Significado e Definição

A comunicação, como lemos neste Tutorial, é condição sine qua non em uma organização empresarial. No entanto, a comunicação ininteligível e emaranhada não atinge o resultado desejado e afeta o ambiente de trabalho em uma organização.

No léxico de um leigo, a comunicação é entendida como conversas e discussões do dia-a-dia com as quais todos nos envolvemos. Embora o significado mais amplo de comunicação cubra todas as interações humanas, no jargão administrativo, a comunicação não é mera conversa, tagarelice ou tagarelice de maneira absurda. A comunicação não é tão simples quanto parece. É um processo sistemático com um objetivo que uma peça de comunicação visa atingir. Pode ser definido como um processo de tradução de qualquer processo de pensamento em declarações simples e significativas por meio de um canal apropriado.

A comunicação deve ser eficaz e eficiente para o funcionamento melhor e harmonioso de uma organização.

A comunicação eficaz é definida como a comunicação entre duas ou mais pessoas em que a mensagem pretendida é -

  • devidamente codificado

  • entregue através do canal apropriado

  • received

  • devidamente decodificado e compreendido pelo (s) destinatário (s)

Em outras palavras, a comunicação é considerada eficaz quando todas as partes (emissor e receptor) na comunicação atribuem significados semelhantes à mensagem e ouvem atentamente o que foi dito e fazem com que o emissor se sinta ouvido e compreendido.

Em uma organização empresarial, a comunicação é considerada eficaz quando as informações ou dados compartilhados entre os funcionários contribuem efetivamente para o sucesso comercial da organização.

Nas palavras de RW Griffin, "comunicação eficaz é o processo de enviar uma mensagem de tal forma que a mensagem recebida tenha o significado mais próximo possível da mensagem pretendida".

A American Management Association (AMA) definiu uma comunicação eficaz com base nos dez pontos a seguir -

  • Ideia clara sobre temas e destinatário de comunicação.

  • Determinação do propósito.

  • Compreender o ambiente de comunicação.

  • Planejamento para comunicação com consultoria de terceiros.

  • Considere o conteúdo da mensagem.

  • Para conscientizar o receptor sobre o valor da comunicação.

  • Deve haver feedback do receptor.

  • Definir adequadamente se as mensagens de comunicação são de importância de curto ou longo prazo.

  • Todas as ações devem ser adequadas com comunicação.

  • Boa audição.

Comunicação eficaz é definida como a capacidade de transmitir informações a outra pessoa de forma eficaz e eficiente. Os gerentes de negócios com boas habilidades de comunicação verbal, não verbal e escrita ajudam a facilitar o compartilhamento de informações entre as pessoas dentro de uma empresa para seu benefício comercial.

Significado da comunicação eficaz

Nesta seção, entenderemos a importância de uma comunicação eficaz -

Construir e promover um relacionamento sustentável e produtivo

A comunicação eficaz deve ser o foco nas empresas, pois se torna muito difícil construir e promover um relacionamento produtivo de maneira adequada sem ela.

Dê espaço para inovações

A comunicação eficaz facilita as inovações em uma organização empresarial, permitindo que os funcionários e a administração apresentem ideias inovadoras que podem ajudar ainda mais no desenvolvimento geral da organização.

Ajude a construir uma equipe eficaz

Um ambiente de trabalho enriquecido com uma comunicação eficaz ou aberta ajuda a construir uma equipe coesa e eficaz. Uma comunicação eficaz sempre aumenta o moral dos funcionários. Traz nos funcionários o zelo para trabalhar no sentido de alcançar os objetivos comuns da organização. A comunicação interna regular também pode levar a uma melhor ética de trabalho se a equipe for lembrada das realizações e sentir que está trabalhando em prol de um objetivo comum.

Gerenciamento efetivo

Quando existe uma comunicação aberta e descomplicada entre a administração e os funcionários, isso leva a um aumento constante no ritmo de progresso da organização. A comunicação eficaz, portanto, produz uma gestão eficaz. Os gestores passam a conhecer a atitude e as queixas dos funcionários e estes passam a conhecer as atitudes dos gestores em relação a eles e também as políticas da organização.

Contribui para o crescimento geral da organização

A comunicação eficaz constrói o relacionamento interpessoal, interdepartamental e gerenciamento-funcionário desejado que, por sua vez, são pré-condições essenciais para concretizar a visão da organização. Em outras palavras, uma comunicação eficaz contribui para o crescimento geral do negócio.

