Etiqueta Empresarial - Guia Rápido

Não importa aonde você vá, as pessoas esperam que você se comporte de determinada maneira na sociedade. Pode haver pequenas variações de costumes e tradições que você deve respeitar. No entanto, a maioria dessas expectativas será comum. Por exemplo, sorrir é um sinal universalmente reconhecido de uma pessoa amável. Por outro lado, franzir a testa e ser rude durante a interação é considerado falta de educação.

Em “Etiqueta Empresarial”, discutiremos quais etiquetas o mundo empresarial / corporativo espera de seus funcionários e o que você deve fazer para atender às expectativas deles. Ajuda a construir uma rede boa e positiva de empresários.

Também discutiremos a etiqueta comercial com relação às convenções estabelecidas de negociação comercial e as várias expectativas culturais.

Em algumas partes do mundo, começar a reunião com uma discussão direta sobre negócios é considerado rude, e há certos lugares onde discutir negócios durante o jantar é considerado impróprio. Graças à globalização, não podemos ignorar as diferentes culturas com as quais vivemos.

Etiqueta Empresarial é um conjunto de sensibilidades sociais, profissionais e culturais que se espera que uma pessoa possua para ser considerada uma pessoa de negócios bem informada com visão de negócios adequada. A Etiqueta Empresarial se concentra principalmente em ser educado em suas interações com as pessoas e em prestar-lhes respeito ao lidar com elas, da maneira que você espera que façam.

Essa polidez e respeito não se limitam às reuniões presenciais apenas. Na verdade, esses níveis de respeito mútuo e a maneira educada de se dirigir às pessoas e lidar com elas se estendem aos e-mails comerciais, conversas telefônicas e cartas comerciais.

A Etiqueta Empresarial serve como uma ferramenta importante para preencher lacunas e desenvolver uma rede rápida de executivos que têm uma impressão positiva de suas habilidades interpessoais e sensibilidade cultural.

No entanto, deve-se ter em mente que a Etiqueta Empresarial varia de um lugar para outro. Um conjunto de etiquetas que pode ser tido em alta conta em um país pode não ser necessariamente observado de perto em outro país e, de fato, pode ser visto como estranho ou rude às vezes.

A maioria das pessoas confunde a Etiqueta Empresarial como apenas um estudo das diferenças culturais e das maneiras pelas quais as barreiras interculturais podem ser quebradas. No entanto, a verdade é que múltiplas culturas e seus estudos são apenas uma parte da Etiqueta Empresarial.

A cultura corporativa possui uma cultura distinta. Pode não ser necessariamente um local de trabalho intercultural e, no entanto, existem muitas regras não escritas e códigos de adequação que existem e são seguidos com habilidade.

Essas normas são praticadas e seguidas tanto entre as empresas quanto dentro delas. Por exemplo, funcionários obtendo o apreço de seus clientes por escolherem se vestir com trajes formais em uma reunião, mesmo que não haja um código de vestimenta rígido.

Uma coisa interessante a se notar é que a compreensão de alguém sobre Etiqueta Empresarial também pode ser influenciada e às vezes até limitada por muitos fatores que prevalecem em seu local de trabalho.

Coisas como a declaração de missão da empresa, linhas de produtos, imagem, percepção, valor da marca, alcance, parceiros de negócios, investidores, clientes e consumidores podem influenciar a ideia e a importância da etiqueta nas mentes dos funcionários da empresa.

Criamos uma impressão sobre uma pessoa poucos segundos depois de conhecê-la. Essa sensação de julgar uma pessoa sem saber nada sobre ela é uma qualidade embutida.

Essa capacidade de formar uma impressão de uma pessoa, de forma rápida, para que possamos categorizá-la na categoria de “amigo” nos ajuda a nos preparar para a legítima defesa. Ele ativa o mecanismo de defesa “lutar ou fugir”, que agimos de acordo. Em termos modernos, essa intuição recebeu o termo “primeira impressão”.

Sempre tendemos a respeitar nossa intuição e ouvir nossa voz interior mais do que qualquer explicação racional e isso constitui uma qualidade fundamental em todos os seres humanos. É por isso que os especialistas sugerem que, quando você encontrar alguém pela primeira vez, devemos nos esforçar para conseguir a aparência perfeita e apresentar a imagem perfeita.

Conhecer as etiquetas não só nos permitirá compreender as sensibilidades da outra pessoa, mas também nos ajudará a apresentar a impressão de um cavalheiro ou de uma mulher. Isso ajudará a colocar seu melhor pé em frente, de modo que o foco da discussão que se segue seja mais sobre os tópicos de negócios, em vez de você parecer deslocado.

Tente se lembrar da primeira vez que conheceu alguém em uma reunião de negócios. Pode ser uma entrevista de emprego ou uma chance de interagir com pessoas do setor.

What were the initial impressions you had when you met him?
What were the thoughts going through your mind after the meeting?
How would you describe him given an opportunity?

