Etiqueta de Email

O e-mail é amplamente utilizado como uma forma de ferramenta de comunicação empresarial econômica, porém altamente eficaz. Impressões de e-mails raramente são feitas e cópias eletrônicas são usadas porque arquivar e recuperar e-mails é fácil. O motivo de sua popularidade é a facilidade de acesso, que todos em uma organização, desde o CEO até o zelador, podem usar.

Os emails são uma forma eficiente de comunicar informações de uma forma bem apresentada, fácil de ler e profissionalmente adequada. Muitas pessoas citam a falta de tempo como um motivo para encaminhar e-mails abaixo do padrão, que variam de incompletos a incompreensíveis.

Muitas pessoas confundem e-mails com mensagens de texto, ou pelo menos sua abordagem para escrever e-mails sugere isso. Vamos discutir a diferença entre uma conversa de texto e escrever um e-mail. Em uma conversa por mensagem de texto, duas pessoas podem trocar informações, compartilhar detalhes, fornecer correções e pedir esclarecimentos em uma forma de comunicação rápida.

Comparado a isso, os emails são lidos por profissionais que, dependendo do seu trabalho, podem receber algo entre 20 a 200 emails por dia. Eles não querem se envolver em uma conversa de ida e volta, nem ter tempo para pedir detalhes, várias vezes. Eles querem apenas entender o conteúdo do e-mail, ler as instruções, processar as informações, realizar a tarefa e esvaziar a seção "não lida" da caixa de entrada.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

  • Planeje sua mensagem.
  • Use a linha de assunto para chamar a atenção do leitor.
  • Mantenha sua mensagem curta e clara.
  • Não digite sua mensagem inteira em letras minúsculas.
  • Revise sua mensagem antes de enviá-la e assuma a responsabilidade.
  • Reserve alguns minutos para se acalmar antes de enviar qualquer e-mail enquanto estiver zangado.
  • Não digite sua mensagem em maiúsculas. Capitais são considerados GRITOS.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

  • Você tem que discutir informações pessoais, sensíveis ou confidenciais.
  • Você vai dar más notícias.
  • Sua mensagem é complexa e o significado pode se perder nas palavras.
  • você precisa de uma resposta imediata.

Riscos legais de e-mails

Os emails são o meio de comunicação preferido em muitos locais de trabalho e isso significa que contêm muitas informações que podem ser confidenciais. Muitas empresas treinam amplamente as pessoas sobre como devem enquadrar seus e-mails e que tipo de e-mail, a quem devem encaminhar.

A segurança e a confidencialidade das informações dos emails são da responsabilidade conjunta do remetente e dos destinatários. As empresas têm diretrizes rígidas para proteger seus documentos e seu conteúdo. Vamos discutir algumas das diretrizes mais comumente seguidas para evitar o uso indevido de e-mail.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

  • Você envia ou encaminha e-mails com conteúdo ofensivo.
  • Você envia um anexo que contém um vírus.
  • Você encaminha o e-mail do remetente para outra pessoa sem permissão.
  • Você tenta falsificar e-mails de outras pessoas ou enviar e-mails de contas de outras pessoas.
  • Você tenta esconder sua identidade dos destinatários ao enviar e-mail.
  • Você copia uma mensagem pertencente a outra pessoa sem permissão.

Elementos de um e-mail formal

Enquanto a maioria de nós envia e-mails informais para amigos que podem conter erros gramaticais, o mesmo não acontece quando escrevemos para colegas, especialmente quando queremos causar uma boa impressão, pois temos que ser mais cuidadosos e diplomáticos desta vez. Aqui estão algumas dicas gerais sobre o formato correto de um e-mail -

Background- O fundo branco padrão deve ser usado para todos os e-mails. Planos de fundo coloridos ou designs de rolagem parecem não ser profissionais e distraem.

Font - As fontes preferidas são Times New Roman ou Arial, fonte tamanho-12.

Font Color - A fonte deve ser azul marinho ou preta apenas.

Contact Details- Dados oficiais de contato como nome, designação, id de e-mail, número de contato, logotipo da empresa e endereço de correspondência devem ser mencionados na área de assinatura. É melhor evitar declarações pessoais.

First Name and Surname- Devem ser citadas na mesma fonte do corpo do e-mail, apenas dois tamanhos de fonte maiores. Fontes cursivas para nome não são recomendadas.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

  • Designation
  • Department
  • Nome e endereço da empresa
  • Ponto de referência e CEP
  • Número de contato
  • Endereço de e-mail
  • Número de telefone da empresa
  • Número de fax da empresa
  • URL da empresa
  • Disclaimer

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