No nível profissional, é fundamental saber lidar de forma adequada com os colegas, tomar boas decisões mesmo em situações de estresse. Esta é uma das razões pelas quais as habilidades de comunicação eficazes são cada vez mais valorizadas.

A comunicação eficaz na organização permite que os funcionários aprofundem sua conexão com os outros e melhorem o trabalho em equipe, a tomada de decisões e a capacidade de resolução de problemas.

Características da Comunicação Eficaz

As características ou princípios de uma comunicação eficaz são fundamentais para garantir uma comunicação produtiva. As principais características são as seguintes -

Completude da Mensagem

A comunicação deve ser completa para não confundir o destinatário. Uma melhor comunicação ajuda na melhor tomada de decisão por parte deste último. Ele desenvolve e aprimora a reputação de uma organização.

Clareza e integridade da mensagem

A mensagem a ser transmitida ou enviada deve ter clareza e integridade para melhor compreensão. Clareza de pensamentos e idéias aumenta o significado da mensagem. A essência e o conteúdo da mensagem devem ser baseados na honestidade e na exatidão.

Concisão da mensagem

A mensagem pretendida deve ser livre de verbosidade e deve ser escrita de forma que seja inteligível à primeira vista. A mensagem curta e inteligível enviada ao receptor é sempre atraente e compreensível. Isso economiza tempo e custo, pois é entendido em primeira instância.

Consideração do ambiente físico e do destinatário

Para tornar a comunicação mais eficaz, deve-se considerar o ambiente físico geral, ou seja, os meios de comunicação e o ambiente de trabalho. O conteúdo da mensagem deve levar em consideração a atitude, o conhecimento e a posição do destinatário.

Clareza da Mensagem

A mensagem deve ter clareza de pensamentos e ideias para ser compreendida com clareza. A mensagem clara faz uso de palavras e símbolos exatos, apropriados e concretos.

Cortesia a ser mantida

A mensagem do remetente deve ser redigida ou preparada de forma educada, reflexiva e entusiástica. Deve mostrar o respeito do emissor pelo receptor e ser positivo e focado no receptor.

Exatidão da mensagem

A redação da mensagem deve ser feita de forma que a mensagem final não contenha erros gramaticais e repetições de frases. A mensagem deve ser exata, correta e oportuna.

Comunicação Empresarial Eficaz

Os negócios bem-sucedidos florescem em grande parte com uma comunicação empresarial eficaz. Habilidades de comunicação eficazes são vitais para construir interações ativas e eficazes entre colegas, clientes, chefes e mídia.

É de extrema importância para todo o pessoal em todas as fases da vida empresarial de qualquer organização.

Embora todos os empregados de uma organização se orgulhem de ter adquirido as habilidades de uma comunicação empresarial eficaz, há uma necessidade sempre sentida de aprimorar essas habilidades.

Métodos de comunicação empresarial eficaz

Veremos agora os diferentes métodos de comunicação empresarial eficaz em breve -

  • Web-based communication - Para uma comunicação melhor e mais aprimorada, a qualquer hora e em qualquer lugar.

  • Video conferencing - Isso permite que pessoas em locais diferentes realizem reuniões interativas.

  • Reports - Isso é importante para documentar as atividades de qualquer departamento.

  • Presentations - Este é um método popular de comunicação em todos os tipos de organizações, geralmente envolvendo material audiovisual, como cópias de relatórios ou material preparado em Microsoft PowerPoint ou Adobe Flash.

  • Telephone meetings - Isso permite a fala a longa distância.

  • Forum boards - Isso permite que as pessoas postem informações instantaneamente em um local centralizado.

  • Face-to-face meetings - A natureza dessas reuniões é pessoal e deve ser seguida por um acompanhamento por escrito.

A comunicação empresarial eficaz pode ainda ser categorizada em -

  • Comunicação comercial oral eficaz

  • Comunicação empresarial escrita eficaz

Comunicação comercial oral eficaz

A comunicação empresarial eficaz envolve principalmente ouvir e falar. Tanto o orador quanto o ouvinte compartilham a responsabilidade de tornar a mensagem clara e compreendida. Além disso, a linguagem corporal, o tom de voz, a escolha de palavras e frases, o esclarecimento da mensagem e o estilo de comunicação também desempenham um papel e impactam a eficácia das transações e interações interpessoais.

Técnicas de comunicação empresarial oral eficaz

Nesta seção, discutiremos as diferentes técnicas de comunicação empresarial oral eficaz. As técnicas são descritas abaixo -

  • Os palestrantes devem saber como articular sua mensagem de forma a permitir que o ouvinte a compreenda bem e a transmita de maneira consistente com a própria mensagem.

