MS Project - Criar um Novo Plano

Ao trabalhar com o MS Project, você especifica uma data de início ou uma data de término. Porque uma vez que você insere um dos dois, e outras tarefas do projeto, restrições e dependências, o MS Project irá calcular a outra data. É sempre uma boa prática usar uma data de início, mesmo se você souber o prazo final do projeto.

Lançar MS Project

• Windows 7 - Clique no menu Iniciar, aponte para Todos os Programas, clique em Microsoft Office e em Project 2013.

• Windows 8 - Na tela inicial, toque ou clique em Projeto 2013.

• Windows 10 - Clique no menu Iniciar → Todos os aplicativos → Microsoft Office → Project 2013.

Criar Projeto em Branco

O MS Project 2013 exibirá uma lista de opções. Na lista de modelos disponíveis, clique emBlank Project.

Projeto define a data de início do plano para a data atual, uma linha vertical verde fina na parte do gráfico da Visualização do Gráfico de Gantt indica esta data atual.

Informações do Projeto

Vamos mudar a data de início do projeto e adicionar mais algumas informações.

Etapa 1: Data de início

Clique na guia Projeto → Grupo de propriedades → Informações do projeto.

Uma caixa de diálogo é exibida. Na caixa da data de início, digite 05/11/15 ou clique na seta para baixo para exibir o calendário, selecione 5 de novembro de 2015 (ou qualquer data de sua escolha).

Clique em OK para aceitar a data de início.

Etapa 2: configurar o calendário

Clique na guia Projeto → Grupo de propriedades → Informações do projeto.

Clique na seta na caixa suspensa Data Atual. É exibida uma lista contendo três calendários básicos.

• 24 Hour - Um calendário sem horário de folga.

• Night Shift - Abrange as 23h00 às 8h00, turnos noturnos abrangendo todas as noites de segunda a sexta-feira, com intervalos de uma hora.

• Standard - Horário normal de atendimento, de segunda a sexta das 8h às 17h, com intervalo de uma hora.

Selecione um calendário padrão como o calendário do projeto. Clique em “Cancelar” ou “OK” para fechar a caixa de diálogo.

Agora vamos adicionar exceções.

Etapa 3: Adicionar exceções ao calendário

As exceções são usadas para modificar um calendário do projeto para ter um dia de trabalho não padrão ou um dia não útil. Você também pode atribuir horas de trabalho exclusivas para um recurso específico.

Aqui está um exemplo para criar um dia de folga, o que poderia ser devido a um feriado ou celebrações de escritório ou eventos diferentes do esforço de trabalho de escritório padrão.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timea caixa de diálogo aparece. Na guia Exceções, clique no campo Nome e insira o evento como “Aniversário do Escritório”. No campo Início, insira 22/11/15 e, a seguir, insira a mesma data no campo Término. Esta data agora está agendada como um dia não útil para o projeto. Você também pode verificar a cor alterada indicada no calendário dentro da caixa de diálogo conforme abaixo. Clique Ok para fechar.

Etapa 4: Configurando o Calendário de Recursos

Assim como você pode mudar um Standard Base Calendar, você pode alterar o horário de trabalho e o tempo livre para cada recurso. Você pode modificar o calendário de recursos para acomodar horários flexíveis, tempo de férias, tempo de treinamento, etc.

Lembre-se também, Resource Calendar só pode ser aplicado a recursos de trabalho e não a recursos materiais e de custo.

Por padrão, quando criamos os recursos em um plano, o calendário de recursos corresponde ao Standard base calendar. E todas as alterações feitas no Calendário do Projeto são refletidas automaticamente nos calendários de recursos, exceto quando você cria uma exceção no calendário de recursos. Nesse caso, mesmo se você atualizar o calendário do projeto, a exceção no calendário do recurso não será afetada.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

Na guia Exceções, clique no NameCampo, insira o evento como “Feriado pessoal”. NoStart campo insira a data (exemplo 15/09/2015), e então insira a mesma data no Finish campo.

