidado para que a ponta afiada do alfinete não se projete e pique os dedos de qualquer pessoa que queira acessar o arquivo. Para evitar ferimentos com alfinetes, a ponta afiada do alfinete deve ser mantida sob a superfície do papel.
Perfuração de papéis
Cada papel deve ser perfurado no canto superior esquerdo para a bitola correta (3/4 de polegada de cada lado) antes de ser marcado com a correspondência ou notas.
Sinalização de documentos em um arquivo
Se for um recibo que está sendo considerado, uma bandeira com as palavras Paper Under Consideration(PUC) deve ser anexado. Se houver um recibo que já foi despachado, mas ainda houver outras alterações em andamento, o talão do PUC deve ser retirado do recibo antigo e colado no novo.
Os arquivos enviados pelo Head of the Departmentsdeve ser entregue aos respectivos Gestores de Departamento no mesmo dia. Em algumas organizações, há um procedimento que afirma: Se um arquivo não puder chegar ao gerente em questão no mesmo dia, ele deve chegar na manhã seguinte às 10h.
Marcação de prioridade em arquivos
A classificação de prioridade de um arquivo pode ser medida a partir das marcações, 'AÇÃO NESTE DIA' e 'IMEDIATA'. O rótulo 'AÇÃO NESTE DIA' deve ser usado apenas em casos de urgência imediata. Os horários de eliminação e recebimento em tais casos são sempre mencionados na margem da última nota. A etiqueta 'IMEDIATO' deve ser usada nos casos que têm uma prioridade inferior ao outro caso que está marcado em “AÇÃO NESTE DIA”, mas precisa ser feito no mesmo dia.
Os gerentes que lidam com os arquivos precisam verificar o conteúdo e registrar a marcação de prioridade e ver se é justificável. Se a atribuição de prioridade não for justa, ele pode alterar a classificação de acordo. Nenhum desses arquivos pode ser enviado para a residência do Gerente a menos que especificamente e claramente mencionado por uma figura autorizada com uma folga superior à do gerente.
It will be the duty of the Department to −
veja se todos os fatos que estão abertos são corretos ou não.
apontar quaisquer erros ou distorções de fatos.
chamar a atenção, quando necessário, para o procedimento legal ou costumeiro.
indique a lei e as regras e onde as encontram.
fornecer outros fatos e números relevantes disponíveis na Companhia.
abrir precedentes ou documentos contendo decisões anteriores da política.
indique a questão ou questões para consideração.
mostre claramente os pontos que requerem decisão.
sugerir um curso de ação, sempre que possível.
Ação do Chefe do Departamento
O Gerente do Departamento fará a verificação da nota, pois possui autorização para encaminhar sua observação para seus departamentos e departamentos inferiores. Esses casos frequentemente estarão relacionados às seguintes ações -
Emissão de Ordens de Escritório, Ordens de Rotina e Circulares de natureza efêmera.
Em qualquer outro caso, o Chefe de Departamento está autorizado a descartar de forma independente.
Concessão de licença casual e licença compensatória.
Emissão de lembretes e agradecimentos.
Gravação de arquivos.
No próximo capítulo, discutiremos sobre os poderes delegados aos Chefes de Departamento e como autenticá-los.
Os poderes delegados aos Chefes de Departamento permitem-lhes resolver o maior número possível de processos sob a sua responsabilidade. Geralmente, esses casos estão relacionados a ordens de natureza suficientemente importantes ou são questões de política. Nas situações em que o número de casos é excessivo, ele pode encaminhá-los para os gerentes assistentes do mesmo departamento.
Mesmo nos casos em que ele deve fazer recomendações ou passar ordens importantes, ele deve limitar sua nota aos pontos reais a serem entregues, ao invés de repetir os pontos que já estavam registrados nas notas anteriores. Feitas todas as recomendações e sugestões, ele colocará sua assinatura no documento original e também assinará o termo de concordância com a proposta.
Nos casos em que um gerente aprovou uma nota e a enviou a outro gerente ou departamento para comentários ou exame, é o próprio gerente que deve revisá-la e dar suas sugestões. O gerente revisor pode solicitar ao departamento de envio que forneça todas as informações factuais de que necessita. Isso exige que se siga uma rotina de comunicação separada, de modo que o Gerente do Departamento possa fazer um registro dessa nota no arquivo.
Notas e pedidos dados pelo gerente da divisão
O gerente da divisão deve, normalmente, descartar a maioria dos casos que chegam até ele sob sua própria responsabilidade. Ele deve usar o seu arbítrio para receber ordens do Secretário Adjunto / Secretário Adicional / Secretário / Secretário-Geral nos casos mais importantes, seja oralmente ou por apresentação de documentos.
O método oral deve ser adotado tanto quanto possível. Os itens de trabalho que normalmente devem ser enviados ao Secretário-Geral foram incorporados na brochura intitulada -Items of work to be submitted to Secretary-General.