Baixe a folha de teste você mesmo.

Vamos jogar um jogo de adivinhação! Você recebe duas fotos de duas pessoas diferentes. Você tem que adivinhar os seguintes detalhes sobre eles, dependendo da primeira impressão que fizeram em você. Você não precisa ser preciso com suas respostas e não pensar muito antes de dar as respostas. A ideia é captar a forma como você interpretará seus looks.

Mulher	Homem
Onde eles foram criados?
Uma cidade b) cidade c) Aldeia	Uma cidade b) cidade c) Aldeia
Qual é a comida favorita deles?
uma pizza b) Pulsos c) Pita Naan	uma pizza b) Pulsos c) Pita Naan
Que música eles ouvem?
a) Clássico b) País c) Jazz	a) Clássico b) País c) Jazz
O que eles fariam no lazer?
uma leitura b) Cozinhar c) Jardinagem	uma leitura b) Cozinhar c) Jardinagem
Qual seria o carro ideal deles?
a) Audi b) Toyota c) Lamborghini	a) Audi b) Toyota c) Lamborghini
Qual seria o trabalho ideal deles?
um chef b) Bordado c) Advocacia	um chef b) Bordado c) Advocacia

Baixe a folha de teste você mesmo.

Independentemente de quaisquer noções pré-concebidas que você possa ter sobre os dois, gostaria de mencionar que Richard adora dirigir seu carro Ford para seu bistrô todas as manhãs e adora passar o tempo com seus clientes enquanto ele prepara pizzas bem quentes e tortas.

Depois de fechar a loja à noite, ele dirige de volta para sua casa de fazenda, cantarolando “I walk the line” de Johnny Cash o tempo todo. Sem prêmios por adivinhar seu hobby.

Quantos, você acha que concordarão comigo, se eu lhe disser que o homem na foto acima é na verdade Richard?

Você esperava isso?

Você notou como os looks são importantes ao criar a primeira impressão? Uma pessoa não sabe nada sobre você e não tem ideia de suas qualidades antes de conhecê-lo. A primeira coisa que ele nota em você é a sua aparência.

O comportamento organizacional pode variar muito de empresa para empresa, mas é uma surpresa para muitas pessoas que o comportamento organizacional pode, e varia, consideravelmente dentro de uma empresa também. As etiquetas também variam de pessoa para pessoa, dependendo de com quem você está interagindo.

Por exemplo, a linguagem corporal, a correção da fala, a seleção correta de palavras e a clareza na apresentação variam quando você fala com seu chefe ou supervisor em comparação com um colega do mesmo nível que você.

Você se sentirá ainda mais relaxado quando a pessoa for um amigo próximo. Da mesma forma, você pode facilmente pular algumas etapas no decoro quando seu amigo o convidar para sua casa. Se seu chefe o convidar para jantar, suas etiquetas serão diferentes.

As etiquetas de negócios não abordam necessariamente a sensibilidade ao vestir, habilidades interpessoais e boas habilidades de falar em público. Embora essas qualidades sejam necessárias, existem outras qualidades também que são igualmente importantes.

Here is a list of such important qualities -

Pontualidade

Uma pessoa pontual é uma pessoa confiável. Esta é uma impressão geral que as pessoas pontuais conseguem efetivamente deixar na mente de muitas pessoas. Alguém que aprecia o valor do seu tempo não apreciará esperar pelos outros e outros que o esperam.

Preparação

Uma pessoa deve estar sempre bem informada e preparada para fornecer informações, em detalhes, sobre qualquer assunto relacionado ao seu trabalho e responsabilidade a qualquer momento. Isso cria a impressão de ser uma pessoa com recursos.

Cortês

Você precisa ser cortês com todas as pessoas com quem está interagindo, em vez de limitar a cortesia apenas àqueles que você acha que merecem. Quando você trabalha em uma organização que tem muitas pessoas talentosas e criativas, sempre há uma chance de que as idéias entrem em conflito umas com as outras. Nesse caso, você precisa enfrentar o pensamento oposto e não a pessoa.

Representação Adequada de Pensamentos

Há momentos em que seu pensamento seria muito claro sobre um determinado tópico, mas a escolha de suas palavras poderia enviar um sinal confuso aos ouvintes. Muitas pessoas acabam sendo citadas erroneamente e mal compreendidas, devido à falta de conexão com as pessoas que o ouvem. Você deve preparar sua apresentação cuidadosamente, de antemão, e ter uma compreensão clara de cada palavra e das diferentes formas como ela pode ser interpretada. Avance para limpar quaisquer ideias erradas que as pessoas possam ter sobre um determinado ponto.

Participação

Empresas, esperam muito de vocês. Essas expectativas podem ser na forma de metas específicas, que a empresa define para você. Nessas horas, é muito fácil virar as costas para uma discussão que não lhe diz respeito e dizer - “isso não é problema meu”. No entanto, esse problema pode muito bem ser seu em um futuro próximo. Portanto, tente participar do processo de resolução de problemas.