Etapa 5: Alterar os tempos de trabalho para cada recurso

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Etapa 6: criar dias não úteis

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Alterar as propriedades do arquivo

Com o sistema operacional Microsoft Windows, clicar com o botão direito do mouse em um arquivo e selecionar “Propriedades” abre a caixa de diálogo de propriedades do arquivo que contém a versão, segurança e outros detalhes do arquivo. Você também pode registrar algumas informações de nível superior para o arquivo de projeto .mpp. Isso pode ser feito da seguinte maneira -

Etapa 1: iniciar o MS Project

• Windows 7 - Clique no menu Iniciar, aponte para Todos os Programas, clique em Microsoft Office e em Project 2013.

• Windows 8 - Na tela inicial, toque ou clique em Projeto 2013.

• Windows 10 - Clique no menu Iniciar → Todos os aplicativos → Microsoft Office → Project 2013.

Etapa 2: Salvar propriedades

Clique na guia Arquivo. Na guia Informações, vá para Informações do projeto. Clique na seta perto de Informações do projeto para clicar em Propriedades avançadas. Uma caixa de diálogo é aberta, você pode digitar as alterações conforme necessário. Clique em OK e não se esqueça de salvar clicando em Salvar.

Lista de Tarefas de Construção

Antes de começarmos, vamos supor que você já tenha uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP). No contexto da EAP, “Trabalho” refere-se a “Entregáveis” e não esforço.

A WBS identifica a entrega no nível mais baixo como pacote de trabalho. Este pacote de trabalho é decomposto em tarefas / atividades menores, que é o esforço necessário para completar o pacote de trabalho. Portanto, uma tarefa é orientada para a ação e o pacote de trabalho é a entrega ou o resultado de uma ou mais tarefas sendo realizadas.

Existe uma confusão significativa entre o que constitui uma atividade e o que constitui uma tarefa dentro da comunidade de gerenciamento de projetos. Mas para o MS Project, uma tarefa é o esforço e a ação necessários para produzir uma entrega de projeto específica. O MS Project não usa o termo “atividade”.

Entrar na Tarefa

Isso é simples. DentroGantt ChartExibir, basta clicar em uma célula diretamente abaixo da coluna Nome da tarefa. Digite o nome da tarefa. Na tela a seguir, inserimos 5 tarefas diferentes.

Digite a duração

A duração da tarefa é a quantidade estimada de tempo que levará para concluir uma tarefa. Como gerente de projeto, você pode estimar a duração da tarefa usando opinião especializada, informações históricas, estimativas análogas ou estimativas paramétricas.

Você pode inserir a duração da tarefa em termos de diferentes unidades dimensionais de tempo, a saber, minutos, horas, dias, semanas e meses. Você pode usar abreviações para simplificar e facilitar, conforme mostrado na tabela a seguir.

Valor que você deseja inserir	Abreviação	Aparência
45 minutos	45 m	45 minutos
2 horas	2h	2 horas
3 dias	3d	3 dias
6 semanas	6w	6 semanas
2 meses	2mo	2 mons

Lembre-se de que os valores padrão do projeto dependem de suas horas de trabalho. Portanto, 1 dia não é equivalente a 24 horas, mas tem 8 horas de trabalho por dia. Claro, você pode alterar esses padrões sempre que desejar.

Valor inserido	Valor	Valor padrão do projeto
1 minuto	60 segundos	60 segundos
1 hora	60 minutos	60 minutos
1 dia	24 horas	8 horas (1 dia útil)
1 semana	7 dias	40 horas (5 dias úteis)
1 mês	28 a 31 dias	160 horas (20 dias úteis)

Alterar dimensões de tempo padrão

Clique na guia Projeto → Grupo de propriedades → Clique em Alterar horário de trabalho → Clique em Opções.