  • A fala ou palavras faladas devem ser redigidas de forma adequada e concisa.

  • O discurso deve ser contextual, como se as questões sérias fossem melhor apresentadas em um tom sério.

  • Conhecer o (s) ouvinte (s) e como eles reagem é fundamental para a concepção do assunto do discurso.

  • Para uma comunicação empresarial eficaz, a localização tranquila conta muito. Se uma das partes se distrai com distrações externas e internas, como o som, a comunicação falha em produzir o resultado desejado.

  • O envolvimento de todos os envolvidos é de vital importância para tornar a comunicação eficaz. Envolvimento significa total atenção e dedicação à discussão ou análise.

  • A escuta efetiva ou ativa é essencial para os participantes de uma comunicação. É praticado tanto pelo falante quanto pelo ouvinte em uma comunicação eficaz.

  • Para se tornar um ouvinte melhor, é necessário eliminar todas as distrações durante as conversas.

  • A escuta ativa envolve contato visual, acenos de cabeça, gestos e comentários breves para mostrar compreensão. Com base nesses gestos e comentários, a compreensão e a reação do ouvinte podem ser avaliadas. No caso de o ouvinte parecer confuso, o falante precisa reavaliar o texto ou a entrega da mensagem.

  • O ouvinte pode fazer perguntas, validar o que está sendo dito e fornecer informações, se necessário.

  • Ao falar ou interagir com alguém, não apenas escute o que ela está dizendo - esteja atento e faça anotações mentais.

  • Fazer perguntas durante a discussão ou uma conversa importante adiciona peso à comunicação. Também ajuda os participantes a aprender tudo o que precisam saber. Mostra que eles estão ouvindo e confirmando compreensão e respeito.

  • As perguntas são instrumentos poderosos para tornar a comunicação eficaz. Ele permite que as pessoas envolvidas obtenham os feedbacks necessários.

  • Normalmente, há dois tipos de perguntas a serem feitas durante um processo de comunicação.

  • Close-ended questions, que muitas vezes são respondidos com 'sim' ou 'não', são essenciais quando os comunicadores desejam obter informações básicas rapidamente ou desejam obter uma resposta sem uma explicação longa ou prolongada.

  • Open-ended questions fornecer uma resposta mais ampla e abrangente.

O feedback é uma parte crucial da comunicação e é vitalmente exigido por todos os envolvidos em um processo de comunicação. Isso marca o fim de um processo de comunicação. O comunicador, por um lado, deve transmitir suas informações de forma que seus destinatários possam oferecer feedback ou críticas sobre as informações fornecidas.

Durante uma conversa particular, uma discussão ou reunião com tipos de comunicação apropriados e relevantes e os meios devem ser colocados em prática. Os recursos visuais devem ser mostrados para apresentar informações de uma maneira agradável e saborosa.

Reforçar uma cultura positiva e de apoio irá desenvolver um entendimento claro entre os funcionários. Uma das maneiras mais eficazes de comunicar a cultura da empresa é usar a plataforma de cultura.

É difícil ter uma comunicação aberta se os dois lados cruzarem os braços, cerrarem as mandíbulas e se recusarem a se olhar nos olhos. Comunicações não verbais como gestos, tom de voz e contato visual são mais significativas do que palavras faladas. Se as mensagens não verbais estão sobrecarregando a conversa, talvez seja melhor esperar até que as coisas se acalmem. Balance a cabeça e mantenha uma postura aberta para mostrar que você está absorvendo o que a outra pessoa está dizendo.

Comunicação empresarial escrita eficaz

A comunicação empresarial escrita eficaz é parte integrante do sistema de comunicação em uma organização empresarial. Nem todas as comunicações podem ser orais. Deve haver vários meios pelos quais uma organização pode se comunicar por escrito.

E-mails, brochuras, relatórios, cartas, anúncios, discursos, artigos, apresentações em PowerPoint são instâncias de comunicação escrita comercial.

Apesar do fato de que uma grande porcentagem da comunicação escrita agora é produzida online, a necessidade de escrever bem não diminuiu. As organizações produzem volumes cada vez maiores de comunicação escrita na forma de e-mails, postagens em mídias sociais, guias, brochuras, manuais, relatórios e propostas.

Profissionais da comunicação empresarial escrita

A seguir estão os profissionais da comunicação empresarial escrita -

  • Comunicações comerciais escritas podem ser editadas e revisadas.

