Painéis do Excel - Formatação condicional

Formatação condicional para visualização de dados

Se você escolheu o Excel para criar um painel, tente usar as tabelas do Excel se elas servirem ao propósito. Com formatação condicional e minigráficos, as tabelas do Excel são a melhor e mais simples escolha para o seu painel.

No Excel, você pode usar a formatação condicional para visualização de dados. Por exemplo, em uma tabela contendo os números de vendas do último trimestre em relação à região, você pode destacar os principais valores de 5%.

Você pode especificar qualquer número de condições de formatação, especificando Regras. Você pode escolher as regras integradas do Excel que correspondem às suas condições em Regras de células de destaque ou Regras de topo / base. Você também pode definir suas próprias regras.

Você escolhe as opções de formatação apropriadas para sua visualização de dados - Barras de dados, escalas de cores ou conjuntos de ícones.

Neste capítulo, você aprenderá regras de formatação condicional, opções de formatação e adição / gerenciamento de regras.

Destacando células

Você pode usar as regras de realçar células para atribuir um formato às células que contêm os dados que atendem a qualquer um dos seguintes critérios -

  • Números dentro de um determinado intervalo numérico: maior que, menor que, entre e igual a.

  • Valores duplicados ou únicos.

Considere o seguinte resumo de resultados que você deseja apresentar -

Suponha que você queira destacar os valores do Total Amount que são superiores a 1000000.

  • Selecione a coluna - Valor total.
  • Clique em Formatação condicional no grupo Estilos na guia Página inicial.
  • Clique em Highlight Cells Rules na lista suspensa.
  • Clique em Maior que na segunda lista suspensa que aparece.

A caixa de diálogo Maior que é exibida.

  • Na caixa Formatar células superiores a :, especifique a condição como 1000000.

  • Na caixa com, selecione a opção de formatação como Preenchimento Verde com Texto Verde Escuro.

  • Clique no botão OK.

Como você pode observar, os valores que satisfazem a condição especificada são destacados com o formato especificado.

Regras superior / inferior

Você pode usar as regras superior / inferior para atribuir um formato aos valores que atendem a qualquer um dos seguintes critérios -

  • Top 10 Items - Células classificadas no N superior, onde 1 <= N <= 1000.

  • Top 10% - Células classificadas entre os n% superiores, onde 1 <= n <= 100.

  • Bottom 10 Items - Células classificadas no N inferior, onde 1 <= N <= 1000.

  • Bottom 10% - Células classificadas nos n% inferiores, onde 1 <= n <= 100.

  • Above Average - Células que estão acima da média para o intervalo selecionado.

  • Below Average - Células que estão abaixo da média para o intervalo selecionado.

Suponha que você queira destacar os valores do Valor Total que estão entre os 5% superiores.

  • Selecione a coluna - Valor total.
  • Clique em Formatação condicional no grupo Estilos na guia Página inicial.
  • Clique em Regras superiores / inferiores na lista suspensa.
  • Clique em Top Ten% na segunda lista suspensa que aparece.

A caixa de diálogo Top Ten% aparece.

  • Na caixa Formatar células classificadas na caixa SUPERIOR :, especifique a condição como 5%.

  • Na caixa com, selecione a opção de formatação como Preenchimento Verde com Texto Verde Escuro.

  • Clique no botão OK. Os principais valores de 5% serão destacados com o formato especificado.

Barras de Dados

Você pode usar barras de dados coloridas para ver o valor em relação aos outros valores. O comprimento da barra de dados representa o valor. Uma barra mais longa representa um valor mais alto e uma barra mais curta representa um valor mais baixo. Você pode usar cores sólidas ou cores gradientes para barras de dados.

  • Selecione a coluna - Valor total.

  • Clique em Formatação condicional no grupo Estilos na guia Página inicial.

  • Clique em Barras de dados na lista suspensa.

  • Clique na barra de dados azul em Preenchimento de gradiente na segunda lista suspensa que aparece.

Os valores na coluna serão destacados mostrando valores pequenos, intermediários e grandes com barras de preenchimento gradiente de cor azul.

  • Selecione a coluna - Valor total.

  • Clique em Formatação condicional no grupo Estilos na guia Página inicial.

  • Clique em Barras de dados na lista suspensa.

  • Clique na barra de dados laranja em Preenchimento sólido na segunda lista suspensa que aparece.

Os valores na coluna serão destacados mostrando valores pequenos, intermediários e grandes pela altura da barra com barras coloridas em laranja.

