Competências Centrais
O mais importante em ser um Assistente Executivo é um forte compromisso com o trabalho. Em outras palavras, é preciso haver um forte desejo de sucesso. Como candidato, a pessoa deve estar disposta a melhorar constantemente seu desempenho e agregar novas habilidades.
As demandas da posição sempre mudam com o advento de novas tecnologias e práticas de negócios, portanto, os Assistentes Executivos devem ser adaptive, flexible and inquisitive. Muito do suporte que um Assistente Executivo fornece é quase invisível, pois ele trabalha sem qualquer supervisão, portanto, não há relatórios de desempenho que um assistente precise apresentar.
O único parâmetro de seu desempenho é a maneira como tornam a vida mais fácil para seus chefes. Algumas de suas principais responsabilidades são fornecidas a seguir -
Mantê-los informados sobre todos os detalhes
Garantindo sua presença em todos os eventos importantes
Antecipando suas necessidades
Priorizando seu trabalho e outros compromissos
Gerenciando o fluxo de trabalho diário.
Além das responsabilidades acima mencionadas, no total, existem nove competências essenciais nas quais todo Assistente Executivo deve ser bom, que estão listadas abaixo -
Habilidades adaptativas
É flexível para mudanças e se ajusta de acordo.
Tem uma atitude positiva em relação ao trabalho, independentemente da natureza do trabalho.
Pode gerenciar e priorizar muitas prioridades conflitantes de uma maneira composta
Habilidades organizacionais
Sabe como aproveitar melhor o tempo.
Sabe como distribuir o tempo de acordo com as tarefas em mãos.
Sabe como utilizar o espaço do escritório e organizar a papelada.
Habilidades de gerenciamento de tarefas
Antecipar necessidades e atendê-las.
Garantir a conclusão de projetos cruciais dentro do prazo.
Equilibra muitas prioridades e projeta um fluxo de trabalho adequado.
Ser capaz de prever problemas e tomar ações preventivas.
Habilidades de comunicação
Ouve e trabalha ativamente para melhorar essas habilidades.
Escreve frases completas em uma linguagem profissional sem erros.
Fala com confiança e envia mensagens claras e de fácil compreensão.
Sabe como empregar habilidades orais e escritas para transmitir uma mensagem positiva.
Habilidades de atendimento ao cliente
Responde às perguntas em um comportamento oportuno e profissional.
Está ciente dos últimos desenvolvimentos sobre o negócio do cliente.
Interage de forma formal e profissional com clientes e colegas.
Habilidades de conceitos de negócios
Está ciente dos princípios fundamentais de negócios.
Conhece o comportamento organizacional e o demonstra.
Compreende a indústria geral e a operação comercial.
Habilidades de jogador de equipe
Gosta de ser considerado um membro competente da equipe.
Dá importância aos objetivos do grupo e participa de acordo.
Está disposto a ser um suporte de backup para outras pessoas que trabalham com o gerente.
Habilidades de computador / técnicas
Mostra proficiência no uso do equipamento de escritório padrão.
Mostra proficiência no uso de computadores, periféricos e acessórios.
Demonstra proficiência avançada ao se adaptar rapidamente a novas tecnologias.
Habilidades de julgamento
Exibe boas habilidades de tomada de decisão e julgamento justo.
Refere os problemas à autoridade apropriada quando necessário.
Funciona com eficácia independente de supervisão ou direção constante.
Essas nove competências essenciais não são fáceis de cultivar em questão de dias, então está claro agora que a lista de coisas que um Assistente Executivo deve fazer é exaustiva. O papel de um Assistente Executivo nunca é fácil; às vezes não há um momento de descanso. Nesses casos, é fundamental que a pessoa mantenha uma atitude positiva e foco inabalável no trabalho. Este trabalho é muito maior do que a soma de suas partes.