Microsoft Visio - Usando o Assistente de Organograma

Embora você possa criar manualmente o organograma usando diferentes formas no painel Formas, o Visio também fornece uma maneira automatizada de importar informações sobre sua organização de uma fonte externa. Neste capítulo, veremos como importar dados de informações em uma planilha do Excel.

Criação de informações em uma planilha do Excel

Crie uma planilha do Excel ou use uma existente que contenha algumas das informações importantes na linha do cabeçalho que entram na criação de um organograma. Informações importantes incluem funcionário, cargo, gerente e departamento. Os campos Funcionário e Gerente são obrigatórios e os demais são opcionais.

Além disso, você também pode incluir um campo denominado Master_Shape, que indica a forma exata a ser usada para um determinado funcionário. Observe que o nome, campo Master_Shape precisa ser usado como está para o Visio designar uma forma específica para o funcionário.

Iniciando o Assistente de Organograma

Existem duas maneiras de iniciar o assistente de Organograma. O primeiro método envolve o uso do Assistente de Organograma da seção Modelos do menu Novo.

O outro método é usar o comando Importar na seção Dados da Organização da guia Organograma na Faixa de Opções, se você já tiver criado um organograma.

O segundo método é recomendado se você precisar que a formatação do plano de fundo seja transportada para todas as páginas do organograma. O primeiro método cria todas as páginas necessárias, mas você precisa formatar cada página individualmente, o que pode se tornar tedioso se sua organização for grande.

De qualquer maneira, o Assistente de organograma aparece, no qual você pode especificar os recursos do seu organograma.

Usando o Assistente de Organograma

A primeira tela do Assistente de Organograma oferece a opção de selecionar as informações existentes de um arquivo ou inserir as informações manualmente. Para este exemplo, escolheremos a primeira opção. Clique em Avançar para prosseguir para a próxima tela do assistente.

Na tela seguinte, você pode escolher a fonte na qual as informações organizacionais são armazenadas. Pode ser um local em um Microsoft Exchange Server, um texto local, arquivo CSV ou Excel ou uma fonte de dados compatível com ODBC. Selecione a segunda opção e clique em Avançar.

Agora, insira o local ou caminho para o arquivo Excel e clique em Avançar.

Nessa tela, no menu suspenso Campo Nome, selecione o campo da planilha Excel que contém o nome do funcionário. Na lista suspensa Relatórios para campo, selecione o campo na planilha do Excel que indica o gerenciador de relatórios. Se o nome e os primeiros nomes estiverem em campos diferentes, especifique o campo que contém o primeiro nome do funcionário na lista suspensa Nome.

O Visio combinará os campos de nome e nome para gerar o nome completo do funcionário. Clique em próximo para continuar.

A caixa Colunas do arquivo de dados lista todos os campos de dados que estão presentes no cabeçalho do arquivo Excel. Você pode selecionar os campos que precisam ser exibidos na seção Campos Exibidos, selecionando os campos obrigatórios e, em seguida, clicando em Adicionar. Clique em Avançar assim que os campos desejados forem adicionados.

Na próxima tela, você pode escolher os campos nos quais os dados de forma devem ser baseados. Os campos de dados de forma serão semelhantes aos campos selecionados na etapa anterior, portanto, na maioria dos casos, você pode deixar como está. Você também pode adicionar campos adicionais, se necessário.

Na tela a seguir, você pode optar por incluir fotos dos funcionários. Se você rotulou imagens no mesmo formato que os nomes dos funcionários, pode apontar para o local da pasta que contém as imagens de todos os funcionários. Ou você pode simplesmente optar por não incluir nenhuma imagem.

Nesta tela, você pode escolher quantas informações da organização podem ser exibidas em uma página, se houver muitos funcionários em muitas páginas. Você também pode optar por permitir que o Visio divida automaticamente o organograma entre as páginas. Certifique-se de que Hiperlink das formas dos funcionários nas páginas e Sincronizar formas dos funcionários nas páginas estejam selecionados. Clique em Concluir para finalmente criar o organograma.

Depois de clicar em Concluir, o Visio começará a processar as informações da planilha do Excel e criar o organograma com base nos parâmetros especificados no assistente. Você verá um indicador de progresso mostrando o status da criação.