Devidamente vestido

A maneira como você olha quando encontra alguém pela primeira vez ajuda muito a estabelecer uma percepção de você na mente dessa pessoa. Isso não significa que você deve gastar muito com as roupas que deve usar. Suas roupas não devem chamar muita atenção para si mesmas. Vista-se de maneira conservadora, mas profissional.

O código de vestimenta dos negócios muitas vezes é uma questão de bom senso prevalecendo ao decidir o que vestir no local de trabalho. No entanto, continuam a ocorrer casos de desastres de vestir, especialmente durante os verões, quando pode encontrar um colega vestido a rigor para o trabalho com uma ressaca de "dia na praia".

A razão pela qual esses erros assustadores nos códigos de vestimenta ocorrem é que muitas empresas, especialmente start-ups e negócios de pequena e média escala, têm normas flexíveis ou quase nenhuma norma sobre códigos de vestimenta. Mesmo que haja regras de código de vestimenta, às vezes, elas são vagas e ambíguas. Nessas situações, é sempre aconselhável errar por trajes “formais demais”, ao invés de chegar vestido de maneira informal o suficiente para levantar algumas sobrancelhas.

A few common errors people make in business dressing are −

Ill-Fitting Clothes- Roupas muito grandes dão uma aparência inchada e roupas muito justas acentuam o corpo de uma forma não formal. Em uma reunião, você não gostaria que a atenção mudasse de você e sua apresentação para suas roupas.
Wearing Short Skirts/Sleeves- Saias e mangas curtas chamam a atenção para as pernas e mãos quando você se senta. Isso desvia a atenção dos ouvintes e parece pouco profissional.
Wearing Short Socks- Meias curtas ou caídas expõem a pele e distraem a atenção ao cruzar as pernas ou ao sentar-se. Sempre ir para meias que cobrem 3/4 ^th a distância desde o tornozelo até o joelho. Evite usar meias brancas, pois elas chamam a atenção imediatamente.
Low-Cut or Plunging Tops - Assim como as saias curtas, isso distrai o entrevistador e parece muito deslocado em um ambiente profissional que exige um código de vestimenta conservador.
Improper Color Choices- Cores, como verde, amarelo, vermelho, etc., não caem bem nos círculos corporativos. Eles não apenas chamam a atenção para si mesmos, mas também parecem pouco profissionais.
Clothes with Quotes, Pictures or Designs- Isso dá uma aparência muito informal e nada sério ao entrevistado. Há sempre o risco de as pessoas associarem os slogans e lemas das t-shirts aos seus pontos de vista pessoais.
Poorly-Maintained Shoes- Os sapatos são uma parte muito importante do seu traje de negócios. Sapatos, de certa forma, anunciam sua chegada antes mesmo de você interagir com alguém, então naturalmente chama muita atenção. É por esta razão que os seus sapatos devem estar sempre limpos e engraxados.
Not Dressing Formally For Business Social Events- Até os jantares na casa do chefe são ocasiões formais de negócios. Portanto, vista-se de acordo. A regra geral sobre roupas informais de negócios é que devem ser tratadas como roupas formais.
Improper Grooming- Unhas não cortadas, hálito fedorento e cabelo despenteado são todos avermelhados. Se você é um daqueles que transpiram abundantemente, use desodorantes anti-suor. No entanto, lembre-se de que as reuniões acontecerão principalmente em salas com ar condicionado, com muito menos chance de ar fresco entrar na sala. Portanto, use um perfume ou desodorante de fragrância suave.

Além das dicas discutidas aqui, existem algumas áreas que precisam ser atendidas antes de você finalmente entrar nas instalações e bater naquela porta. Vamos discutir isso -

Dicas finais para higiene

Evite sapatos barulhentos e que façam barulho, pois eles podem perturbar e distrair a todos.
Os bolsos laterais das calças não devem ficar salientes com telefones celulares, carteiras, etc., pois dão uma aparência volumosa às suas pernas.
Todas as tatuagens com piercings visíveis devem ser ocultadas, como as tatuagens há muito tempo, associadas a comportamentos rebeldes.
Não fume ou coma alimentos com odor antes das entrevistas. Use purificadores de hálito.
Limpe suas unhas e dentes corretamente.

Leia as seguintes frases e diga se são verdadeiras ou falsas. Dê sua explicação também.