Suponha que você queira destacar as vendas em comparação com uma meta de vendas, digamos 800.000.

  • Crie uma coluna com valores = [@ [Total Amount]] - 800000.

  • Selecione a nova coluna.

  • Clique em Formatação condicional no grupo Estilos na guia Página inicial.

  • Clique em Barras de dados na lista suspensa.

  • Clique na Barra de dados verde em Preenchimento de gradiente na segunda lista suspensa que aparece.

As barras de dados começarão no meio de cada célula e se estenderão à esquerda para valores negativos e à direita para valores positivos.

Como você pode observar, as barras estendidas para a direita são verdes indicando valores positivos e as barras estendidas para a esquerda são vermelhas indicando valores negativos.

Escalas de Cores

Você pode usar escalas de cores para ver o valor em uma célula em relação aos valores nas outras células em uma coluna. A cor indica onde cada valor de célula se enquadra nesse intervalo. Você pode ter uma escala de 3 cores ou uma escala de 2 cores.

  • Selecione a coluna - Valor total.

  • Clique em Formatação condicional no grupo Estilos na guia Página inicial.

  • Clique em Escalas de cores na lista suspensa.

  • Clique em Escala de cores verde-amarelo-vermelho na segunda lista suspensa que aparece.

Como no caso das regras de realce das células, uma escala de cores usa o sombreamento das células para exibir as diferenças nos valores das células. Como você pode observar na visualização, as diferenças de tonalidade não são evidentes para este conjunto de dados.

  • Clique em Mais regras na segunda lista suspensa.

A caixa de diálogo Nova regra de formatação é exibida.

  • Clique em Formatar todas as células com base em seus valores na caixa Selecione um tipo de regra.

  • Na caixa Editar a descrição da regra, selecione o seguinte -

    • Selecione Escala de 3 cores na caixa Formatar estilo.

    • Em Ponto médio, para Valor - digite 75.

Clique no botão OK.

Como você pode observar, com a escala de cores definida, os valores são nitidamente sombreados representando o intervalo de dados.

Conjuntos de ícones

Você pode usar conjuntos de ícones para visualizar diferenças numéricas. No Excel, você tem uma variedade de conjuntos de ícones -

Tipo de conjunto de ícones Conjuntos de ícones
Direcional
Formas
Indicadores
Avaliações

Como você pode observar, um Conjunto de ícones consiste de três a cinco símbolos. Você pode definir critérios para associar um ícone aos valores em um intervalo de células. Por exemplo, uma seta vermelha para baixo para números pequenos, uma seta verde para cima para números grandes e uma seta horizontal amarela para valores intermediários.

  • Selecione a coluna - Valor total.

  • Clique em Formatação condicional no grupo Estilos na guia Página inicial.

  • Clique em Conjuntos de ícones na lista suspensa.

  • Clique em 3 setas (coloridas) no grupo Direcional na segunda lista suspensa que aparece.

Setas coloridas aparecem na coluna selecionada com base nos valores.

Usando regras personalizadas

Você pode definir suas próprias regras e formatar um intervalo de células que satisfaçam uma condição específica.

  • Selecione a coluna - Valor total.
  • Clique em Formatação condicional no grupo Estilos na guia Página inicial.
  • Clique em Nova regra na lista suspensa.

A caixa de diálogo Nova regra de formatação é exibida.

  • Clique em Usar uma fórmula para determinar quais células formatar, na caixa Selecione um tipo de regra.

  • Na caixa Editar a descrição da regra, faça o seguinte -

    • Digite uma fórmula na caixa - Formatar valores onde esta fórmula for verdadeira. Por exemplo, =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7

    • Clique no botão Formatar.

    • Escolha o formato. Por exemplo: Fonte - negrito e Preenchimento - laranja.

    • Clique em OK.

  • Verifique a visualização.

Clique em OK se a visualização estiver boa. Os valores no conjunto de dados que satisfazem a fórmula serão destacados com o formato que você escolheu.

Gerenciando regras de formatação condicional

Você pode gerenciar as regras de formatação condicional usando a caixa de diálogo Gerenciador de regras de formatação condicional.

Clique Conditional Formattingno grupo Estilos na guia Página inicial. Clique em Gerenciar regras na lista suspensa.

A caixa de diálogo Gerenciador de regras de formatação condicional é exibida. Você pode ver todas as regras existentes. Você pode adicionar uma nova regra, excluir uma regra e / ou editar uma regra para modificá-la.