  • Eles fornecem um registro permanente das mensagens e podem ser usados ​​como precedentes.

  • Permita que os destinatários revisem a mensagem e forneçam feedback apropriado

  • Eles são considerados mais eficazes para comunicação empresarial complexa que inclui fatos e números

  • Eles melhoram a eficiência interorganizacional e melhoram a imagem da organização

  • Eles podem ser preservados como precedentes em cópia impressa.

Contras da comunicação empresarial escrita

A seguir estão os contras da comunicação empresarial escrita -

  • Atraso na obtenção de feedbacks, ao contrário da comunicação face a face; leva à frustração e incerteza em situações de negócios em que uma resposta rápida é desejada.

  • Consome muito tempo para redigir a mensagem

Técnicas de comunicação escrita eficaz

Tipos de comunicação

Nesta seção, discutiremos os diferentes tipos de comunicação. Os diferentes tipos são os seguintes -

  • Comunicação verbal e não verbal

  • Comunicação Formal e Informal

  • Comunicação ascendente e descendente

A comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Dependendo das circunstâncias e necessidades de negócios, o tipo de comunicação varia.

A comunicação geralmente é baseada na natureza e nas características da mensagem e no contexto em que está sendo enviada. A escolha do canal de comunicação e o estilo de comunicação afetam a comunicação.

Comunicação verbal

A comunicação verbal refere-se à forma de comunicação em que a mensagem é transmitida verbalmente; onde a comunicação é feita oralmente ou por escrito.

Componentes da Comunicação Verbal

A seguir estão os diferentes componentes da comunicação verbal -

  • Linguagem compreensível

  • Escolha de palavras

  • Inflexão (padrão de estresse na fala oral)

  • Tone

  • Linguagem corporal

  • Comportamento dos olhos (oculismo)

  • Visuais (fotos, mapas, tabelas, gráficos, cores, sinais, etc.)

  • Elementos auditivos (sons, melodias, assobios, etc.)

Comunicação não verbal

A comunicação não verbal se refere às comunicações feitas por meio de vários meios sem palavras ou não falados.

Comunicação Formal e Informal

Existem dois canais de comunicação que existem em uma organização - formal e informal.

Comunicações formais são aquelas que são formais ou 'oficiais'. Eles fazem parte do sistema de comunicação reconhecido que está envolvido na operação da organização.

As comunicações informais surgem das interações sociais entre as pessoas que trabalham juntas dentro de uma organização. Estes são baseados em convenções, costumes e cultura prevalentes neles.

A tabela a seguir mostra a diferença entre formal and informal communication.

Bases Comunicação formal Comunicação informal
Definitions Na comunicação formal, o intercâmbio de informações é realizado por meio de canais pré-definidos e formais da estrutura organizacional ao longo das linhas de autoridade. Na comunicação informal, a informação se espalha por meio de canais informais, ou seja, na forma de boatos (comunicação informal de pessoa para pessoa; fofoca). É construído em torno das relações sociais dos membros da organização. Não segue linhas de autoridade.
Also Known as Comunicação Oficial Grapevine Comunicação
Dependability Mais e bem reconhecido Comparativamente menos e tendem a ser imprecisos
Speed Demora; portanto, lento Mais rápido
Authenticity Como este tipo de comunicação é efetuado principalmente por meio de despachos e documentos escritos, há evidência e autenticidade. A falta de evidência documental torna-o distorcido e, portanto, impreciso e não confiável.
Advantages

  • É mais provável que seja necessário nas empresas, pois é mais comprovado e confiável.

  • Ajuda na fixação de responsabilidades e manutenção da relação de autoridade em uma organização.

  • Não há espaço para criar e espalhar boatos.

  • Atua como um meio eficiente de expressar certas informações que não podem ser canalizadas por meio do canal oficial. É implícito, espontâneo, multidimensional e diverso.

  • Satisfaz o desejo das pessoas de identificar o que está acontecendo na organização e oferece uma oportunidade de expressar medos, preocupações e reclamações.

  • É altamente flexível e flui livremente em todas as direções.
Disadvantages

  • Geralmente demorado, complicado e às vezes leva a uma grande distorção.

  • É caro e menos flexível.

  • Ele pode fluir apenas para cima e para baixo.

  • É obrigatório seguir.

  • Canais de comunicação não oficialmente reconhecidos.

  • Não tem função de delegar autoridade.

  • Maior escopo de criação e divulgação de boatos. A mensagem costuma ser distorcida.