Cores fortes e brilhantes como rosa e verde são incentivadas hoje em dia no escritório.
Se uma empresa encoraja seus funcionários a usarem roupas casuais e botas no escritório, você também pode vesti-los para uma entrevista com eles.
Algumas empresas podem exigir que seus funcionários não tenham pelos faciais ou longos.
Tatuagens e piercings podem ser expostos durante as entrevistas, por se tratar de uma preferência pessoal.
Seu primeiro trabalho é atender às expectativas de você primeiro e depois de outras coisas.
Um guarda-roupa profissional precisa ser caro e cheio de roupas de marca.
Você deve tentar chamar o máximo de atenção para si mesmo com seu jeito de vestir, para poder atrair a atenção do entrevistador e se destacar na multidão.
Você pode relaxar com seu código de vestimenta e senso de aparência depois de trabalhar na empresa.
Vestir-se para o sucesso significa que suas roupas são mais caras do que as de qualquer outra pessoa.
A melhor maneira de se vestir para uma entrevista de emprego é usar terno.
Camisas com xadrez e gravatas com listras e desenhos xadrez são aceitáveis nas empresas.
Você pode usar roupas casuais e informais para as entrevistas, se sua empresa permitir que seus funcionários se vistam casualmente.
Enquanto se vestem para o trabalho, as mulheres podem ser liberais com seus acessórios.

Baixe a folha de teste você mesmo.

Quando somos convidados para a festa de aniversário do nosso chefe na casa dele, não podemos estar vestidos da maneira que estaríamos se fosse a festa de aniversário do nosso melhor amigo. Precisa haver uma mudança não apenas em nossas roupas, mas também na maneira como nos conduzimos.

Em outras palavras, precisamos tratar um convidado para qualquer reunião social que envolva encontrar seus colegas de trabalho da mesma forma que trataria um dia no escritório, a única diferença é que aqui você tem a liberdade de discutir a vida familiar e outros tópicos sobre os quais você geralmente não terá tempo para falar em sua vida profissional.

Duas situações que surgem invocam a necessidade de entender a necessidade de etiqueta no jantar e aprendê-la - uma, se você é o anfitrião de uma reunião e a segunda, se você é o convidado.

Quando você é o anfitrião

Escolha um restaurante que seja favorável à realização de reuniões consideráveis e que ofereça um bom serviço. Certifique-se de que fez todas as reservas e arranjos de assentos adequados. Esclareça o valor faturado e a disponibilidade do cardápio desejado antes da reunião em si.

Chegue quinze minutos mais cedo no dia da reunião e apresente as pessoas umas às outras, caso algumas delas não tenham sido apresentadas antes. Ofereça o assento com a melhor vista ao seu convidado mais importante.
Na hora de pedir comida, experimente recomendar, qual é o melhor de todos os pratos que existem no cardápio para quem está indeciso sobre o que escolher. Se essa for uma abordagem muito direta, você poderia ajudá-lo de uma maneira diferente, deixando-o saber o que você está pedindo, para que ele entenda a dica.
Sempre seja feito o pedido, antes de começar a discutir negócios com alguém. Ou então haverá muitos distúrbios com o garçom pedindo repetidamente o seu pedido. Além disso, os convidados ficarão divididos entre pedir ou ouvir sua discussão de negócios.
Se o encontro é para comemorar uma conquista ou para dedicá-la a alguém, ou é uma festa de parabéns em homenagem a alguém, é sempre bom falar algo sobre isso e fazer um pequeno brinde. É perfeitamente normal brindar sentado. Basta segurar o copo e, quando os outros seguirem o exemplo, você pode dizer algo direto ao ponto e encerrar.
Esteja atento às necessidades de cada um ao redor da mesa e fique atento às suas preferências, o que o ajudará a decidir o local certo para futuras reuniões. Você verá que o seu convidado principal gosta de frutos do mar, então pode marcar sua próxima reunião em um lugar onde os frutos do mar são bons.
Sempre tente envolver todos em uma conversa e seja o facilitador levando as pessoas a participarem da discussão, trazendo seus pontos de vista e experiência também. Isso ajudará as pessoas a sair de suas inibições iniciais de encontrar alguém pela primeira vez e as encorajará a serem elas mesmas.

Quando você é o convidado

Sempre, responda prontamente a um convite. Sua resposta ajudará o anfitrião a organizar e coordenar a reunião, portanto, tente responder o mais cedo possível.