Você pode aplicar isso a todos os projetos ou a um projeto específico em que esteja trabalhando atualmente.

Um dos truques legais que o MS Project possui é considerar a duração da tarefa no sentido da jornada de trabalho. Portanto, se você tiver um dia de folga no meio, ele acomoda isso e garante uma tarefa que leva 16 horas para ser concluída e terminar no terceiro dia. Em outras palavras, se você tiver uma tarefa que precisa de 16 horas para ser concluída, começando na segunda-feira às 8h (se esta for a hora em que seu dia de trabalho começa e 8 horas sendo o total de horas de trabalho em um dia) e terça-feira sendo um feriado , a tarefa terminará logicamente na noite de quarta-feira.

Tip - Com as tarefas agendadas manualmente, se você não tiver certeza sobre a duração da tarefa, você pode apenas inserir um texto como “Verificar com o gerente / engenheiro” para voltar a isso mais tarde.

Digite a duração da tarefa

Isso é simples em Gantt ChartExibir, clique na célula abaixo do título da coluna Duração. Insira a duração. (Tarefa 1 na imagem a seguir)

Você também pode inserir as datas de início e término e o MS Project calculará a duração por conta própria. (Tarefa 2 na imagem a seguir)

Você também pode inserir texto quando não tiver uma métrica de duração no momento. (Tarefa 3 e Tarefa 4 na imagem a seguir)

Note- Na captura de tela acima, a Tarefa 6 está programada para começar no domingo, que é um dia de folga e termina na quarta-feira. Então, essencialmente, alguém poderia acreditar que com esses 3 dias, segunda, terça, quarta, a duração calculada seria de 3 dias. Mas o MS Project 2013 calcula como 4 dias. Portanto, é preciso ter cuidado ao escolher a data de início da tarefa. Porque para qualquer operação sucessiva, o MS Project 2013 considera que a Tarefa 6 levará 4 dias. Na próxima vez que você alterar a data de início, a data de término será alterada para refletir essa duração de 4 dias.

Duração Decorrida

A duração decorrida é o tempo decorrido enquanto algum evento está ocorrendo e não requer nenhum recurso. A duração decorrida de uma tarefa pode ser usada em casos em que a tarefa continuará 24 horas por dia, sem nenhuma interrupção. Um dia normal de trabalho tem 8 horas e a duração do dia decorrido terá 24 horas. A tarefa também continua nos dias não úteis (feriados e férias) e dias úteis.

Você pode inserir a duração decorrida precedendo qualquer abreviatura de duração com um “e”. Portanto, 1ew é sete dias de 24 horas.

Por exemplo, quando você está 'Esperando que a tinta seque'. E leva 4 dias para isso acontecer. Não precisa de recurso ou esforço de trabalho, e tudo o que você está fazendo é esperar que seque. Você pode usar 4ed como o tempo de duração, o que significa 4 dias decorridos, a tinta pode secar independentemente de ser um fim de semana ou se cair em um feriado. Aqui neste exemplo, a secagem ocorre ao longo de 24 horas no fim de semana.

Crie marcos

No gerenciamento de projetos, os marcos são pontos específicos no cronograma de um projeto. Eles são usados ​​como principais pontos de progresso para gerenciar o sucesso do projeto e as expectativas das partes interessadas. Eles são usados ​​principalmente para revisão, entradas e orçamentos.

Matematicamente, um marco é uma tarefa de duração zero. E podem ser colocados onde haja uma conclusão lógica de uma fase de trabalho, ou nos prazos impostos pelo plano do projeto.

Existem duas maneiras de inserir um marco.

Método 1: Inserindo um Marco

Clique no nome da Tarefa que você deseja inserir um Marco

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

O MS Project nomeia a nova tarefa como <Novo Marco> com duração de dia zero.

Click on <New Milestone> to change its name.

Você pode ver o marco aparecer com um símbolo de losango na visualização do gráfico de Gantt à direita.

