MS Access - relatórios básicos

Neste capítulo, cobriremos os conceitos básicos de relatórios e como criá-los. Os relatórios oferecem uma maneira de visualizar, formatar e resumir as informações em seu banco de dados do Microsoft Access. Por exemplo, você pode criar um relatório simples de números de telefone para todos os seus contatos.

• Um relatório consiste em informações obtidas de tabelas ou consultas, bem como informações armazenadas com o design do relatório, como rótulos, cabeçalhos e gráficos.

• As tabelas ou consultas que fornecem os dados subjacentes também são conhecidas como a fonte de registro do relatório.

• Se os campos que você deseja incluir existirem em uma única tabela, use essa tabela como fonte de registro.

• Se os campos estiverem contidos em mais de uma tabela, você precisará usar uma ou mais consultas como fonte de registro.

Exemplo

Vamos agora dar um exemplo simples para entender o processo de criação de um relatório muito simples. Para isso, precisamos ir para a guia Criar.

Antes de clicar no botão Relatório para criar um relatório básico, certifique-se de que a consulta adequada esteja selecionada. Nesse caso,qryCurrentProjectsestá selecionado no painel de navegação. Agora clique no botão Relatório, que irá gerar um relatório com base nessa consulta.

Você verá que o relatório está aberto na visualização Layout. Isso fornece uma maneira rápida de ajustar o tamanho ou a largura de qualquer um dos campos que você vê no relatório. Vamos agora ajustar as larguras das colunas para que tudo se encaixe da melhor maneira.

Role para baixo e ajuste o controle de página na parte inferior.

Esta foi uma maneira muito rápida de criar um relatório muito simples. Você também pode fazer pequenas alterações e ajustes na visualização do design do relatório.

• Assim como os formulários, um relatório é composto por várias seções diferentes.
• Você tem a seção de detalhes, onde residem a maior parte dos seus dados.
• Você também verá um cabeçalho de página e uma seção de rodapé de página; eles aparecem na parte superior e inferior de cada página de seu relatório.

Vamos agora mudar o título do relatório e dar a ele outro nome.

Clique no ícone salvar para salvar seu relatório.

Você obterá a caixa de diálogo acima.

Insira um nome para o seu relatório e clique em OK. Se você quiser ver como este relatório realmente ficará, em Visualizar impressão, você pode voltar ao botão Visualizar e clicar em Visualizar impressão para ver como este relatório ficaria quando impresso em papel ou PDF.

Usando as ferramentas no canto inferior direito, você pode aumentar ou diminuir o zoom. Você também tem alguns botões na guia Visualizar impressão que aparecem automaticamente quando você alterna para Visualizar impressão. Na seção de zoom, você tem uma visualização de uma página, duas páginas; ou se você tiver um relatório mais longo, você pode ver quatro páginas de uma vez, oito páginas ou doze páginas. Você também pode ajustar coisas simples como o tamanho do papel que está usando para imprimir, as margens do seu relatório, a orientação, o número de colunas, configuração de página, etc. E é assim que você pode criar um relatório simples usando o botão Relatório na guia Criar.

Criar um relatório usando o design de relatório

O design de relatórios é outro método para criar um relatório rápido no Access. Para isso, precisamos usar o botão Report Design View, que é semelhante ao botão Form Design. Isso criará um relatório em branco e o abrirá diretamente na Visualização de design, permitindo que você altere a fonte de controle e adicione campos diretamente à Visualização de design do relatório.

Vamos agora para a guia Criar e clicar no botão Report Design.

Ele irá abrir um relatório em branco ou um relatório não acoplado, o que significa que este relatório não está conectado a nenhum outro objeto em nosso banco de dados.

Na guia Design do grupo Ferramentas, selecione a Folha de Propriedades. Isso abrirá o painel de propriedades.

Na guia Dados, atribua uma fonte de registro a este relatório, para conectá-lo a um objeto de banco de dados como na captura de tela a seguir.

Selecione qryLateProjects no menu suspenso e agora, a próxima etapa é seguir e adicionar alguns campos a este relatório clicando no botão Adicionar lista de campos existentes na guia Design.

Selecione os campos como na imagem acima.

Arraste os campos para o seu relatório como na imagem acima. Vá para a guia Organizar e, no grupo Tabela, você tem algumas opções para escolher.

Há um layout empilhado e um layout tabular, que é muito semelhante a uma planilha. Vamos selecionar o layout tabular.

Você pode ver que ele move todos os rótulos para a área do cabeçalho da página. Esses rótulos aparecerão apenas uma vez no topo de cada página e a consulta de dados será repetida para cada registro na seção Detalhes. Agora, você pode avançar e fazer alguns ajustes para tornar o campo ProjectName mais amplo.

Como você pode ver na imagem acima, há muito espaço entre a seção Detalhe e o rodapé da página.

Vamos arrastar o rodapé da página para reduzir o espaço como na imagem a seguir. Iremos agora para a aba Design e clicar no botão View e escolher Report View.

Agora você pode ver que alguns nomes de projetos não estão completos; você pode ajustar isso com a visualização de design ou pode usar a visualização de layout para fazer isso.

É assim que criamos um relatório simples apenas na Visualização de design.