Chegue sempre antes da hora e informe sempre antes da hora, se vai chegar mais de cinco minutos atrasado. Sempre aproveite a oportunidade para pedir ao seu anfitrião uma recomendação sobre o que você deve pedir para quebrar o gelo.
Muitas vezes, você encontrará um anfitrião generoso que pedirá que você peça o que quiser. Embora você tenha liberdade para escolher os pratos, seja atencioso ao fazer o pedido e não aproveite esta oportunidade para pedir algo extravagantemente caro. É mais provável que você perca terreno com o host dessa maneira.
Sempre peça algo com orçamento médio, que não chame a atenção para si mesmo e seja fácil de comer. Não peça comida escorrendo ou suja, pois isso pode sujar suas roupas. Tente pedir alimentos que possam ser facilmente consumidos com talheres, ao contrário dos pratos em que é preciso usar as mãos para comer.
A razão é que pode haver uma chance de que alguém chegue tarde à mesa, se sente ao seu lado e lhe ofereça a mão para cumprimentá-lo. Em uma situação como essa, seria desagradável ver suas mãos sujas de comida.
O jantar de negócios segue quase o mesmo modelo de etiqueta das roupas de negócios, no sentido de que você não deve chamar a atenção para si mesmo devido à sua escolha de comida durante o jantar, assim como você não deveria chamar a atenção para si mesmo com suas roupas um encontro.
Lembre-se sempre de que um jantar ou almoço de negócios é basicamente uma reunião profissional formal em um restaurante, ao invés de uma sala. Use a mesma linguagem corporal que usaria quando se sentasse para uma discussão de negócios com alguém. Tenha um sorriso no rosto, mas fique atento.
Como regra geral, o anfitrião é aquele que conduz a conversa da conversa fiada para a discussão de negócios, então espere até que ele dê uma dica antes de discutir o negócio. Quando convidado para a casa de alguém, é considerado impróprio aparecer de mãos vazias. Não se espera que você dê algo caro - apenas uma jarra ou até sobremesas seria ótimo.

Se chegar a um cenário em que você chegou à mesa e vê muitos rostos desconhecidos, e o anfitrião não está por perto para apresentá-lo aos outros, tome a iniciativa e se apresente aos outros, em vez de ficar sentado quieto em um canto e fingir outros não existem.

Escrever é semelhante a iniciar uma tarefa. Você precisa ser bem planejado, preparado, focado, comprometido e, o mais importante, apaixonado pelo que está fazendo. Se você implementar todos os pontos mencionados a seguir, as chances de escrever um texto bem-vindo estarão a seu favor.

Em primeiro lugar, aceitemos o fato de que muito poucas pessoas, quase nenhuma, podem escrever um documento da maneira que gostariam de colocá-lo no papel, na primeira tentativa. Ideias e memórias geralmente surgem quando menos se espera, e essas novas ideias mudam continuamente o seu documento a cada entrada subsequente. Depois de colocar suas ideias no papel, o próximo passo seria apresentá-las de maneira simples, lógica, conectada e clara. Isso requer planejamento e preparação, para os quais existem etapas definidas que você pode seguir.

Linguagem apropriada	Uso de marcadores
Inglês simples (sem jargão)	Concisão
Sentenças simples	Melhoria constante
Conteúdo relevante	Comentários

Pesquisar sobre qualquer tópico é uma etapa muito crítica antes de escrever. Suas fontes precisam ser confiáveis e amplamente aceitas. Antes de identificar e desenvolver seu tópico, você deve encontrar o contexto e as informações básicas sobre o mesmo.

Isso pode ser feito referindo-se a livros, artigos, periódicos, fontes de notícias e revistas. As pessoas hoje em dia também usam gravações de vídeo e som. As etapas a seguir o ajudarão a -

Observe os detalhes importantes e relevantes.
Avalie cada ponto em relação ao tópico e ao propósito do seu documento.
Registre os detalhes do recurso e da referência (ou seja, autor, título e publicação).
Organize o conteúdo em uma ordem lógica sob títulos e subtítulos apropriados.

Conhecer o pulso do público antes de escrever o documento dará muito suporte para decidir sobre o conteúdo e a abordagem. Caso não conheça o público-alvo, você pode escrever levando em consideração o grupo demográfico, ou seja, o grupo-alvo de seu artigo, como fazem os escritores de artigos online ou blogueiros. Antes de começar a escrever, tente entender sempre qual é o seu motivo para escrever. Pode ser qualquer um dos seguintes -

Fornecendo informações	Enviando relatórios
Aplicando persuasão	Recomendações
Apresentando sua opinião	Uma ação desejada
Propondo ideias	Alcançando uma realização

Por exemplo, se sua intenção é vender um produto ou fazer com que alguém assine um serviço que você está prestando ou promovendo uma causa; pergunte a si mesmo: quem são meus leitores em potencial? Qual é o histórico de meu público-alvo em potencial? Onde eles moram e quantos anos eles têm? Quais são seus interesses e prioridades? Essas perguntas definirão o propósito de sua escrita.

Depois de identificar o público de sua escrita, tente antecipar as informações que seu leitor pode considerar necessárias e incluí-las em seu documento à medida que escreve. Isso pode ser feito perguntando a si mesmo as “perguntas WH”.

Answer the WH questions- Respondendo “Quem? O que? Por quê? Onde? Quando? O qual? Quão?" lhe dará uma vantagem sobre o conteúdo da redação.
Determine the Start and Finish- Depois de coletar todas as ideias possíveis que você tem sobre o assunto, você pode examiná-las e rejeitar algumas que não farão sentido neste artigo. Depois, descubra a ideia que vai causar o máximo impacto na leitura e coloque-a no início do artigo. O final deve ter a ideia que resuma todas as ideias de forma clara e nítida.
Get a Second-Person Opinion- sempre peça que alguém verifique seu texto escrito antes de enviá-lo. Isso empresta uma perspectiva objetiva de segunda pessoa à revisão e impede que suas emoções e indulgência atrapalhem. Não faça isso se o conteúdo for confidencial e não for compartilhado.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Assim que seus amigos sugerirem algumas mudanças, implemente aquelas que você achar relevantes.