Método 2: convertendo uma tarefa em um marco

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

O MS Project o converte em um marco.

Método 3: convertendo uma tarefa em um marco

No Método 2, uma tarefa foi convertida para uma duração de Marco de Zero. Mas também se pode converter uma tarefa de duração diferente de zero em um Marco. Isso raramente é usado e causa confusão.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Tornar a tarefa de resumo do projeto visível

A tarefa de resumo do projeto resume todo o seu projeto.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Criar Tarefa de Resumo

Pode haver um grande número de tarefas em um cronograma de projeto, portanto, é uma boa ideia ter um monte de tarefas relacionadas agrupadas em um Summary Taskpara ajudá-lo a organizar melhor o plano. Ajuda a organizar seu plano em fases.

No MS Project 2013, você pode ter vários números de subtarefas em qualquer tarefa de nível superior. Essas tarefas de nível superior são chamadas de Tarefa de Resumo. Em um nível ainda mais alto, eles são chamadosPhases. O nível mais alto da estrutura de esboço de um plano é chamado deProject Summary Task, que abrange todo o cronograma do projeto.

Lembre-se de que, como a tarefa de resumo não é uma entidade de tarefa separada, mas uma fase do projeto com várias subtarefas nela, a duração da tarefa de resumo é do início da primeira subtarefa até o fim da última subtarefa. Isso será calculado automaticamente pelo MS Project.

Claro, você também pode inserir uma duração manual da tarefa de resumo, que pode ser diferente da duração calculada automaticamente. O MS Project manterá o controle de ambos, mas isso pode causar confusão significativa.

Na maioria dos casos, você deve garantir que não haja duração inserida manualmente para qualquer tarefa que será usada como Tarefa de Resumo.

Vamos usar a imagem a seguir como exemplo. Se você quiser agrupar a Tarefa 4 e a Tarefa 5 em uma Tarefa de Resumo 1. Você pode fazer isso de duas maneiras.

Método 1

Selecione os nomes da Tarefa 4 e Tarefa 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

O MS Project cria uma <Nova Tarefa de Resumo>.

Rename it to Summary Task 1.

Método 2

Você pode clicar em Tarefa 4 linha.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Você pode renomear a tarefa. Aqui ela é renomeada como Tarefa Resumida 1. Não insira nenhuma duração para esta tarefa.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Tarefas de link

Depois de ter uma lista de tarefas prontas para cumprir os objetivos do projeto, você precisa vinculá-las aos seus relacionamentos de tarefas chamados dependências. Por exemplo, a Tarefa 2 pode começar assim que a Tarefa 1 for concluída. Essas dependências são chamadas de Links.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) não define o termo dependência, mas se refere a ele como um relacionamento lógico, que por sua vez é definido como uma dependência entre duas atividades, ou entre uma atividade e um marco.

No MS Project, a primeira tarefa é chamada de predecessorporque precede as tarefas que dependem dele. A seguinte tarefa é chamada desuccessorporque é bem-sucedido ou segue tarefas das quais depende. Qualquer tarefa pode ser predecessora de uma ou mais tarefas sucessoras. Da mesma forma, qualquer tarefa pode ser uma sucessora de uma ou mais tarefas predecessoras.

Existem apenas quatro tipos de dependências de tarefas, aqui nós os apresentamos com exemplos.

• Finish to Start(FS) - Concluir o primeiro andar antes de iniciar a construção do segundo andar. Mais usado.

• Finish to Finish (FF) - Cozinhar todos os pratos do jantar para terminar na hora.

• Start To Start(SS) - Ao fazer uma pesquisa, buscaríamos as respostas da pesquisa, mas também começaríamos a tabular as respostas. Não é necessário terminar de coletar as respostas da pesquisa antes de iniciar a tabulação.

• Start to Finish(SF) - A preparação para o exame terminará quando o exame começar. Menos usado.

