Etiqueta Empresarial - Redação de Documentos
Depois de identificar o público de sua escrita, tente antecipar as informações que seu leitor pode considerar necessárias e incluí-las em seu documento à medida que escreve. Isso pode ser feito perguntando a si mesmo as “perguntas WH”.
Answer the WH questions- Respondendo “Quem? O que? Por quê? Onde? Quando? O qual? Quão?" lhe dará uma vantagem sobre o conteúdo da redação.
Determine the Start and Finish- Depois de coletar todas as ideias possíveis que você tem sobre o assunto, você pode examiná-las e rejeitar algumas que não farão sentido neste artigo. Depois, descubra a ideia que vai causar o máximo impacto na leitura e coloque-a no início do artigo. O final deve ter a ideia que resuma todas as ideias de forma clara e nítida.
Get a Second-Person Opinion- sempre peça que alguém verifique seu texto escrito antes de enviá-lo. Isso empresta uma perspectiva objetiva de segunda pessoa à revisão e impede que suas emoções e indulgência atrapalhem. Não faça isso se o conteúdo for confidencial e não for compartilhado.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Assim que seus amigos sugerirem algumas mudanças, implemente aquelas que você achar relevantes.
Fluxo de Desenvolvimento
Muitas pessoas têm ideias muito interessantes e até conseguem colocá-las no papel. Infelizmente, seus leitores não vão além de um determinado estágio. Isso porque, embora sua escrita seja boa e os pensamentos tenham sido devidamente mencionados, pode não ter havido uma seleção adequada de palavras, ou talvez um provérbio como - “cortando pela raiz” foi usado, que os leitores podem não entender.
Deixe-nos discutir 15 coisas para lembrar ao revisar e revisar sua redação -
Clareza
Sua escrita deve ser entendida na primeira leitura. Evite jargões técnicos, palavras desconhecidas ou linguagem formal.
Formal vs. Moderno
- O pagamento foi devidamente anotado vs. recebemos seu cheque.
- Em anexo aqui vs. por favor encontre em anexo
Evite Ambiguidade
Palavras com duplo sentido ou frases que confundem os leitores devem ser evitadas
Depois de comer o peixe, Kiran falou com Karan. (Quem pegou o peixe?)
Evite coloquialismos
- Resumindo vs. resumindo
- Neste dia e época vs. hoje, atualmente
Evite usar muitas palavras
- Antes do evento vs. antes
- Neste momento vs. agora
Evite repetições desnecessárias
- Absolutamente essencial
- Combine
Incluir apenas informações relevantes
- Omita informações de fundo desnecessárias.
- Use frases curtas e simples - 17 palavras ou menos.
Integridade
Verifique se todas as informações de que o leitor precisa estão incluídas -
- Quem? O que? Onde? Quando? Por quê? Quão?
Exatidão
Verifique a precisão da gramática e ortografia de nomes de pessoas e lugares.
- Ele fez isso vs. ele fez isso.
- Sua cor desbotou vs. sua cor desbotou.
Não confie na verificação ortográfica
- Digitar 'não / ligado', 'então / que', 'bastante / silencioso', 'perder / soltar' não mostrará erros.
Concretude
Dê detalhes específicos.
- Seu plano de investimento renderá juros altos.
- Seu plano de investimento renderá 8% de juros.
Convincente
Use uma linguagem que seja verossímil. Evite exageros e superlativos.
- Sempre vs. Normalmente
- Nunca vs. Raramente
Cortesia
Mostre boas maneiras ao escrever. Use voz passiva ao comunicar más notícias para evitar conotações negativas. Por exemplo,
- Não podemos concordar com os termos e condições descritos no contrato.
- Algumas discussões sobre os termos e condições precisam ser feitas.
Escreva com o leitor em mente
- Sexista - Presidente, empresário
- Condescendência - 'Claro', 'Obviamente'
Usando marcadores
- Comunica sua mensagem de maneira fácil e clara.
- Destaca as informações mais importantes.