Fluxo de Desenvolvimento

Muitas pessoas têm ideias muito interessantes e até conseguem colocá-las no papel. Infelizmente, seus leitores não vão além de um determinado estágio. Isso porque, embora sua escrita seja boa e os pensamentos tenham sido devidamente mencionados, pode não ter havido uma seleção adequada de palavras, ou talvez um provérbio como - “cortando pela raiz” foi usado, que os leitores podem não entender.

Deixe-nos discutir 15 coisas para lembrar ao revisar e revisar sua redação -

Clareza

Sua escrita deve ser entendida na primeira leitura. Evite jargões técnicos, palavras desconhecidas ou linguagem formal.

Formal vs. Moderno

O pagamento foi devidamente anotado vs. recebemos seu cheque.
Em anexo aqui vs. por favor encontre em anexo

Evite Ambiguidade

Palavras com duplo sentido ou frases que confundem os leitores devem ser evitadas
Depois de comer o peixe, Kiran falou com Karan. (Quem pegou o peixe?)

Evite coloquialismos

Resumindo vs. resumindo
Neste dia e época vs. hoje, atualmente

Evite usar muitas palavras

Antes do evento vs. antes
Neste momento vs. agora

Evite repetições desnecessárias

Absolutamente essencial
Combine

Incluir apenas informações relevantes

Omita informações de fundo desnecessárias.
Use frases curtas e simples - 17 palavras ou menos.

Integridade

Verifique se todas as informações de que o leitor precisa estão incluídas -

Quem? O que? Onde? Quando? Por quê? Quão?

Exatidão

Verifique a precisão da gramática e ortografia de nomes de pessoas e lugares.

Ele fez isso vs. ele fez isso.
Sua cor desbotou vs. sua cor desbotou.

Não confie na verificação ortográfica

Digitar 'não / ligado', 'então / que', 'bastante / silencioso', 'perder / soltar' não mostrará erros.

Concretude

Dê detalhes específicos.

Seu plano de investimento renderá juros altos.
Seu plano de investimento renderá 8% de juros.

Convincente

Use uma linguagem que seja verossímil. Evite exageros e superlativos.

Sempre vs. Normalmente
Nunca vs. Raramente

Cortesia

Mostre boas maneiras ao escrever. Use voz passiva ao comunicar más notícias para evitar conotações negativas. Por exemplo,

Não podemos concordar com os termos e condições descritos no contrato.
Algumas discussões sobre os termos e condições precisam ser feitas.

Escreva com o leitor em mente

Sexista - Presidente, empresário
Condescendência - 'Claro', 'Obviamente'

Usando marcadores

Comunica sua mensagem de maneira fácil e clara.
Destaca as informações mais importantes.

O e-mail é amplamente utilizado como uma forma de ferramenta de comunicação empresarial econômica, porém altamente eficaz. Impressões de e-mails raramente são feitas e cópias eletrônicas são usadas porque arquivar e recuperar e-mails é fácil. A razão de sua popularidade é a facilidade de acesso, que todos em uma organização, desde o CEO até o zelador, podem usar.

Os emails são uma forma eficiente de comunicar informações de uma forma bem apresentada, fácil de ler e profissionalmente adequada. Muitas pessoas citam a falta de tempo como um motivo para encaminhar e-mails abaixo do padrão, que variam de incompletos a incompreensíveis.

Muitas pessoas confundem e-mails com mensagens de texto, ou pelo menos sua abordagem para escrever e-mails sugere isso. Vamos discutir a diferença entre uma conversa de texto e escrever um e-mail. Em uma conversa por mensagem de texto, duas pessoas podem trocar informações, compartilhar detalhes, fornecer correções e pedir esclarecimentos em uma forma de comunicação rápida.

Comparado a isso, os emails são lidos por profissionais que, dependendo do seu trabalho, podem receber de 20 a 200 emails por dia. Eles não querem se envolver em uma conversa de ida e volta, nem ter tempo para pedir detalhes, várias vezes. Eles querem apenas entender o conteúdo do e-mail, ler as instruções, processar as informações, realizar a tarefa e esvaziar a seção "não lida" da caixa de entrada.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

Planeje sua mensagem.
Use a linha de assunto para chamar a atenção do leitor.
Mantenha sua mensagem curta e clara.
Não digite sua mensagem inteira em letras minúsculas.
Revise sua mensagem antes de enviá-la e assuma a responsabilidade.
Reserve alguns minutos para esfriar antes de enviar qualquer e-mail enquanto estiver zangado.
Não digite sua mensagem em maiúsculas. Capitais são considerados GRITOS.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

Você tem que discutir informações pessoais, sensíveis ou confidenciais.
Você vai dar más notícias.
Sua mensagem é complexa e o significado pode se perder nas palavras.
você precisa de uma resposta imediata.