No MS Project, você pode identificar os Links de Tarefas -

• Gantt Chart - No gráfico de Gantt e Network Diagram visualizações, relacionamentos de tarefas aparecem como os links que conectam tarefas.

• Tables - Nas tabelas, os números de ID da tarefa da tarefa predecessora aparecem nos campos predecessores das tarefas sucessoras.

Método 1

Selecione as duas tarefas que deseja vincular. Na captura de tela a seguir, tomada como exemplo, selecionamos os nomes Tarefa 1 e Tarefa 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

A Tarefa 1 e a Tarefa 2 estão vinculadas a uma relação Concluir para Iniciar.

Note - A tarefa 2 terá uma data de início no próximo dia útil a partir da data de término da tarefa 1.

Método 2

Double click a successor task you would like to link.

Aqui, cliquei na Tarefa 4

A caixa de diálogo de informações da tarefa abre

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Uma caixa suspensa aparece com todas as tarefas definidas no projeto.

Choose the predecessor task. Click OK.

Aqui, escolhi a Tarefa 3.

Método 3

Neste método, você selecionará um grupo de tarefas e vinculará todos com a relação Concluir para Iniciar.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Todas as tarefas são vinculadas. Para selecionar tarefas não adjacentes, mantenha pressionada a tecla Ctrl e selecione cada tarefa separadamente.

Respeito links

Se você estiver no modo Agendado manualmente, qualquer alteração na duração da tarefa predecessora não refletirá na data de início da Tarefa 4. Por exemplo, a Tarefa 4 começa em 03/09/15, que é o próximo dia da data de término da Tarefa 3.

Agora, quando alteramos a duração da tarefa 3 de 5 para 7 dias, a data de início não é atualizada automaticamente para a tarefa 4 no agendamento manual.

Você pode forçar o MS Project a respeitar o link (dependência) ao fazer o seguinte -

• Selecione Tarefa 4.
• Clique na guia Tarefa → Grupo de agendamento → Respeitar links.

Trocando Tarefa - Manual para Automático

O MS Project, por padrão, define novas tarefas a serem agendadas manualmente. A programação é controlada de duas maneiras.

Manual Scheduling- Isso é feito para capturar rapidamente alguns detalhes sem realmente agendar as tarefas. Você pode omitir detalhes para algumas das tarefas no que diz respeito à duração, datas de início e término, se ainda não as souber.

Automatic Scheduling- Isso usa o mecanismo de agendamento no MS Project. Ele calcula valores como durações das tarefas, datas de início e datas de término automaticamente. Ele leva em consideração todas as restrições, links e calendários.

Por exemplo, na Editora Lucerne, o plano de lançamento do novo livro foi revisado pelos recursos que realizarão o trabalho e por outras partes interessadas do projeto. Embora você espere que o plano mude um pouco conforme você aprende mais sobre o lançamento do livro, agora você tem confiança suficiente no plano geral para mudar do agendamento de tarefas manual para automático.

Convertendo Tarefa em Programação Automática

Temos três métodos diferentes para converter uma tarefa em agendamento automático.

Método 1

Se você quiser alterar o modo de uma tarefa específica, diga Tarefa 5 no exemplo a seguir. Clique emTask Modecélula na mesma linha. Em seguida, clique na seta para baixo para abrir uma caixa suspensa e selecione Agendado automaticamente.

Método 2

Clique em Tarefa → Grupo Tarefas → Programação automática.

Método 3

Para mudar completamente para o modo de programação automática -

Alterne o modo de agendamento do plano clicando na barra de status Novas tarefas (no canto inferior esquerdo) e selecionando o modo de agendamento automático.

Você também pode alterar o modo de programação padrão que o Project aplica a todos os novos planos.

Vá para a guia Arquivo e clique em Opções. Em seguida, clique na guia Programar e nas opções de programação para este projeto, selecione “Todos os novos projetos” na caixa suspensa. Nas novas tarefas criadas, selecione “Agendado automaticamente” na caixa suspensa.