Nos casos em que uma nota foi redigida e aprovada por um gerente e enviada a outro gerente ou Departamento para comentários ou exame da proposta ou para fins semelhantes, o gerente para quem o arquivo está marcado deve invariavelmente escrever a nota ele mesmo. O gerente receptor pode solicitar ao seu Departamento que examine o assunto ou forneça as informações factuais.
Nesses casos, os Departamentos devem enviar uma nota de rotina separada para informação do Gerente de Departamento que, em última instância, registrará sua nota no arquivo. Os departamentos não devem fazer anotações sobre os arquivos descartados no nível de gerente.
Cada departamento tem um scope of notingalém do qual eles não serão autorizados a tomar uma decisão. Com base nisso, as seguintes instruções deverão ser observadas pelos departamentos na apuração dos casos -
Todas as notas devem ser claramente compreendidas por todos e redigidas em uma linguagem simples; eles devem ser concisos e diretos.
Todas as notas devem ser escritas com um ponto de vista objetivo e devem ter razões justificáveis por trás delas, em comparação com ter apenas opiniões pessoais. Todas as observações, críticas e feedback de outros departamentos devem ser considerados de maneira esportiva e com comportamento cortês.
O gestor responsável pela tramitação do caso deve passar por todo o 'papel em análise' e pelas notas anteriores, para que a reprodução necessária e os relatos integrais possam ser gerados conforme as situações necessárias.
UMA precis(resumo ou abstract) de um único artigo geralmente é feito quando o artigo original é de grande extensão e complexidade, o que o torna virtualmente inviável e uma referência confortável. Como esse resumo pode causar erros de citar exemplos fora do contexto, ele não é preparado sem as instruções de um gerente.
Se a inclusão de qualquer informação na nota puder obscurecer o ponto principal em questão ou tornar a nota desnecessariamente extensa, uma declaração separada ou apêndice com as informações deve ser colocado no arquivo.
Quando houver, em um único caso, vários pontos ou ordens que podem ser mais convenientemente tratados separadamente do que em uma nota contínua, cada ponto deve ser anotado separadamente em Department Notes. O Gerente de Departamento e / ou gerentes superiores registrará seus pedidos em cada 'Nota de Departamento' separadamente e essas notas serão posteriormente reunidas para formar as notas no arquivo para fins de emissão de pedidos, etc.
A seqüência de anotações geralmente segue a mesma seqüência do número de série na correspondência e, caso tenha ocorrido alguma interrupção na continuidade das anotações, os papéis devem ser amalgamados ao arquivo principal na primeira oportunidade.
Nenhuma nota deve ser escrita no recibo, a menos que seja um assunto de rotina. Se algum Gerente tiver feito comentários sobre a PUC, esses comentários devem ser feitos primeiro nas notas e o departamento pode usá-las como instruções.
Deve ser fornecido espaço suficiente para assinaturas e observações dos gerentes superiores. As notas a serem enviadas ao Gerente de Departamento ou gerentes superiores devem ser colocadas na parte inferior da página. Uma nova folha em branco deve sempre ser adicionada às notas, caso haja muito conteúdo a ser corrigido.
Sempre que forem recebidos avisos ou solicitações dos gerentes de Departamento ou outros em pequenos pedaços de papel, eles não serão transmitidos como estão. Isso é feito devido à probabilidade de se perderem no trânsito. O primeiro Departamento de recebimento irá colar ou prender o pedaço de papel, assim recebido, em uma folha branca de papel almaço antes de passá-lo em uma capa de arquivo para o gerente ou departamento em questão para descarte.
O departamento em questão levantará o pedido e, em seguida, retirará um aviso. Depois disso, eles enviarão a mensagem e aguardarão o recebimento. A prática de escrever notas longas na seção lateral precisa ser reduzida ao máximo.
A regra 80/20
Um escritório sem uma lista de procedimentos devidamente arquivada e processada é um covil do caos. Pegando emprestado do80/20Regra que afirma que 80% do nosso sucesso vem de apenas 20% das nossas ações. Em palavras simples, é importante focar mais nos 20% que exige as ações de desossa para o sucesso de 80%.
Por isso é muito importante planejar, priorizar e começar a trabalhar os 20%. Em uma das decisões corporativas mais importantes já tomadas,BIM Manufacturinghaviam impedido que todas as comunicações importantes fossem orais e, mesmo com o alto custo de ter que documentar cada palavra falada no papel, fizeram isso para que seus futuros oficiais pudessem se beneficiar da riqueza da discussão. Hoje, todas as outras empresas estão seguindo seus passos.
Na maioria das vezes, um documento projetado incorretamente pode espalhar grandes falhas de comunicação e discrepâncias entre os departamentos de trabalho de uma organização. Espero que este tutorial, projetado para aqueles jovens profissionais que começaram a trabalhar em um departamento extensivamente relacionado à documentação, como Administração, Contas, Recursos Humanos, etc., aprendam como arquivar documentos importantes que contêm detalhes confidenciais.