Riscos legais de e-mails

Os e-mails são o meio de comunicação preferido em muitos locais de trabalho e isso significa que contêm muitas informações que podem ser confidenciais. Muitas empresas treinam amplamente as pessoas sobre como devem enquadrar seus e-mails e que tipo de e-mail, a quem devem encaminhar.

A segurança e a confidencialidade das informações dos emails são da responsabilidade conjunta do remetente e dos destinatários. As empresas têm diretrizes rígidas para proteger seus documentos e seu conteúdo. Vamos discutir algumas das diretrizes mais comumente seguidas para evitar o uso indevido de e-mail.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

Você envia ou encaminha e-mails com conteúdo ofensivo.
Você envia um anexo que contém um vírus.
Você encaminha o e-mail do remetente para outra pessoa sem permissão.
Você tenta falsificar e-mails de outras pessoas ou enviar e-mails de contas de outras pessoas.
Você tenta esconder sua identidade dos destinatários ao enviar e-mail.
Você copia uma mensagem pertencente a outra pessoa sem permissão.

Elementos de um e-mail formal

Enquanto a maioria de nós envia e-mails informais para amigos que podem conter erros gramaticais, o mesmo não acontece quando escrevemos para colegas, especialmente quando queremos causar uma boa impressão, já que temos que ser mais cuidadosos e diplomáticos dessa vez. Aqui estão algumas dicas gerais sobre o formato correto de um e-mail -

Background- O fundo branco padrão deve ser usado para todos os e-mails. Planos de fundo coloridos ou designs de rolagem parecem não profissionais e distraem.

Font - As fontes preferidas são Times New Roman ou Arial, fonte tamanho-12.

Font Color - A fonte deve ser azul marinho ou preta apenas.

Contact Details- Dados oficiais de contato como nome, designação, id de e-mail, número de contato, logotipo da empresa e endereço de correspondência devem ser mencionados na área de assinatura. É melhor evitar declarações pessoais.

First Name and Surname- Devem ser citados na mesma fonte do corpo do e-mail, apenas dois tamanhos de fonte maiores. Fontes cursivas para nome não são recomendadas.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

Designation
Department
Nome e endereço da empresa
Ponto de referência e CEP
Número de contato
Endereço de e-mail
Número de telefone da empresa
Número de fax da empresa
URL da empresa
Disclaimer

Exemplo de Email

As conversas telefônicas estão substituindo rapidamente as tradicionais reuniões “no local”, devido à logística e ao tempo economizado. Hoje em dia, é muito mais fácil conversar por telefone do que viajar para um lugar distante para fazer o mesmo.

Embora as vantagens óbvias de uma conversa telefônica sejam muitas - uma delas é que a pessoa não precisa estar fisicamente presente durante o tempo da entrevista, essa também pode ser uma de suas desvantagens distintas.

Em uma conversa cara a cara, 70% das respostas da pessoa são não verbais e estão relacionadas à linguagem corporal. Em uma conversa telefônica, você tem que compensar esses 70% com sua projeção de voz, tom e modulação.

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

Fale alto o suficiente para ser ouvido com clareza. Mantenha sua boca perto do bocal. É aconselhável usar um equipamento viva-voz, se possível, para que suas mãos fiquem livres para anotar pontos. Muitas pessoas expressam seus pontos de vista usando as mãos para enfatizar áreas específicas de discussão. Usar equipamento viva-voz também aumentará suas habilidades expressivas.
Deixe a outra pessoa falar mais, pois ela estará explicando o que quer lhe informar, para você entender. Também falar fora de hora pode irritar o ouvinte.
Sorria e fale de maneira coloquial. Sorrir enquanto fala muda o formato da sua boca quando você pronuncia as palavras e o ouvinte percebe facilmente essa mudança no tom.
Coloque um bloco de notas, uma caneta e uma cópia do documento que está sendo discutido perto de você para referência e anote informações importantes.
Tente ir para um local que tenha o mínimo possível de ruído e interferência de fundo enquanto participa de uma entrevista por telefone.
Se você estiver preso em um trânsito ou em um lugar barulhento quando alguém do escritório ligar e perguntar se é a hora certa para falar com você, peça licença educadamente e ofereça-se para ligar de volta em 5 a 10 minutos. Isso lhe dará tempo para ir a um local silencioso para preparar seu humor e mente para a conversa.
Desative a chamada em espera e os aplicativos que emitem notificações de bipe durante as chamadas, para que a atenção da outra pessoa não seja desviada devido ao som perturbador.

