Entidades e registros
Agora que temos uma visão geral funcional de todos os módulos de CRM, vamos aprender e entender sobre as entidades e formulários em CRM.
O que é uma entidade?
Uma entidade é usada para modelar e gerenciar dados de negócios no CRM. Contatos, Casos, Contas, Leads, Oportunidades, Atividades, etc. são todas as entidades que mantêm registros de dados. Conceitualmente, uma entidade CRM é equivalente a uma tabela de banco de dados. Por exemplo, a entidade Contatos manteria registros de contato, a entidade Casos manteria registros de casos e assim por diante.
Você pode ter: entidades prontas para usar (que vêm por padrão com o CRM) e entidades personalizadas (que podem ser criadas com personalização). Por exemplo, suponha que você esteja mantendo os dados dos livros que seus clientes leram. Para isso, você armazenará os dados do cliente usando uma entidade de contatos pronta para uso, mas onde armazenaria os dados dos livros? Você não tem nenhuma entidade que pode armazenar dados para livros. Em tais cenários, você criará uma nova entidade personalizada chamada Livros e a relacionará com a entidade de Contatos existente.
Para este tutorial, vamos dar um exemplo de armazenamento de empregadores e funcionários no CRM. Levando este exemplo em consideração, pronto para uso, o CRM forneceContactentidade na qual você pode armazenar idealmente todos os seus funcionários. Ele também fornece umAccountentidade na qual você pode armazenar todos os seus empregadores. Mas para o bem das entidades de aprendizagem, criaremos uma nova entidade personalizada chamadaEmployer (e não usar a entidade Conta existente).
Criação de uma nova entidade
Step 1 - Clique no botão da faixa superior seguido por Settingsopção. CliqueCustomizations opção da seção Personalização (consulte a imagem a seguir).
Step 2 - Agora clique na opção Personalizar o sistema.
Isso abrirá a janela Solução Padrão. Você aprenderá mais sobre as Soluções de CRM nos próximos capítulos, mas por enquanto usará a Solução de CRM padrão.
Step 3 - Expanda a opção Entidades no painel esquerdo.
Step 4 - Agora clique em Novo → Entidade.
Step 5- No formulário de entidade, insira o Nome de exibição como Empregador e PluralName como Empregadores. Na seção 'Áreas que apresentam esta entidade', verifique Vendas, Atendimento e Marketing. Marcar essas opções exibirá a entidade recém-criada nas guias Vendas, Serviço e Marketing do CRM.
Step 6- Clique no ícone Salvar e Fechar. Isso criará uma nova entidade no banco de dados CRM nos bastidores.
Step 7 - Na janela principal da Solução Padrão, você verá a entidade Employer recém-criada.
Step 8- Clique na opção Publicar todas as personalizações na barra superior da faixa de opções. Isso publicará (também conhecido como commit) todas as mudanças que fizemos até agora. Você pode fechar esta janela clicando em Salvar e Fechar.
Criação de registros
CRM trata de gerenciar dados valiosos em seu sistema. Nesta seção, aprenderemos como criar, abrir, ler e excluir registros no CRM. Continuaremos com a entidade empregadora que criamos no capítulo anterior.
Step 1 - Navegue até a grade de registros da entidade empregador via Mostrar áreas de trabalho → Vendas → Extensões → Empregadores.
Step 2 - Clique no ícone Novo.
Isso abrirá o formulário padrão do novo empregador. Você pode ver que há apenas um campo editável Nome neste formulário padrão. Insira Empregador 1 no campo Nome. Clique em Salvar e fechar.
Step 3 - no Active Employers visualização, você pode ver o registro do empregador recém-criado.
Acessando Registros
Para acessar os registros já criados no CRM, vá até a página da entidade. No nosso caso, navegue até Mostrar áreas de trabalho → Vendas → Extensões → Empregadores. Você verá uma lista de registros presentes na grade. Clique em qualquer registro de empregador para acessá-lo.
Atualizando Registros
Depois de abrir um registro, você pode apenas editar quaisquer detalhes no formulário. Por padrão, o CRM 2015 vem com opção de salvamento automático que salva todas as alterações feitas no formulário 30 segundos após a alteração. Como alternativa, você pode clicar em Ctrl + S.
Caso queira desativar o recurso de salvamento automático, vá para Configurações → Administração → Configurações do sistema → Ativar salvamento automático para todos os formulários e selecione Não.
Excluindo Registros
Step 1 - Selecione um ou vários registros que deseja excluir e clique no Delete botão.
Step 2 - Confirme a exclusão dos registros clicando em Delete.
Conclusão
Conforme visto no exemplo acima, o formulário de empregador padrão tinha apenas um campo. No entanto, em cenários da vida real, você terá muitos campos personalizados em um formulário. Por exemplo, se você olhar um exemplo de registro de contato (que é uma entidade de CRM fora da caixa), ele terá muitos campos para armazenar informações de contato, como nome completo, e-mail, telefone, endereço, casos, etc.
Nos próximos capítulos, você aprenderá como editar este formulário padrão e adicionar diferentes tipos de campos nele.