Registro de convidado
O registro do hóspede nada mais é do que registrar as informações do hóspede para fins oficiais. No momento da reserva, a equipe da recepção solicita aos hóspedes que insiram suas informações pessoais no GRC.
A atividade de registro é obrigatória para ambos; o hóspede com acomodação reservada, bem como o hóspede que entra. Durante o registro, o hóspede deve inserir informações importantes no GRC, como nome do hóspede, número de contato, objetivo da estadia no hotel e passaporte e detalhes do visto no caso de hóspede estrangeiro. É responsabilidade do pessoal da recepção não revelar as informações do hóspede a pessoas não autorizadas.
Vamos aprender mais sobre o registro.
Procedimento de pré-registro
Este procedimento envolve os possíveis hóspedes perguntando sobre a disponibilidade do tipo de acomodação desejado. O registro também pode ser realizado com antecedência antes da chegada. Isso pode ser feito por meio de conversa telefônica no caso de convidados frequentes, VIPs ou convidados em grupo.
No caso de novo hóspede entrar, a pré-inscrição está ausente, pois não há interação prévia entre o hóspede e o hotel. A atividade de pré-registro acelera o processo de registro real, onde a acomodação desejada é marcada como reservada.
Verificando a identidade do hóspede
Desde os ataques terroristas em 11 de setembro, os hotéis verificam obrigatoriamente a identidade dos hóspedes. A equipe verifica a identidade do hóspede primeiro perguntando educadamente o nome do hóspede. O membro da equipe então pede para mostrar uma identificação com foto, como carteira de motorista ou carteira de identidade válida de uma organização conhecida onde o hóspede está trabalhando. Se os hóspedes forem de um país estrangeiro, a equipe solicita que apresentem o passaporte. O membro da equipe está autorizado a fazer qualquer pergunta de verificação educadamente.
As cópias verdadeiras do passaporte ou carteira de identidade são feitas para verificar a identidade do hóspede e para preparar o banco de dados do hóspede.
Formato Típico do Cartão de Registro
A seguir está um formato típico de um cartão de registro -
| Registration Card | ||
| Date: | ||
| Reservation Number: | ||
| Hotel Name: | ||
| Hotel Address: | ||
| Contact Number: | Email: Fax: |
|
| Guest Name: | ||
| Address: | ||
| Mobile Number: | Landline Number: | |
| Organization: | ||
| Arrived from: | ||
| Passport Details: | Visa Details: | |
| Data de emissão: | Data de emissão: | |
| Data de validade: | Data de validade: | |
| Local de emissão: | Local de emissão: | |
| Tipo de visto: | ||
| Payment Option: Cash Card Cheque | ||
| Card Type: Visa Master Other | ||
Card Details: Número do cartão: Data de validade: |
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| Hotel Policies: | ||
| Guest SignatureFront Office Signature |
||
Criando Registro de Registro
Quando o hóspede chega ao hotel, a equipe da recepção entrega o GRC ao hóspede para preenchimento das informações. No caso de VIPs, a equipe insere as informações no cartão e recebe a assinatura do hóspede.
A equipe então cria um registro de registro do hóspede, contra-assina, anexa as cópias verdadeiras do passaporte ou outros cartões de identificação e arquiva este conjunto no arquivo de histórico do hóspede. O registro de reserva do hóspede é criado como um registro de registro no sistema de software.
Estabelecendo Método de Pagamento
Você pode pagar antecipadamente ou no momento do check-out. Aqueles que pagaram antecipadamente são colocados na lista Paid-In-Advance (PIA). Existem vários modos de pagamento, dos quais o modo preferido do hóspede é registado no momento do registo. Os seguintes métodos de pagamento estão disponíveis -
- Pagamento em dinheiro (que também inclui ordem de pagamento, cheque de viagem).
- Pagamento com Cartão de Crédito / Cartão de Débito (aceitos somente se os cartões não estiverem vencidos).
- Pagamento por cheque (onde cheques pré-datados não são aceitos).
- Faturamento direto.
- Pagamento especial como vale-presente e voucher.
- Os hóspedes precisam selecionar uma das opções de pagamento no momento da inscrição.
Atribuição de acomodação
A equipe da recepção atribui uma acomodação ao hóspede somente quando o registro é concluído. O funcionário registra o número da acomodação no PMS e descreve resumidamente sobre seus atributos positivos.
A equipe de reservas também informa ao mensageiro para levar a bagagem do hóspede.
Emissão de chaves de sala ou código de acesso
Depois que a acomodação é atribuída, a equipe da recepção distribui as chaves ou as chaves do código secreto computadorizado para acessar a acomodação.
É uma prática geral não falar nada sobre o número do quarto ou a chave do computador em voz alta ao entregá-lo ao hóspede. O atendente então auxilia o hóspede com o manuseio da bagagem até a acomodação e explica as características da acomodação. Em seguida, o atendente entrega as chaves ao hóspede, cumprimenta pela melhor estadia e sai do alojamento fechando a porta.
Tratamento de solicitações especiais
Se o hóspede não ficar satisfeito com a acomodação por qualquer motivo insatisfatório ou desagradável, o atendente da campainha poderá informar a equipe da recepção. Além disso, caso o hóspede tenha necessidades especiais como berço para bebê ou bolsa de água quente ou kit de barbear e similares, a equipe da recepção é obrigada a atender a solicitação atempadamente.