Pessoas em todo o mundo têm regras diferentes que observam no que diz respeito à sua cultura e nascimento. Compilamos alguns interessantes aqui. Você pode achar alguns deles divertidos. No entanto, as pessoas que seguem essas etiquetas as levam muito a sério e devem ser respeitadas.

Austria- Pôr as mãos no bolso é considerado rude entre os austríacos que enfatizam o título. Eles adoram usar os títulos com os sobrenomes e se apegam à forma formal de se dirigir às pessoas, em vez de falar pelo primeiro nome com as pessoas na primeira reunião.
Brazil- Os brasileiros são pessoas expressivas e não seguem regras rígidas sobre o espaço pessoal. Assim como os argentinos, eles se sentem confortáveis em pé perto de você enquanto falam e não se importam em dar tapinhas nas pessoas e segurar suas mãos. Sua maneira de conduzir uma discussão de negócios também é informal, com as pessoas interrompendo liberalmente a conversa de outra pessoa, sem que ninguém se importe.
Russia- Beijar na bochecha trocados entre pessoas do mesmo sexo é aceitável e é um costume que é seguido à risca. No entanto, isso não deve dar a impressão de que receberá uma recepção calorosa em seu primeiro encontro. Os russos acreditam em slow burn e gostam de conhecer alguém em seu próprio tempo doce.
France- Os franceses adoram ser sofisticados e ouvi-los falar, é como ouvir uma conversa longa, contínua e espirituosa. Eles colocam grande ênfase na privacidade pessoal; portanto, evite fazer perguntas pessoais.
Germany- As mulheres alemãs esperam que os homens as protejam e é considerado rude mascar chiclete em público e perder a paciência em público. Os alemães adoram uma conversa de natureza intelectual e geralmente não gostam muito de piadas. Eles têm um lado engraçado, porém, que só expõem depois de repetidos encontros com eles.
Italy- Os italianos gostam de manter contato visual enquanto conversam. Isso não é apenas um sinal de confiança para eles, mas também diz a eles que você é genuíno e significa o que está dizendo. Eles também são paqueradores por natureza e podem ficar bem perto de você enquanto falam.
United Kingdom- Usar adjetivos para descrever as coisas é geralmente desaprovado, então as conversas tendem a ser muito polidas e uniformes. O contato visual prolongado é considerado rude e o espaço pessoal é muito importante. Tocar na pessoa de alguém está reservado apenas para membros da família.
United States- Os americanos gostam de manter contato visual enquanto falam e ficam muito felizes em falar pelo primeiro nome durante a primeira reunião. Eles tendem a ser mais informais em sua fala. No entanto, eles dão um valor tremendo à pontualidade, então nunca pegue um americano do lado errado do relógio.
Argentina- Os argentinos são muito sensíveis quando você usa o sinal de "polegar para cima" com eles, pois eles consideram isso obsceno e muito ofensivo. Além disso, eles tendem a socar a palma da mão esquerda quando pensam que o que você está dizendo é inacreditável que seja verdade.
Australia- Os australianos adoram comprar uma rodada de bebidas para os amigos e, geralmente, não gostam de dividir a conta. Eles ficam ofendidos com os gestos dos dedos do sinal 'V' e "polegar para cima". Bocejar em público é considerado rude.
China- Os chineses, por outro lado, evitam tocar e abraçar em locais públicos. Eles também não apreciam as pessoas clicando e estalando os dedos e apontando para eles enquanto falam. Roupas barulhentas e assobios não são vistos sob uma luz favorável. Os chineses também não gostam de discutir negócios durante o jantar.

Canada- Os canadenses adoram o conceito de espaço pessoal. Por isso, evitam ficar muito próximos da pessoa que estão encontrando. Eles tendem a evitar abraçar e tocar as pessoas. É muito importante manter uma linguagem corporal adequada ao sentar-se para uma discussão de negócios com os canadenses.
Japan- Compare isso com o Japão, onde o contato visual de longa duração é considerado rude e desrespeitoso. Além disso, tocar alguém ao falar e não respeitar seu espaço pessoal é algo que os japoneses não apreciam.

A Etiqueta Empresarial é uma das partes mais importantes e, no entanto, a mais negligenciada da vida de um profissional. Se você não está ciente das regras básicas de etiqueta ao conhecer novas pessoas e lidar com clientes, é mais provável que cometa muitos erros que podem ser desconhecidos ou aparentemente inocentes para você, mas podem ser facilmente interpretados como deliberados e ofensivos pelos pessoa ouvindo você.

Este foi um pequeno passo para torná-lo ciente de quais são as regras simples de etiqueta que se espera que você conheça e as siga quando estiver interagindo com as pessoas.

Esperamos que agora você esteja pronto para utilizar o que aprendeu com esta leitura e que implemente isso em sua vida. Tudo que você precisa é um pouco de autoconfiança e um pouco de prática! Boa sorte!

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