  • Pode criar indisciplina na organização.

  • Não tem autenticidade evidencial.

O que é Grapevine?

Grapevine se refere a um método de comunicação informal em uma organização. É um método de pessoa a pessoa de disseminar informações por conversão informal ou fofoca. É considerado mais eficiente do que o formal.

Tipos de comunicação informal

Nesta seção, discutiremos os diferentes tipos de comunicação informal.

Cadeia de fita simples

Em uma cadeia simples, as informações são passadas de uma pessoa para outra, que por sua vez as passa para outra e o processo continua.

Cadeia de Cluster

Em uma cadeia de cluster, a informação é passada por uma pessoa para seus amigos de confiança, e este último passa para seus amigos confiáveis ​​e a comunicação continua.

Cadeia de Probabilidade

Em uma cadeia de probabilidade, uma pessoa passa as informações para uma pessoa escolhida aleatoriamente e a comunicação continua.

Rede de fofocas

Em uma rede de fofocas, uma pessoa passa a informação para um grupo de pessoas e os membros do grupo passam para mais algumas pessoas e a informação se espalha.

Comunicação ascendente e descendente

A comunicação segue em diferentes direções - para baixo, para cima ou lateralmente em qualquer organização. Nesta seção, discutiremos as direções de comunicação para baixo e para cima e as diferenças básicas que existem entre elas.

Comunicação descendente

  • Quando a comunicação flui ou começa de pessoas em níveis superiores para aqueles em níveis inferiores na hierarquia organizacional.

  • A comunicação descendente pode ser oral e escrita.

  • Os meios de comunicação oral descendente são, por exemplo, instruções, discursos, reuniões, palestras telefônicas, alto-falantes e também boatos.

  • Os meios de comunicação escritos para baixo são, por exemplo, memorandos, cartas, e-mails, manuais, panfletos, declaração de política, procedimentos, avisos e exibição de notícias eletrônicas.

  • Autoridade superior ou nível superior da organização toma a iniciativa de iniciar tal comunicação.

  • A comunicação descendente flui da autoridade superior para baixo, para os subordinados, até o nível inferior da hierarquia. As respostas às comunicações descendentes seguem o mesmo caminho.

  • A comunicação descendente é chamada de sistema de comunicação do tipo instrução.

  • É adequado em um ambiente autoritário existente em uma organização.

Comunicação Ascendente

  • A comunicação ascendente flui dos subordinados para os superiores e continua na hierarquia organizacional.

  • É conhecida como comunicação iniciada por subordinados, pois o processo de comunicação ascendente começa com o pessoal no nível inferior da organização.

  • Ao contrário da comunicação descendente, a comunicação ascendente é de natureza não diretiva.

  • Ele estabelece uma cultura de trabalho participativo na organização, visto que, neste processo de comunicação, os funcionários se sentem livres para comunicar suas queixas e reservas para cima.

  • Ele permite que a gerência de nível superior obtenha feedback dos funcionários de nível inferior e, assim, melhore o progresso organizacional e a prosperidade.

  • Gera confiança mútua entre a administração e os funcionários e é um bom presságio para o crescimento de um forte relacionamento interpessoal na organização, levando ao desenvolvimento organizacional geral.

  • Com esse processo de comunicação, os funcionários podem ser fundamentais na formulação de novas políticas ou na alteração das que estão desatualizadas.

  • Os meios típicos de comunicação para cima, além da cadeia de comando, são sugestões, procedimentos de recurso e reclamação, sistemas de reclamação, sessões de aconselhamento, boatos, reuniões de grupo, etc.

  • A comunicação ascendente também é chamada de gerenciamento consultivo.

Resumo

  • A comunicação é condição sine qua non em uma organização empresarial.

  • Nas palavras de RW Griffin, "comunicação eficaz é o processo de enviar uma mensagem de tal forma que a mensagem recebida tenha o significado mais próximo possível da mensagem pretendida".

  • Os negócios bem-sucedidos florescem em grande parte com uma comunicação empresarial eficaz.

  • A comunicação empresarial eficaz pode ainda ser categorizada em -

    • Comunicação comercial oral eficaz

    • Comunicação empresarial escrita eficaz

  • A comunicação empresarial escrita eficaz é parte integrante do sistema de comunicação em uma organização empresarial.

  • Os diferentes tipos são os seguintes -

    • Comunicação verbal e não verbal

    • Comunicação Formal e Informal

    • Comunicação ascendente e descendente

  • Grapevine se refere a um método de comunicação informal em uma organização.